浅谈实现文秘工作与档案工作的一体化

摘要：文档工作一体化旨在实现文秘工作和档案工作从组织制度和工作流程的一体化，最终实现提高文档工作的效益。

关键词：文秘档案一体化

本文所称的文档一体化管理，是指把现行文件、档案纳入到一个统一的管理系统内进行管理。该系统有统一的工作制度、统一的工作程序和统一的控制中心，使现行文件管理和档案管理不再分野，从组织制度上和工作程序上使原本相对独立而在不少环节上又互相雷同的两种管理体系真正交融在一起，发挥系统的整体功能，从而减少重复劳动，提高工作效率。根据《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)、《国家行政机关公文格式》(以下简称《公文格式》)和《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《公文处理办法》)等法律法规的有关规定，本文试就现代文秘工作和档案工作的规范接轨作一些探讨。

1现代文秘工作和档案管理工作的“一体两面”关系

现代文秘工作和档案工作的衔接主体主要是公文。公文是文秘工作的主要产品，是档案的主要来源。公文是档案的前身，公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案。可见，现代文秘工作是档案管理工作的基础性工作，它们是一个整体的两个方面，既紧密相联，又相对独立。

随着现代科学技术特别是计算机网络技术的发展，档案界提出了文档一体化的管理模式，这种管理模式便是文秘工作和档案工作“一体两面”关系的实际反映和科学应用。要实现文档一体化，必须从文秘工作和档案工作的全局出发，从公文的生成、制法到归档管理的全过程中使用文档一体化计算机管理系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每一个环节，特别是公文向档案转化的关键环节上，都体现出档案工作的具体要求，保证文档实体生成一体化、管理一体化、利用一体化、规范一体化，实现文秘工作和档案工作的信息共享和规范衔接。

2当前文秘工作和档案工作衔接方面存在的主要问题

2.1原稿不齐全，编号不规范

公文原稿的收集整理是公文处理的一个重要环节。有时候，办文过程很规范，但实际归档时，却只有定稿，缺了原稿或修改稿，从某种意义上讲，修改稿特别是有领导批示的原稿更具有存档价值。还有的归档材料是传真件，不经过复印就存档，短期内字迹就变得模糊不清。公文编号的差错一般则是由于登记不及时、分类不准确造成的，漏号、重号等乱号情况的出现，既影响了公文的质量，又不符合立卷归档的要求。

2.2版面记录不全，附件不规范

在日常档案管理中常常遇到归档文件只有主题词而无抄送抄发单位，不标明印发部门和发文时间，尤其是主题词的选用不准确或自拟自编，给文件归档拟写案卷标题增加了难度。有的“附件”字样标识不当，正文和附件的名称、序号不一致，附件单独装订时不标识正文字号和排列序号，严重影响公文的规范立卷和归档。

2.3文种使用不当，办理程序不规范

出现“决定”和“意见”不分，“通知”和“通告”混用，有的该用“请示”却用了“报告”，有的“报告”中夹杂着“请示”的内容，有的甚至把两个文种合二为一成“请示报告”，给公文受理机关带来不便，影响了公文作用的发挥。公文的办理程序虽说是一个严密的体系，但在日常工作中，越级行文，越级签发，有校对无复核，不登记就印发等无序现象仍然存在，从而为档案工作留下后患。

3 实现文秘工作与档案管理工作衔接“标准化”措施

文秘工作和档案工作衔接的主体主要是公文，公文质量的好坏直接影响着档案的质量，换句话说高水平的档案管理必须建立在规范处理公文的基础之上，现代文秘工作和档案管理工作是一个整体。随着现代科学技术特别是计算机网络技术的发展，“文档一体化”管理模式应运而生，实现文秘工作与档案工作一体化，是现代科学管理的客观要求。

3.1增强“文档一体化”意识

“文档一体化”旨在加强档案部门对文件管理的提前控制，保证档案的质量，同时减少档案工作程序，避免无谓的重复劳动，使文档工作流程科学化、合理化。档案工作的优劣，是衡量一个单位文明程度的重要标志，文秘工作是档案工作的基础，今天的文件，就是明天的档案。所以，一个有责任心的文秘人员头脑中都要有“档案”二字，在办理每一件公文时，都要有一丝不苟地按公文形成的标准办理的责任感，向单位档案室移交符合质量标准的公文。

