浅论城市建设档案信息化建设

【摘要】实现城建档案信息化的最终目的是实现高效率的办公和服务。加强城建档案信息化工作，对于了解城市建设历史，掌握城建全貌，总结城建规律，科学管理和改造城市，加快城市现代化建设，促进城市经济、科学、全面、迅速发展，都具有十分重大的现实意义和历史意义。本文分析了城市建设档案信息化建设面临的主要问题，提出了加强城市建设档案信息化建设的有效措施。

【关键词】城市建设档案信息化建设

中图分类号：F291.1 文献标识码：A 文章编号：

城建档案馆信息化是指城建档案馆利用现代信息技术, 通过信息资源的深入开发和广泛利用, 不断提高城建档案接收、指导、管理、决策的效率和水平, 进而提高城建档案馆的经济效益和社会效益的过程。档案信息化就是要实现档案管理各环节的自动化, 管理方式的网络化, 决策的智能化和档案信息利用的电子化。我国城建档案馆大多在20 世纪80 年代初建立, 因此城建档案馆信息化总体应用水平低, 信息化建设还处于初步发展阶段。

随着信息社会的到来, 现代科技发展的不断进步, 传统的系统档案管理模式面临着越来越严峻的挑战。为顺应时展的潮流, 充分发挥档案工作在城市管理中的重要作用, 档案工作人员应积极地将现代信息技术与档案管理技术和方法结合起来, 本着资源共享, 优势互补的目的, 为档案数字化、档案信息化打下坚实的基础。

一、城市建设档案信息化建设面临的主要问题

1、重视程度不够

城建档案信息化工作的顺利开展需要一定的基础设备和网络通讯设施，而作为城市建设事业单位的档案部门，财政预算是其主要经费来源，信息化建设资金非常有限，根本无法满足购置大量信息基础设备的要求。同时，由于城建档案工作受重视程度不高，人力、物力、政策支持也有限，鲜少有专项投入。因此，投入不足成为制约城建档案信息化建设的重要问题。

2、前期准备不足

要想实现城建档案信息化，必须做好前期工作，但目前城建档案信息化前期工作还存在准备不足之处，主要体现为：一是城建档案资料不齐全、不准确、质量不高。城建档案工作是涉及多种学科、专业技术性较强的工作，需要档案编制人员具备相应的专业技术能力。目前，城建档案中多数工程档案是由施工单位进行编制，由于施工单位重视的是施工技术与质量，对于竣工档案的编制，多数是临时指派一些未经过专业培训的人员来做，使得报送的档案标准不统一、整理不规范，最终导致进馆档案质量较低。二是电子文件收集不齐全、不及时。目前，大多数城建档案部门都偏重于文本文件的收集，而对电子文件、图像文件、声音文件等则不够重视，对于电子文件的归档时间也没有明确规定。

3、技术水平滞后

随着科学技术的进步，计算机及网络技术在城建管理中广泛运用，城建管理手段不断进步。但目前我国运用OA 办公系统管理档案的城市仍然较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。城建档案管理水平的滞后，必将影响城建管理水平的提高，影响业务技术的发展。

4、人员素质偏低

城建档案工作人员中档案专业出身的较少，学历普遍偏低，现代科学知识贫乏。在城市规划建设过程中，对档案管理人员的素质提高和继续教育也没有纳入人员培训计划，导致许多城建档案工作人员的思想观念、管理水平跟不上信息时代的脚步，缺乏创新和活力，影响着整个城建档案信息化的进程。

