巧用WORD邮件合并批量导入图片制作各种证卡

摘 要 本文主要阐述了如何利用Word本身提供的邮件合并功能，批量导入照片制作各种证卡的具体过程，并针对在合并电子文档的过程中需要注意和强调的细节问题，做了详细的说明。

关键词 邮件合并；批量；照片；电子文档

中图分类号TP31 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2011）57-0211-02

在学校的日常管理或其它的工作场合中，经常会遇到诸如填写准考证、毕业证、借阅证和各种各样的工作证（卡）之类的工作，这些工作如果是一份一份编辑打印，虽然每份文件只需修改个别数据，那也够麻烦的；当然也可以留出空儿来，打印完成后用手工填写，但那就显得效率太低了。总之，这些工作枯燥乏味，且工作量大，手工操作很容易出现错误，带来许多不必要的麻烦。那么有没有什么方法来减少重复工作，提高效率呢？答案是肯定的，我们可以使用微软公司的Word和金山公司的WPS 2007中的“邮件合并”功能来完成。熟练掌握这一功能，将使我们批量填写各种证件（卡）变得十分轻松。

那么，如何利用word提供的邮件合并功能，批量导入图片制作各种证卡呢？能采用的方法有很多，大多用VFP报表功能来实现，且必须将工作表转换成DBF格式，并将照片复制成一个个单独的图片文件，如果人数较多，用这种方法来实现是比较困难的。这里我向大家介绍一种简单方法：用Word提供的邮件合并功能来完成。

本文以批量制作“准考证”为例，论述了在Word 2003中如何使用“邮件合并”功能批量导入照片制作准考证的具体过程。

1 邮件合并简介

邮件合并就是在主文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料，从而批量生成需要的邮件文档。邮件合并过程涉及三个文档：主文档、数据源和合并文档。邮件合并的使用可以减少重复劳动，大大提高工作的效率。

“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作准考证、成绩单、标签、工资条、借阅证等。

2 准考证的具体实现

一般来说，把带照片的Excel数据文档作为数据源，用邮件合并功能是无法显示照片的。那么如何用Word提供的邮件合并功能完成带照片的证（卡）的制作呢。

学生准考证卡制作过程中，主要的问题是：如何解决指定路径下照片的邮件合并插入问题。解决问题的关键方法：在Word中插入图片，可以用IncludePicture域来实现。具体语法为：IncludePicture“文件名”。除此之外，照片的名称为了管理的方便，我们一般都用其姓名作为文件名，那么使用姓名域即可解决问题。那么怎么实现文件名的自动转换呢？方法是：把两个域嵌套起来即可。

设计思路：建立一个word文档用于制作准考证模板，再建立一个Excel文档做数据源，用来存放考生的基本信息，包括照片的路径等信息，利用Word提供的邮件合并功能，将“准考证”主文档与数据源进行合并，依次插入合并域和图片域，从而批量生成带照片的准考证。

批量导入图片制作“准考证”的具体过程：

1）素材的准备

本例中的素材主要是每个考生的照片，将每个考生的照片存放在指定磁盘的文件夹内，并对照片进行命名，为了管理的方便，最好用考生的姓名进行命名。当然也可用考生的学号进行命名。

2）建立“准考证”模板

主文档是指邮件合并中内容固定不变的部分，如信封中的收信人地址、邮编，还有录取通知书中的除录取的学生及专业外的那部分内容等。启动Word 2003，根据具体情况设置好打印页面、纸张等，再根据具体的实际情况，设计出满足要求的主文档模板。

3）建立考生信息数据库

数据源就是含有标题行的数据记录表，其中包含着相关的字段和记录内容。

我们可以使用任何类型的数据源，其中包括用Word制作的表格、Microsoft Outlook联系人列表、Excel创建的工作表、Microsoft Access创建的数据库、FoxPro创建的DBF文件等。但我们通常采用Excel创建数据源。在用Excel制作数据源的时候，必须注意两个方面：一是数据源中必须包含标题行，二是数据源中除字段名外必须要有相应的数据。

启动Excel 2003，建立如图1所示的“考生信息表”。

4）添加合并域，完成邮件合并

打开建立好的“准考证”模板，与“考生信息表”进行连接后，在图1所示的表格中的各个字段后面依次插入对应的域后，单击查看合并数据，完成文本的合并，接着关键进行图片的合并。

方法一：将光标定位到“贴照片”的单元格中，单击“插入”菜单下的“域”命令，打开“域”对话框，在“域名”下拉列表中选择“IncludePicture”在“域属性”下面的文件名中输入“photo”，单击“确定”，然后选中“photo”单击“插入域”，然后选中 “照片名”域，单击“确定”，按下Alt+F9,单击合并到新文档按钮，完成合并。

方法二：用鼠标单击预留的显示照片的位置，然后同时按下Ctrl+F9键，出现一对{}，将光标定位在{}，然后输入{ IncludePicture "I:\\论文\\照片\\.jpg "MERGEFORMAT }，然后把光标插入到“.jpg”之前，再次按下Ctrl+F9，并输入“MergeField "姓名"”后，在照片的位置显示的代码为：{ IncludePicture "I:\\论文\\照片\\{MergeField"姓名"}.jpg"}。然后单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”即可。完成的效果如图2所示：

邮件合并中的注意事项

（1）此命令中的“{}”符号只能通过按Ctrl+F9键获得，不能通过直接复制粘贴或者键入来完成；

（2）“I：\\论文\\照片”表示的是图片所存放的位置，其中“\”表示图片所存放的路径，而“\\”表示转义字符，将常用的 “\” 路径转换为特殊用途；

（3）“.jpg”表示图片的格式，此后缀也可以根据你的图片格式做相应的修改；

（4）如果新生成的文档中没有显示图片或所有的图片显示的都是一个人，可以采用此操作进行刷新：按“Ctrl+A”全选，然后按F9键对文档进行刷新。如果还是不能解决，只有把这个文档先保存关闭，然后再打开，按“Ctrl+A”全选，再按F9键对文档进行再次刷新；

（5）除此之外，在输入上述信息的时候千万不能任意添加或者删除空格。比如“{}”中默认存在半个字符的空格，另外路径表述上不能插入任何空格；

（6）最后，图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并。如果选成其它版式，虽然定位方便了，但是邮件合并的时候会识别不了它。如果确实需要灵活定位，可以采用插入一个文本框，去掉边框等属性，并在这个文本框里插入IncludePicture域代码，调文本框的位置即可。

3 结论

邮件合并是word提供的一项功能，利用它来批量导入图片制作各种证卡，不仅操作简单，而且还可以设置各种格式、使打印效果更好，可以满足许多不同客户的不同需求，因此具有较大的现实意义。

参考文献

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