Lotus Approach 数据库管理软件在工程档案管理中的运用

摘要：利用Lotus Approach数据库管理软件编制了工程档案管理系统，在原始数据录入后，可对工程各项内容及数据进行维护、归类、统计、分析、查询、汇总；能自动生成各类统计报表、图表和各类资料标签并能灵活进行打印，解决工程档案管理中信息滞后、工作重复、资料繁复等问题。

关键字：数据库管理系统 工程档案管理

Ⅰ 前言

为了解决工程档案管理中信息滞后、工作重复、资料繁复等问题，本人利用Lotus Approach 数据库管理软件编制了工程档案管理系统，该系统可以在原始数据录入（或通过Excel导入）后，很好的对工程各项内容及数据进行维护、归类、统计、分析、查询、汇总；能自动生成各类统计报表、图表和各类资料标签并能灵活进行打印。

该管理系统在使用上具有如下特点：1、有良好的人机交互界面，直观易用；2、查询方便，能多字段组合查询；3、强大的报表功能；4、灵活的打印输出功能，还能根据需要进行套打，5、可以多用户同时操作；6、相关图片通过图片字段可以直接查看。

该管理系统对计算机的要求：操作系统：Windows 95 / 98 / 2000 / XP / Vista / windows 7；软件平台：Lotus Approach。

Ⅱ Lotus Approach 数据库管理软件运用介绍

无锡市政建设集团有限公司，是市政一级施工总承包企业，注册资本一亿元，年施工产值超15亿元，所承揽施工工程情况复杂，有道路工程、桥梁工程、市政公用工程等；道路中包含桥梁、桥梁中包含道路、还有雨污水管、电力管。为了对工程档案进行全面管理，建立了工程主数据库、道路分数据库、桥梁分数据库、污水管数据库、雨水管数据库、电力管数据库；对工程质量建立了质量等级及获奖证书库；对档案移交建立了资料移交数据库；对资料装订标签打印建立了档案资料数据库。并在每个数据库中创建相应字段。为了把所有数据库联结在一起，每个数据库都用‘合同号’作为关键公共字段，并使其数值唯一。（图1）

根据工程档案管理的实际需要，灵活运用Lotus Approach的视图、Script语言、函数及对象，编制了20余个视图界面和30多个宏；建立了关系型数据库型的、网络化运行的应用程序；在网络上，它采用服务器/客户机结构，将其源程序安装在公司服务器上，用户只需安装其软件运行平台即可。

一、输入或者编辑所有的数据，系统会在输入记录、移到下一个记录或者切换到另一个视图时自动把数据保存到数据库中；不必另外保存所做的工作。

在一对多关系中，工程主数据库中的记录可以与其他数据库中的多个记录相联系。例如，工程主数据库中的一个记录就与雨水管库中的各种规格的多个记录有相联系。其中面板中的每一行是数据库中的一条记录。（图2）

二、按查找按钮后，可以选择框式查找和查找助理模式

（一）框式查找结合通配符及运算符可以简单快速的进行单字段或多字段查询

（二）利用“查找助理”，可以选择查找类型并指定查找条件。也可以排序目标记录集，并命名查找使得可以再次使用。

“查找助理”开始时显示四个附签：“查找类型”、上下文相关附签、“排序”和“名字”。

1、从不同的查找类型中进行选择。可以选择通用查找或专用查找，例如查找唯一记录或查找最大值或最小值。

2、上下文相关附签会随着选择的查找类型的不同而发生变化。在每一个附签上，选择数据库、来自数据库的字段以及用于查找的条件。

3、排序记录是一个可选的步骤。“排序”附签选择一个数据库、要排序的字段和排序次序。

4、在“名字”附签中，可以复查和命名查找命令。

命名一个查找使得再次执行查找变得很容易。不需要重新创建查找；仅需在操作条的已命名查找框中选择已命名查找。（图3）

图3：按查找按钮后，可以选择框式查找（右）和查找助理模式（左下）

三、数据采用以下方法（或直接用复制粘贴方式）能与其他应用软件方便的互接或导入导出（foxpro、Excel、Text、 Lotus Notes、dBASE IV 以及 Paradox 等。）

要导入数据

1、选择“文件”-“引入数据”。

2、选择包含要引入数据的数据库文件。

3、单击“引入”。

4、向正确字段指派引入数据

5、单击“确定”。

要导出数据

1、打开与要引出数据的数据库相关的 Approach 文件 (.APR)。

2.、（可选）如果只要引出目标记录集，在引出以前执行查找操作。

3、从“文件”菜单选择“引出数据”。

4、在“引出类型”框中选择一个数据库文件类型。

一个新的数据库文件会被创建出来以接收引出的数据。

5、命名新的数据库文件。

6、在“引出”组中选择“目标记录集”或者“全部记录”。

7、选择字段并单击“增加”。

8、单击“引出”。

四、可以方便的定制各类报表

报表可以组织和显示来源于多重记录的数据。可以选择哪些字段数据显示，通过字段数值对记录分组，并且为它们计算汇总信息。（图4）

要创建报表，在菜单栏上：

1、选择“创建”-“报表”。

2、选择一个报表的布局和样式。

3、为报表的主体选择字段。

4、为报表的内容设置分组。

5、选择字段来汇总。

五、运用图表功能对工程各类情况进行形象表述

图表是 Approach 中的以图形方式显示数据的视图。在分析数据时，图表可以标识出数据表示的趋势和关系。图表是动态的；如果改变了图表所依据的数据，Approach 会自动更新图表。

可以创建四种不同种类的图表类型，使用二维 (2D) 或者三维 (3D) 格式。在创建完一个图表以后，可以改变它的类型并在其中增加文字和图形。除了图形信息以外，图表中也可以包含标题、子标题、图例、交叉表以及附注。

图表助理将指导完成创建图表的整个过程。在图表助理中，要为图表给出名字、布局（图表类型）以及样式（二维或者三维的）。也可以选择出现在图表坐标轴上的字段。如果图表包含了一个序列（一个沿 X 轴绘制的数据集合），可以选择汇总序列所用的字段。图表图例用于解释该序列。

图表助理允许从四种类型的图表中进行选择：直方图、折线图、面积图或者饼图。在图表属性框中，可以将图表类型改变为 Lotus Chart 所支持的20种图表类型中的任何一种。

六、运用档案标签功能自动打印各类案卷标签，大大减轻了手工书写的工作量且美观漂亮.

查询工程名称后，建立相应工程档案卷宗记录，根据需要点击相应标签按钮，可立即方便的打印各类标签.

七、运用图片字段，方便查询和打印工程合同、中标通知书、获奖证书等。

按查找按钮，选取相应工程后：

1、 点击合同按钮，系统立即显示合同文书，可以用来查看和打印

2、 点击中标书按钮，系统立即显示中标通知书，可以用来查看和打印（图4）

（图4）

3、 点击质量评定等级旁图片按钮，系统会立即显示相应获奖证书，可以用来查看和打印

八 安全性

该管理系统的安全管理分为四级：管理者、数据库编制设计者、一般使用者和参观访问者四种，各个用户可以根据自己所给定的口令进入该数据库；并对所有数据库进行加密，使其具有很好的安全性。

Ⅲ 效果

通过实际运用，该管理系统是一个高效、实用的网络化数据库管理软件，它大大提高了工作效率和工作质量，减少了工作差错，为集团公司的信息化管理作出了一定的贡献。

注：文章内所有公式及图表请用PDF形式查看。