APSS报刊采访拟订系统的应用探析

[摘要]本文简单介绍了APSS报刊采访拟订系统，从报刊的MARC数据、订购数据、系统设置等几个方面分析了利用APSS前要做的准备工作，汇总了利用APSS后出现的一些问题，展望更多的图书馆可以利用APSS系统，从而提高报刊采访的工作效率，节省下订单时间。

[关键词]APSS 报刊采访拟订系统 报刊订购 报刊拟订

[中图分类号]G250.74 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2012）09-0121-02

报刊采访拟订系统（ALEPH 500 Preordering System for Serials）简称APSS，是Exlibris公司配合ALEPH 500系统，针对报刊连续出版物的特殊性而研发的。该系统在国内众多院校图书馆和公共图书馆中使用，北京外国语大学图书馆（以下简称我馆）于2009年底采用该系统拟订报刊，有效地节省了报刊系统订购时间，提高了工作效率。笔者就我馆应用此系统拟订报刊工作的实践，并就所遇到的一些问题与同仁共同探讨。

一、APSS介绍

（一）APSS功能模块及流程

APSS v3.0采用基于Web的B/S架构，它由书目上载、采访拟订、采访审订、采访发订、用户参数、系统参数六个功能模块组成，按照书目获取采访拟订采访审订采访发订的流程设计，实现了报刊新书目数据的导入和采访订单/预订记录的生成，支持单订单处理和多订单的批量处理，同时支持预订分配以及报刊续订。报刊采购员可以根据订购需要，在正式发订之前对Excel表格的订单进行必要的审核和修改，通过APSS拟订系统批量完成ALEPH系统的报刊订购工作，此系统使得连续出版物订购的过程更加简洁高效。

书目上载要求上载文件为CSV格式文件，选定中外文CSV格式进行转换，先在拟订库，随后再正式库通过ADM（管理记录号）、ISSN、SNV（邮发代号、统一书刊号、中图刊号）进行，结果显示以文本格式保存的拟新订（或拟续订）的一对一（或一对多）的不同文件，显示不同情况的记录数，对导入后新书目批次可二次。

采访拟订分为普通手工拟订、普通批拟订、现采批拟订。采访员根据报刊订购实际情况，选择拟新订或拟续订文件，点击导入拟订库，成功导入的系统号文件可以选择普通拟订或现采拟订。普通批拟订与现采批拟订的区别在于是否采用预订规则，即订购分馆和订购单位，前者批拟订时需要在上载数据前的CSV文件中设定好预订规则和订购单位，而现采批拟订时不需要设置，按照CSV文件已有数据自动生成。

采访审订可对单条或多条订单进行审订，也可采用批审订。审订完成的订单通过采访发订实现由拟订库向正式库生成订单和预订，可打印或另存正式订购报表。

用户参数可以设定手工拟订、普通批拟订、现采拟订、CSV文件转换、MARC扩展类型、预订规则等模版，避免拟订过程中反复操作，节省不必要的麻烦。

系统参数只在高级管理权限中才有，可以实现系统初始ETL、书目删除和拟订订单删除以及数据库维护等操作。

（二）APSS与Aleph的关系

在做年度报刊订购之前，采访人员需要对拟订库执行系统初始化（ETL），清空拟订库（LCL51）中所有的数据，然后从正式库中抽取上一年度报刊订购的书目索引记录、订单记录和相关的预订记录，并将这些数据装载到拟订库中，以便新一年度报刊订购的和续订。各种格式的报刊征订书目通过“书目上载”进入拟订库之后，在拟订库中执行一系列的“拟订”“审订”“发订”操作，正式发订的订单及预订记录和相关的新书目记录才被导入ALEPH 500正式管理库和书目库中。

二、APSS拟订报刊必要的准备

笔者因未接受过相关培训，对该系统了解不深，准备不充分，初次拟订报刊时频出错误，现根据笔者的经验将拟订报刊准备工作汇总与同仁分享。

（一）准确的报刊MARC数据

目前，各高校图书馆基本都利用图书馆管理系统采、编、登到报刊，但报刊的MARC数据标准不统一，质量参差不齐。我馆中外文报刊的书目记录存放于不同的数据库（中文01库，外文09库），报刊需要明确所在数据库，如果报刊做成图书的MARC记录，或MARC记录中缺少订购号或ISSN号，在拟订库中检索或时会出现漏检或检索不到，降低检准率。采用APSS，报刊MARC记录必须提前修改好，否则在报刊拟订过程中会因记录的不完善不能，而生成新的MARC记录、预订等一系列错误。

