高校档案信息网络传递服务的探讨

【摘要】（二）用户对档案信息的需求。网络环境下，用户对信息的需求不再限于传统的纸质档案，正在向电子化、数字化、网络化信息资源的方向发展，信息需求也呈现出全方位、社会化趋势。而档...

随着网络技术的不断发展，基于网络的信息传递服务已成为越来越重要的新型信息传递服务方式。广东（粤穗深）跨馆档案查阅利用系统的正式开通应用，实现了档案利用方式从传统向现代的跨越，为档案界开展档案信息网络传递服务做了极有意义的先行实践。本文首先界定了高校档案信息网络传递服务的概念与内容，然后分析了其实施的可行性，并在此基础上提出了高校档案信息网络传递服务的综合性措施。

一、高校档案信息网络传递服务的概念与内容

档案信息网络传递服务是指档案馆室利用计算机网络通过电子邮件、FTP及数据库文件记录电传等方式将用户所需档案的复制品以有效的方式，直接或间接传递给用户的一种非返还式的档案提供服务，内容包含：一是为校内外利用者向国内外其他高等院校档案馆或科研信息提供机构提供原文档案复制及原文传递服务。二是为校外利用者复制及传递本馆的原文档案信息。档案信息传递服务是弥补档案馆馆藏资源不足，实现资源共享的重要方式之一，是档案馆室传统业务在网络环境下的拓展和深化，具有方便、快捷、经济、时效性强等特点。

二、高校开展档案信息网络传递服务的可行性

（一）资源共享的需要。在网络化、数字化环境的影响下，高校档案信息化建设不断推进，档案资源的共建共享已初见成效。通过高校档案信息资源的共建共享可以起到互通有无、优势互补的作用，促进高校档案资源建设的协调发展，达到系统、地区的档案信息资源共建共享的要求。此外，通过信息资源的共建共享还可以增强高校档案馆室的信息服务能力，为利用者提供更高质量的信息服务。档案网络传递服务是对档案馆室档案资源的延伸和补充，是实现高校档案馆室资源共享的重要方式之一。为此，档案利用工作实现网络化、提供远程档案信息服务不仅是档案资源共建共享新的研究方向，也是今后高校档案馆室实现跨越式发展的时代要求与必然选择。

（二）用户对档案信息的需求。网络环境下，用户对信息的需求不再限于传统的纸质档案，正在向电子化、数字化、网络化信息资源的方向发展，信息需求也呈现出全方位、社会化趋势。而档案馆室的档案信息资源更新较慢，其馆藏量和馆藏结构都越来越无法满足利用者日益多样化的信息需求。依托于现代化的技术手段，网络传递档案信息可以将大量的信息资源汇集起来，随时满足利用者的实际需要，及时解决用户多样化、个性化的信息需求，提高利用者的满意度与幸福感。

（三）信息技术的发展为服务提供技术保障。随着现代网络技术在档案行业应用的不断深化，Internet为档案馆室开展各项业务工作提供了全新的网络环境，使得档案馆室服务手段发生了很大变化，从而使得档案信息传递服务在技术上已具备了可行性。尤其是在许多专门开发的档案管理系统的支持下，出现了自动化的电子档案传递服务，极大地提高了档案传递服务的效率，克服了传统档案传递时效性差，手续繁多，出借档案不可控制性的弊端。另外，信息处理技术的数字化、智能化使得各种目录数据库、联机数据库、全文数据库大量涌现，扩大了档案传递资源的范围，有效地增强了终端用户与档案馆工作人员查询档案信息的能力，使用户获取档案资料更加方便和高效。

