浅论房产档案管理的信息化建设

摘要：随着城市化进程的加快和住房保障体系的建设完善，房产档案数量激增，传统的房产档案管理模式越来越不能适应房产工作的发展需要，房产档案管理信息化建设势在必行。本文结合房产档案管理工作实际，对房产档案管理信息化建设的含义和优点进行了阐述，并就如何推进房产档案管理信息化建设问题提出了切实可行的意见和建议。

关键词：房产档案管理信息化建设

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

房产档案是房产管理部门在实施房屋权属登记等房产管理工作中形成的有保存价值的历史记录，具有专业性、动态性、真实性和法律凭据性，一般以手工处理的纸质档案或单机单用户信息化档案居多。近年来，随着城市化进程的加快和住房保障体系的建设完善，房产档案数量激增，利用率也大幅度提高，并日益暴露出效率低下、查阅不方便、共享困难的弊端，旧的档案管理模式已不能适应房产工作的发展需要。因此，各级房产管理部门借助于信息网络技术，逐步把房产档案基础业务建设的重心向信息化、现代化倾斜，建立集房产档案信息收录、检索、利用等多功能于一体的房管档案信息系统，以最大限度地提高房产档案的利用率。

一、房产档案管理信息化的含义

房产档案管理信息化是指在房产档案管理活动中全面应用计算机、扫描仪、数据库和多媒体存储等现代信息技术，对档案信息资源进行处理、管理和提供利用服务。即是指房产档案的管理模式从以面向纸质档案等实体保管为重点，向以房产档案资源的数字化信息向社会提供服务为中心转变，建立一个有序的房产档案数据库，将各类房产档案资源以电子信息的形式进行存储，以网络共享的形式进行互联，利用计算机系统进行管理，实现资源共享。

二、房产档案管理信息化的优点

计算机网络、信息数字化的普及和应用，动摇了房产档案管理工作的传统观念，为房产档案管理信息化建设搭建了一个良好的平台。房产档案管理信息化技术日臻成熟，与传统的档案管理模式相比具备更多的优点。

实现房产档案数字化存储，将各类的房产档案资源转化为能直接被计算机识别和处理的数字化电子信息，将纸质档案实体和日常利用分离开来，档案实体一般被作为原始凭证入档案馆保存，从而减少了对纸质档案实体的利用率，便于对档案实体的存储和保护；

实现房产档案信息化管理，建立数字化档案数据库，借助计算机可以对数据中的每一个产权要素进行检索，为房产档案的查询、利用带来极大的便利，实现了传统手工调阅查询信息向计算机查阅信息转变；

实现房产档案网络化管理，建立房产档案信息系统，借助互联网进行信息传递和交流，在县市区房产管理部门之间实现房产档案资源共享和实时查询服务，极大地提高了工作效率。

三、房产档案管理信息化的现状

房产档案管理信息化这一概念由来已久，房产档案管理部门并不陌生。一般情况下都配备了计算机等软硬件设施，建立了相应房产档案信息系统，但并不完善，有的仅仅局限于对房产档案进行计算机单机辅助管理，且产权要素并不是一一可见的，详细的查阅仍以纸质档案为主；有的虽能利用互联网将房产交易系统产权信息归集整理到房产档案信息系统，但不能实现资源共享，不能提供实时查阅。由此可见，房产档案管理信息化建设由于受各种条件的限制，实施的并不理想，亟待改进和完善。

四、对房产档案管理信息化建设的建议

实践证明，房产档案管理信息化建设是正确的，是符合房产发展需要的。它不但将高新技术引入房产档案管理工作，更新了房产档案管理模式，还将房产档案推上了互联网，实现了房产档案资源的共享。房产档案管理信息化建设必须长期坚持下去，并逐步的提高和完善。

对房产档案信息化建设给予高度重视。首先，要从思想上充分认识到房产档案管理信息化建设的重要性和必要性。房产档案管理信息化是解决房产业务日益增多，档案利用频率加快问题，实现办公自动化、工作程序简化的需要，也是解决房产档案服务广度和深度不断拓展，保护档案原件的需要。其次，在工作实践中要重视房产档案信息系统基础设施配套建设，确保房产档案管理信息化建设的软硬件设施符合要求。

2、建立完备的房产档案信息归集系统。这是实现房产档案信息化管理的基础和核心。现有房产档案一般可分为两大类，即：文本档案和图片档案，房产档案信息化就是要对这两大类档案进行数字化归集处理，一方面要将房产交易系统中的房屋产权信息自动归入房产档案信息系统，另一方面要利用扫描仪、数码相机等设备将图片资料以电子信息的形式归入房产档案信息系统，两方整合后，方能形成房产档案数据库。目前所引用的房产信息系统是以房产权属数据为基础，以房产GIS图、楼盘表为核心，利用烟台市基础总图建立起全市统一的房屋楼盘表，构建起“房产GIS图-测绘楼盘表-权属(历史)数据-电子档案数据-电子登记簿”一体化的房产综合信息管理平台。总体来说分为三大部分：第一部分是面向各业务科室的业务管理系统，包括房屋权属登记管理系统、房产测绘系统、GIS图形管理系统、档案管理系统及统计分析系统等，这部分系统采用C/S三层架构，部署在中心内部网络内；第二部分是面向房地产行业从业主体的管理系统，包括从业主体管理系统、项目管理系统、商品房网上签约备案系统及存量房网上签约备案系统等、配置管理系统，这部分系统采用B/S三层架构，通过WEB服务器部署在公网上；第三部分是面向社会公众的信息系统，包括烟台房产资源网，该系统采用B/S三层架构，部署在公网上。

3、建立高效的房产档案信息检索系统。有完备的房产档案信息归集系统还远远不够，房屋交易产权要素多、涉及面广，根据不同业务的不同特点，查询者对房产档案的信息要求也不尽相同。如何快速有效的获得所需信息是房产档案管理信息化建设的另一项重要工作。网络为我们提供了解决这一问题的技术手段，每年交纳一定的服务费，就可以拥有自己的网站，利用计算机处理信息的功能，编制检索工具，建立一个高效的、多角度的档案信息检索系统，面向社会开展服务。以前诸如房地产信息的搜集、传输和等繁重的业务，只需坐在办公室中点几下鼠标即可完成。而且，随着网站访问量的增多、知名度的提高，房地产信息的利用率及网站效益也可得到大幅度提升。

4、打造高素质的房产档案管理人员。房产档案管理信息化建设需要不断优化、不断完善，是一项长期而系统的工程。这就要依赖于档案管理人员知识结构的调整和工作素质的提高。因此，需要对档案管理人员进行全面系统的档案专业知识培训和档案信息系统操作培训，使之具备房产档案信息化管理的基本技能，具体来讲就是要精通房地产法律法规、熟悉档案管理业务、有较强的逻辑思维能力，可以从大量档案中提炼有用信息，具有扎实的计算机操作知识，尤其是要熟悉数据库系统、能熟练进行网络的运用。

5、提高房产档案信息系统的安全性。房产档案数据是以计算机软硬件为存储介质的，易随着软硬件的老化、损坏而丢失。因此，房产档案管理人员要提高安全意识，加强档案安全管理，保护系统的软硬件设施不受自然灾害和人为的破坏，同时要设定安全使用权限，以保证档案数据不被错误修改、删除和非授权泄密。另外还要定期对房产档案数据进行备份，以保证房产档案的安全性和可靠性。同时，还要注意网络安全的维护和保障，应定期杀毒、加密，不定时更换密码，认真落实安全、保密工作，防患于未然，保证网络的畅通，实现真正意义上的资源共享。