（二）精确的系统订购数据

根据上一年度ALEPH系统的报刊订购情况准确核实订购数据，包括报刊名、邮发代号（中图刊号）、ISSN、管理记录号、书商、订单的有效起止时间、订单的份数、报刊价、分馆或馆藏地等。报刊拟订种数需与订购种数、MARC记录数一致，即外文刊订购中的一个“中图刊号”套订的多种期刊，在期刊编目是“一种期刊一条编目记录”，在APSS拟订系统中同一个“中图刊号”要做多条期刊拟订记录。因此，第一次报刊订购报表的准确度至关重要，报刊订单须精确无误，否则错误会延续。下一年度报刊订购只是在原有基础上进行报刊品种、馆藏地的增删改，大大节省了报刊系统订购时间。

（三）设定的预订规则和CSV文件转换模板

为了使报刊拟订工作更加顺畅、简洁、高效，采访员可以将报刊订单按院系或分馆、书商、中外文报刊等分类汇总，以便分批次进行报刊的拟订。

采用APSS报刊拟订前需要将上一年订购报刊数据进行ETL检查和初始化，设置本馆的用户参数，其中公共参数设置如预订规则、CSV文件转换模板设置尤为关键。预订规则是在APSS报刊拟订过程中，为生成连续出版物订单的预订记录而设置的规则，它描述了预订分馆、馆藏地、单册状态、预订数量、实际订购此刊的分馆和馆藏地。在上载书目到拟订库前，需要根据 MARC记录的相关字段来调整定义APSS系统中的CSV文件转换模板。EXCEL文件中的字段及其顺序要与CSV文件转换模板一致，否则导入数据会出现错位。如中文报刊的CSV文件转换模板包括如下内容：

在生成订单时，ALEPH系统根据订购数和预订规则生成订单的订购份数和相应数目的预订记录及预订分馆/馆藏地。

基于上述准备，以上年度报刊订购数据为基础，按CSV文件转换模板的格式，将本年度订单以Excel文件确定审核无误后另存为CSV类型，最终通过APSS拟订完成。

三、APSS应用中存在的问题

在拟订报刊过程中，笔者经历了很多挫折和羁绊，现汇总如下：

（一）系统的缺失

APSS只能对中外文库（CNMARC或USMARC库）单库，不能跨库和检索；采访拟订和采访审订中的订单也不能进行中外文的跨库检索。这给报刊采访员检索、工作造成不便；对订单只能做单个修改，不能实现多条订单修改或批修改；只能在当前页面的数据拟订完成后再进行下一页操作，不能跨页连续拟订。

（二）拟订后现刊登到的问题

连续利用APSS拟订报刊两年以上时会发现：现刊登到时输入报刊代号会弹出两个以上订单，用户需要选择相关订单登到。以我馆为例：应用APSS之前，ALEPH 500系统以“报刊代号+年份”为订单号，每年的订单号不重复，附加订单号No.2位置为空，现刊登到时输入的报刊代号仅检索最初的订单号（即报刊代号）便可直接进入订单模块。应用APSS之后，订单号为系统分配的流水号，每年的订单号不重复，报刊代号固定在附加订单号No.2位置不变，因此输入报刊代号会检出多条记录，需多点两次鼠标进入订单模块。

（三）拟订后编目统计的偏差

APSS它改变了以往只能先编目再订购、登到的传工作模式，方便了采访员的报刊采访工作。APSS报刊拟订一旦完成，新增的报刊即各自生成简单的MARC记录（包括记录控制号、题名、ISSN、报刊代号、价格）保存在ALEHPH正式库中，之后对某一记录的修改或编目工作都是对此记录的修改或新增修改。与应用APSS之前相比，编目统计工作在新建与更新记录数量上有所不同。

事物总有其产生、发展、完善的过程，笔者希望APSS的研发越来越贴近用户的需要，希望它与非ALEPH图书馆管理系统能够无缝衔接，拓宽其系统功能的使用，让更多非ALEPH系统用户受益，从而提高报刊采访效率，节省下订单时间。

【参考文献】

[1]Ex Libris（艾利贝斯有限公司）.报刊采访拟订系统APSS用户使用手册Version 3.0.2008，10.

[2]李萍，唐高芳.PAS采访拟订系统在高校图书馆采访工作中的应用[J].科技情报开发与经济，2010，20（31）：1-3.

[3]毛世蓉，张雯.ALEPH500采访拟订系统的应用[J].四川图书馆学报，2009（3）：54-57.