二、加强城市建设档案信息化建设的有效措施

1、从数字化着手，着力加强信息化内容管理

开展城建档案馆馆藏档案数字化，城建档案馆应根据实际需要和经济能力，采取全部馆藏档案数字化、重点选择某类档案数字化、珍贵档案数字化、高使用频率档案数字化等方式，把现有的实体档案资源转变成数字信息资源，积极、务实地推进城建档案馆馆藏档案数字化工作。积极开展、探索电子档案接收与管理，一方面应积极开展电子档案接收、保管、利用的技术方法研究，制订电子城建档案管理办法。另一方面，应加强电子文件归档管理，加大对电子城建档案的接收力度，从源头上解决档案数字化问题，充分利用电子城建档案的优势，变档案为信息，做好利用服务。在城建档案特色数据库方面有所突破，为更好地提供专业信息和专业化服务，构建具有专业特色的城建档案基本数据库，包括基础地理信息数据库、地下综合数据库、规划审批成果数据库、重要竣工项目档案数据库、城市规划方案数据库、声像资料数据库等各种专题数据库。这可以提高城建档案信息的专业性与效用度，是提高城建档案馆生命力和竞争力的有力措施之一。在建设示范性数字城建档案馆中，数字城建档案馆是城建档案信息化工作的又一个里程碑，要认真总结近几年城建档案馆数字建设的经验，确定一个或几个试点，在数字城建档案馆试点实践的基础上，进一步带动数字化城建档案馆的建设，为城市规划、建设和管理提供科学决策依据，为城市经济、社会、文化发展提供有效的服务。

2、从人员上加强城建档案管理

传统档案工作以纸张为工作对象，信息化档案管理的模式下，大量新技术、新设备的应用，新系统的开发，对人员素质的要求发生了重大变化。随着存储介质的不断变化，在同等设备的情况下，档案工作效率的高低越来越依赖于操作者的技术水平，每个环节的技术问题都会影响到工作的整体进度。档案工作对复合型人才特别是计算机人才的需求更为迫切。人才匮乏成为一个严竣的问题，加快建设适应信息化要求的档案人才队伍迫在眉睫。目前，档案人员队伍普遍存在着知识面窄、知识老化、知识结构不合理的情况。实现电子信息化管理，要求档案专业人员既具备档案管理基础知识，熟练地掌握档案工作的原则和方法，又要熟练掌握电子计算机软硬件技术和数字通信技术。必须重视档案工作队伍整体素质的提高，必须配备负责档案信息化系统开发和维护的专业人才。档案馆工作人员的知识结构和专业结构必须适应信息化的要求。档案管理人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施加强知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案管理人员能够适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

3、实施城建档案的分级管理以及保密管理

按管理权限，以解决好使用权和管理权为突破口，坚持谁管理谁负责，逐层逐级建立城建档案局域网，通过局域网之间的相互连接，实行城建档案的网络化管理，从而保证项目业主根据不同的工作需要，随时设立所需要档案资料，提高信息利用的效率。加入公共信息网使档案信息的利用具有更加广泛的社会性，最大限度地发挥档案馆的社会功能。建设业主单位只能阅读无法更改，从而进一步减轻档案工作的工作量，减少纸质案卷因磨损而造成的毁坏，并有效减少弃档、死档和无档现象。不断完善城建档案信息化管理的保密制度，传统的城建档案纸质管理便于档案管理人员做好档案的查阅、登记、转移工作，信息化管理之后，保密工作重要性将突显出来，必须在制度上加以约束，确保电子文件和信息查询系统只能在被授权的情况下使用，这在国际上也是通行的做法。

在当前整个社会快速信息化的背景下，城建档案部门力求在信息化建设上与社会同步发展的愿望是正确的，但是目标必须准确，阶段性目标更应切合实际。同时还要注意处理好速度与效果的关系，在追求速度中要注意信息加工质量，例如数字化城建档案与电子文件的著录标引是否规范、能否满足网络条件下对信息的检索与利用、管理软件数据结构与功能结构的标准程度等。实现城建档案信息化管理，必须明确任务，针对各项工作，加强各项内容建设才是城建档案管理的最终手段。

参考文献：

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[2] 邢宏艳.现代化信息技术在城建档案管理中的应用[J]. 黑龙江档案. 2012(02)

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