浅谈事业单位人事档案信息化管理

摘要：随着信息社会的发展，档案信息化技术的广泛应用使人事档案的管理进入现代化管理的先进行列。为适应新形势，更好地发挥档案的作用，跟上时代的步伐，人事档案档案管理工作必须更新理念，在完善各项规章制度、提高信息化管理水平和提高管理人员素质等方面狠下功夫。

关键词：人事档案 信息化管理

人事档案数据信息化管理是人力资源合理优化配置的一项主要凭证，是事业单位管理工作不可缺少的一部分。对事业单位而言，加强人事档案管理工作能极大地促进事业单位人事档案数据的不断更新，能够有效改进事业单位工作格局，提高工作效率，促进事业单位发展。加强人事档案的审核整理及管理工作是一项政策性强、涉及广大干部、职工前途命运和切身利益的大事。是对组织、对干部、职工高度负责的集中体现。

档案信息化总体规划的制定，必须服从并服务于事业单位的发展战略，制定出符合自身实际、切实可行的档案信息化长远规划和近期计划。在对各部门进行合理的设备配置的同时，充分利用好各种信息源，加速查询信息数据的建设和文档一体化的归档处理。以形成一定规模的网络管理模式，推动档案信息化的协调发展。

一、信息技术在人事档案管理中的作用

档案管理只有实现信息化，跟上社会发展潮流，才能使档案管理实现跨越式发展。面对庞大繁杂的档案信息，要提高管理水平和服务质量，必须加快档案信息的数字化建设，这是社会发展对档案管理工作发展的必然要求。没有档案信息化就没有档案工作的未来。加强档案信息化建设。是档案管理应对科学技术迅猛发展的必然选择。

只有进行档案信息化建设，提高工作效率，才能将档案管理人员从繁杂的手工操作中解脱出来，促进档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变。才能最终将彻底改变传统档案工作模式.充分发挥档案信息资源的价值。才能适应现代社会的发展，使档案管理工作进入现代化管理的先进行列，并为档案管理提供可靠的保证。

通过信息平台开展工作，是实现档案合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务的重要手段，可以实现及时查询，准确检索档案信息，便档案管理不再费时费力，将档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来。可以更好地从事档案的收集和整理，提高工作效率。

二、如何搞好人事档案的信息化管理

在构建社会主义和谐社会，发展档案事业的过程中，随着经济建设的快速发展，人事档案信息发挥着越来越重要的作用。尤其在体制改革步伐加快后，事业单位聘用和非在职在编人员流动性较大，在不同程度上影响和制约着档案信息化建设进程。

档案信息化管理的要求做到标准化、规范化。在实现档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的业务规范和技术标准。长期以来，由于各单位管理体制、管理方式不同，档案质量不高，各类档案的著录细则相容性不强，难以实现标准化。由于历史原因和档案自身的复杂性，档案管理标准化、规范化工作做的远远不够，形成档案管理信息化的瓶颈。档案信息化管理标准化主要包括：档案信息采集标准化、档案信息存贮标准化、档案信息管理标准化、档案信息网络标准化、档案信息管理软件标准化等五个方而的内容。制定统一的业务规范和技术标准是实现档案信息化的前提和基础，也是必须解决的重要问题，事业单位人事档案工作人员档案意识现状与对策，首先从事业单位人事档案工作人员档案意识现状分析出发，包括档案工作人员的服务意识、创新意识及整体素质还不高、档案工作人员归档意识不强以及档案工作人员对档案的重要性认识不足三个方面.然后就如何加强事业单位人事档案工作人员档案意识从提高档案利用，强化服务创新意识、依法建档，健全事业单位档案工作制度及保密机制、提高认识，从根本上重视事业单位档案工作几个方面进行了深入的分析.希望为今后提升事业单位人事档案工作人员档案意识的实践工作奠定一个具有参考价值的文献基础。

目前一些事业单位只注重档案的收集、整理、保管等环节，未能最大限度地发挥档案应有的作用，认为把档案管好就算尽到了责任，而忽视了对档案资源的开发利用。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，对档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息，服务于单位工作，为单位决策提供参考依据。就目前而言，档案服务开发意识差，利用范围有限，方式单一，未能对档案信息进行深入研究与分析，开发力度不够，工作处于一种被动服务的状态，使档案的利用价值偏低，功能不断弱化。

三、人事档案信息化管理的对策

在信息化时代，强化档案管理的现代化意识、科技化意识、计算机管理档案意识，在加快档案由手工管理向计算机数字化管理的转变工作中是至关重要的。要提高档案管理部门工作人员，特别是各级领导的档案意识，摆正档案工作和其他各项业务工作的关系，真正把档案工作作为本部门工作的重要组成部分。要通过多种形式加强对档案人员宗旨、观念和优良传统的宣传教育，使工作人员正确认识新形势下档案工作的重要地位和作用，培养他们的工作责任感、事业心和主人翁精神，增强职业自豪感和荣誉感，使他们热爱档案工作，发挥自身优势，敢于创新，打破不适应档案工作发展的条条框框。

随着信息技术的发展，实现档案管理现代化是事业单位制度改革与发展的需要，要使档案最大限度地发挥作用，必须建立在先进的科学技术应用上。利用计算机建立相应的文档管理网络系统，对文件进行程序化、科学化、规范化管理，不但可以快速、有效地处理大量的档案资料，而且可以进行快速、有效地沟通，实现资源共享。另外，要高度重视档案信息化工作，投入一定的资金，逐步配置信息化基本设备，并加强档案人员的计算机管理知识培训，争取早日将先进技术应用于档案管理。只有档案管理实现现代化和信息化，才能最大限度地服务本单位和社会，既方便利用者又提高了档案工作的效率和质量。

保证档案信息的安全性、真实性、完整性、可靠性和实用性是档案信息化建设的关键。但随着网络技术的应用，网络上的一些安全隐患也可能使档案信息化成为最不安全的档案保管方式.故必须要加强高校档案信息的安全保障。第一要保护上网的信息的安全，从进121、传输、使用三个方面采取安全保密措施，增强安全意识，防止失密、泄密事件的发生。第二对已有的防护措施，如防火墙技术、杀毒软件系统、网络安全检测、电子身份认证系统、数据加密技术等进行综合运用。第三要不断研究和探索新的安全防护技术。确保档案信息资源的安全、有效和网络系统的正常运行。

要按照总体要求，遵循“科学、实用、适用”的原则确定长期工作目标和近期工作目标，长期目标要通盘考虑、提纲擎领。保持高质量和统一性。近期目标注重实用可行，精益求精，落实目标，及时改进。

人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，它集服务性与保密性于一体，人事档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。档案人员需具备较高的专业素质、良好的职业道德、高度的责任感才能胜任档案管理工作，但近年来，随着人事制度改革向纵深推进，机构调整、内部科室重组，人员竞聘上岗，原有专职或部门兼职档案管理人员的岗位变动，相当一部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、归档要求、档案材料收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。有的单位档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，个别档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够，存在随意应付了事思想，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性。单位应该定期把档案管理人员送出去培训业务知识.让他们及时的掌握新的知识和先进的管理技术，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类，更是要了如指掌。

四、结语

人事档案信息化管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求，二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。事业单位档案工作中存在一些问题，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥，在新时代的召唤下，事业单位档案管理必须要紧跟时代步伐，事业单位档案工作要更具创造性，推进档案工作跨越式发展，这是时展的必然要求，也是档案工作维护好、保管好、服务好主要职能的体现。

参考文献：

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