3.2明确部门职责，档案立卷前移

文书部门立卷是《档案法》早就明确的一个基本制度；《公文处理办法》也规定，公文办理完毕后，由文书部门或业务部门负责“及时整理归档”。公文归档是文秘工作的最后环节，又是档案工作的开始环节，是文秘工作和档案工作真正意义上的衔接点。文秘人员应对办理完毕的文件材料进行集中统一的保管，根据归档原则和方法，在档案人员的指导和帮助下编写《归档目录》，及时“对号入座”，使文件的归档工作日常化。这样，既可方便平时查阅，又有利于年终的归档。所以，文书部门归档主要是指做好平时的归档工作，做到及时收集，及时归档，切忌拖拉积压。特别是一年一度的经济工作会议或几年一次的党代会、人大换届等大型会议，档案人员与文秘人员必须提前介入会议，将会议所有文件收集齐全归档；几个单位联合办理的公文，原件由主办单位收集归档，协办单位保存复制件或副本。需要指出的是，当工作人员因故调离工作岗位，应按照有关规定将本人暂存、借用的公文材料全部及时清交，以保证档案材料的完整齐全。

3.3应用全面质量管理理论控制“文档一体化”整个过程

全面质量管理理论认为产品质量是生产过程的成果，好的产品质量是在设计和生产等过程完成的，而不是靠最后检验出来的。根据这一思想，全面质量管理强调把影响产品质量的各种隐患始终控制于产品生产的过程中。

文秘工作与档案工作也是通过公文制作、归档、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等过程来完成的，每个过程之间环环相扣，一个过程出问题就会影响到下一个工作环节。比如文书部门及业务部门没有按照《档案法》的规定按期如数将制成的公文连同底稿移交到档案室，致使档案室保存的公文不齐全，待档案室将不齐全的具有永久、长期保存价值的公文移交到档案馆时，便造成了利用者应当查找到的原始公文，也因文秘人员没有移交这些原始公文而未能查到，造成了一些疑难问题缺少解决凭证，损害了文秘、档案工作者的形象。因此，过程控制就是要对诸如文秘人员向档案室移交公文过程中的每项工作过程进行控制，努力提高移交、接收档案的质量，确保档案中具有保存价值公文的齐全。通过工作过程的有效控制，使文秘工作与档案工作的衔接能有机地结合起来，规范运作，互相促进，互相监督，共同提高。

3.4强化制度建设，实现全过程管理

一要树立质量管理意识。无沦文秘工作还是档案工作，每个环节中的每个工作人员都要确立质量第一的观念，明确认识各自的岗位质量责任，这是全过程管理的前提。二要制定严格的质量标准。《档案法》、《公文格式》和《公文处理办法》等法律法规对公文处理工作应当遵循的基本原则、公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求以及公文归档工作均作了明确规定，这是全过程管理的根本法，全体档案人员和文秘人员应该认真学习，熟练掌握，在精通的基础上模范执行。三要理顺管理体制，完善组织机构，建立一支高素质的、相对稳定的文秘和档案工作队伍。四要建立有效的管理制度和工作程序，严格按照规范程序办理公文。制度和程序要尽可能细化，简捷明确，操作性强。比如，要严格执行公文的行文规则，严格审核签发制度，禁止滥发文件和发无效、无用的文件；不但在公文正式印制前对审批签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范进行复核，而且在印制后发送前应再次进行复核，发现问题需要修改实质内容时，应按程序再次复审；在公文用纸纸型、幅面尺寸、字体字号、排布规则、装订要求等技术指标方面严格按照标准把握；发挥“文件处理单”、“发文稿纸”等随文卡片的控制作用；合理确定文件的范围，在控制文件“件数”的同时严格控制文件的“份数”，禁止滥抄滥送。

3.5适当投入，提高人员装备和技术水平

在建立一支有较强的政治觉悟和专业技术水平的优秀文档工作者队伍的同时，要配置“文档一体化”计算机管理系统，这是实现“全过程管理”的关键。依靠这一系统，一次输入，多次输出，从公文产生到运转的每一个环节上，特别是在公文向档案转化的关键环节，都要体现档案工作的具体要求，使文档实体生成一体化，管理一体化，利用一体化，规范一体化，用信息化实现文秘工作与档案工作一体化，从源头上提高企事业单位档案的质量。