OA办公系统在中小企业中的应用

摘 要：本文介绍了办公自动化系统在知识经济管理时代的开发与应用，侧重介绍办公自动化对于煤炭企业信息化建设中所起到的引导和示范作用。

关键词：oa；网络技术；设计实现；煤矿

中图分类号：TP3

1 办公自动化系统（0A系统）概述

近年来，随着信息技术的迅猛发展，特别是网络技术的更新普及，以往传统的信息传递方式和社会管理组织形式发生了翻天覆地的变化。OA办公自动系统（Office Automation System）是一种分布式软件系统，它在先进的网络互联基础上，共享资源，交流信息，能够极大的提高工作效率，减少沟通成本，降低劳动强度[1]。

煤炭是我国重要的能源资源，煤炭经济在我国国民经济中占有较大的比重，因此可以说，煤矿安全是我国煤炭产业可持续发展的有效保证。但由于我国煤炭安全工作基础薄弱、检测手段落后、监督手段缺失等原因，我国煤炭安全生产形势亟需关注[2]。煤炭安全管理信息系统在应用初期，由于技术限制，各功能板块相互独立、操作效率和可靠性有待完善，简单的自动化系统已经不能满足企业规模化生产和科学高效管理的迫切需求。特别是近年来，网络技术的迅猛发展为煤矿企业生产管理的信息化建设提供了有利条件，使企业的信息化改造升级成为了可能。

在OA办公系统中，主要的事务型功能板块有文字、表格、文件、报表处理和文档、工作流程、人事、财务、个人数据管理等。这些办公应用可以软件包的形式，实现包内不同程序之间的调用和共享，这种通用性的特点，可以极大地扩大应用范围，提高公务处理效率和软件应用价值。

OA系统的第二个层次是信息管理型系统。随着生产管理中对信息共享和利用需求的不断增加，企业人员需要综合掌握和企业运营目标密切相关的各条线信息。而信息管理型办公系统的出现，则很好地解决了把事务型信息和综合型信息（数据库）相结合的需求，在这个信息管理型办公系统平台上，人们可以从综合数据库查找日常工作所必需的各种信息。

OA系统的第三个层次是决策支持型系统。它以信息管理级OA系统为基础，综合数据库信息和目标决策问题，构造或选择决策数字模型，综合分析企业拥有的内外部条件，由计算机决策程序提供相应决策和解决方案。

从以上分析可以看出，完整的OA系统包括事务级、信息管理级和决策支持级三个层次，通过计算机程序模块的调用和数据网络通信手段可以将三个层次联系起来。现代一体化的OA系统就是通过计算机网络通信系统把三个层次的功能模块整合成一个完整的OA系统，从而优化办公信息传递流程，减少信息输入和流通环节，提高整个办公系统的效率。一体化的OA系统最大的特点在于，它不仅优化了企业内部的信息传递流程，而且它通过建立远程信息通信，帮助企业能够更方便、快捷的加强与外部信息的沟通，扩大了通信范围，甚至实现全球范围内的信息共享。

2 办公自动化系统在煤矿企业发展中的作用

现代经济社会，办公自动化作为一种现代化的管理手段，不仅是实现煤矿产业安全生产的有力保证，更是实现煤矿产业可持续发展的必然趋势。

（1）煤矿企业可以通过网络技术搜寻并最新的市场、产品信息和技术动态，树立良好的企业社会形象。

（2）煤矿企业应用信息技术，可以整合各职能部门工作，有效提高管理效率和效果。

（3）煤矿企业借助内部信息平台动态掌握煤矿原材料和设备的损耗情况，及时作出生产决策，提高管理水平。

（4）煤矿企业加强办公自动化系统建设，可以优化企业内外部信息传递流程，提高信息传递速度和质量，减少决策失误。

3 办公自动化系统在煤矿企业中的建设步骤

（1）根据企业生产管理要求和技术条件，以主流设备技术搭建企业计算机网络平台，并选择与企业发展需求相符合的系统软件。

（2）根据企业生产管理需要，搭建原材料、设备、财务、人事等模块数据库，挖掘并输入企业有效信息，实现有价值的信息能够在网络平台上有序流动。

（3）借助网络软件技术力量，以现有的计算机网络为基础，进一步研发煤矿安全督导管理、物料流通管理等辅助管理系统。

（4）以基础网络和企业各模块数据信息为平台，梳理整合传统企业信息流传递过程，进一步优化工作流程，提高生产管理质效。

4 煤矿企业办公自动化系统的设计

4.1 系统框架

基于框架（.NET Framework）的构件化软件技术：

（1）BS+CS系统架构模式。

（2）AJAX技术应用和多浏览器支持。

（3）多重安全机制。

（4）平台化设计思路。

4.2系统集成原则

（1）服务性：以一切为企业信息化管理及安全生产服务为系统设计的定位思想。

（2）实用性：系统所提供的各项信息、服务等内容要做到实用，真正能够使系统成为企业信息化的重要载体。

（3）便捷性：系统使用起来简单方便，尽可能地适应不同年龄、知识层次的管理者的需求。

（4）关联性：各子系统或各流程之间要有很强的相互关联性。

（5）定制性：为企业的不同职能部门定制相应的业务展现栏目。

（6）交互性：提供各项在线服务，提高企业办事效率。

（7）宣传性：提供良好的实用的宣传功能，使之成为党和企业向群众宣传政策、制度、法规和新闻的重要渠道。

（8）美观性：良好的视觉效果、突出企业职能与文化特色定位。

（9）安全性和保密性原则：通过系统管理员对操作人员的权限分配可实现相应权限的人员相应的操作，从而保证了系统数据的安全性。公文类文件还可实现领导亲笔签名或印章功能。

（10）可维护性和易管理性原则：由于本系统采用了B/S网络模式，所以可以实现远程运行与维护，从而大大降低了系统软件的维护费用和运行费用。

4.3 系统子菜单

（1）信息：各种公共信息：公告、通知或启事等每个部门也可以建立自己的公告系统单位内外部新闻系统首页左下角滚动显示一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间。

（2）内部通讯：为每一个办公人员提供了一个内部邮箱用于内部办公邮件的收发即时感知用户是否在线，进行实时交流和留言系统其它模块调用即时通讯进行重要事件的提醒。

（3）辅助办公：个人日程安排、日程共享、日程提醒等功能方便用户更有效安排工作时间会议室状态查看、使用申请、使用安排等功能物品的入库、库存和出库管理，领用申请和审批、查询与统计等功能。

（4）辅助办公：可发送手机短信，用于重要工作到达通知三种形式支持：GSM、小灵通Modem、移动网关。

（5）系统定制：部门设置、岗位设置和人员注册是系统进行工作管理和权限分配的基础因应人事变动，调整灵活。

5 小结

煤矿办公自动化是利用信息化技术集成和控制煤矿管理、安全、生产、经营活动中的所有信息，实现内部信息资源的共享和有效利用，加强煤矿运作控制，进而实现煤矿粗放型管理向明细化管理的转变。

参考文献：

[1]http：//平煤集团办公自动化系统开发与应用平煤集团办公自动化系统开发与应用.

[2]王强.煤矿信息化建设探讨[J].山西焦煤科技，2009，6.

作者简介：李萍（1982.2-），女，壮族，广西田东人，信息技术员，助理工程师，工学学士，研究方向：办公自动化。

作者单位：广西百色矿务局有限公司，广西百色 533001