三、实现高校档案信息网络传递服务的有效途径

（一）转变传统的档案信息服务理念。从硬件方面来分析，网络信息传递服务建立在信息资源数据库、计算机网络、现代传输设备的基础上，因此，加强服务与信息化基础设施的建设，就成为档案信息传递服务实现的刚性条件。档案部门要为信息传递网络体系的建设和发展提供必要的支持，加大资金投入，配备必要的电脑、扫描仪、传真机，同时也应引进可以进行信息共享的相关软件。从软件方面来分析，一是配备相应的专职档案传递人员，接受网络技术、信息处理和综合能力的再教育和培训，培养档案员的责任心与合作精神，服务意识以及管理信息的能力，提升信息传递服务的质量与应用能力。二是加强对档案传递工作的教育和宣传。档案馆室要在本馆室网站的主页详细介绍这项服务，定期对利用者进行这方面的讲座和培训，让公众更好地了解和认识档案信息传递在服务社会民生、教育、科研中所带来的便捷与实惠，加深用户对这项服务的认识，改变他们单一的获取档案信息的方式和渠道，更好地推动档案信息网络传递服务工作。

（二）加强档案数据库的建设。第一，建立学校档案信息中心。首先，档案部门要积极购买或开发具有共享功能的档案信息管理软件，利用网络技术实现档案管理系统与办公自动化系统的无缝衔接，及时、准确、有效地接收学校整体办公自动化系统产生的大量规范电子文档，借助校园网和档案管理软件系统进行数据转换，建设有特色的档案信息共享中心。其次，开发利用校园网上的档案信息资源。利用网络的优势，通过一系列的技术手段对校园网上的法律法规、各种统计信息及教学、科研形成的信息资源进行下载、开发，实行控制和管理，把经过鉴定具有保存价值的直接转化为档案信息，进入档案馆室信息中心。第二，实现馆内资源跨类型、跨载体的信息体系。首先，各高校档案馆在不断完善自动化档案管理系统和丰富学校信息数据库的基础上，积极开展校际之间的交流与合作，构建网上交互式数字档案馆，将反映同一职能活动的高校档案信息从不同全宗、不同高校档案馆室集中起来，吸收各自的优点，互通有无；其次，高校档案部门要加强与图书馆、科研档案馆、情报所、信息公司等信息部门的合作，借助通讯设备、通讯线路、网络软件组成信息网络，弥补馆藏之间信息资源的不足，促进本馆档案信息更加丰富化、系统化，逐步实现馆内资源跨类型、跨载体、跨时空的信息检索与利用模式。

（三）拓展档案信息传递服务渠道。一是档案网站服务。档案网站除了介绍本馆馆况、编研成果、服务项目、专题档案等基本信息外，还要提供各种资源的使用方法以及网络导航等服务，将国内外上网档案和热门站点与网页链接起来，使利用者能够随时随地根据自身需求选择相关的档案信息。二是采用E-mail。高校档案馆室可以针对某些特定的人群发送含有特定档案信息的电子邮件，受众目标明确，效果较好。比如，查阅学籍档案的利用者，确认身份信息后就可以直接把成绩单发送给用户。三是网上论坛。档案机构、档案工作人员与用户利用网络论坛的交流平台任意发帖回帖，随时发现问题，改进档案服务质量，提升档案信息利用效果。四是即时通讯工具的应用。运用QQ、MSN、Fetion等即时通讯工具的群共享、群消息、公告栏、小纸条等功能，实现档案部门与用户的即时沟通和互动、非常简便地宣传档案部门与各类信息，档案员之间也可以快速地转发信息或工作文件，极大地提高了工作效率。五是搜索引擎传递档案信息。档案馆室将档案信息传递到互联网搜索引擎，就能够大范围内将信息展现给需要的用户，而用户可以简单地通过搜索引擎以“关键词搜索”的方式查找需要的档案信息，针对性强，减少了信息传递的中间环节，从而降低了信息的误传和更改，有效地保证了信息的准确性。

（四）制定信息保护措施。一是在涉及到用户信息数据库和信息资源的建设方面，通过法律规章制度严格规范信息获取和保存的手段与工具的安全性，对各部门所管理信息进行合理和科学的分类和配署，明确各方责任和义务，加强信息的管理，将保护公众隐私和重要信息列入首要遵守原则，制定严厉的惩罚措施来打击各类不法行为，建立一个守信、诚实和安全的服务传递环境。二是在实现信息资源、服务资源共享和互动过程中，要注重引入先进技术来加强保护措施，在网络技术和通信技术的应用过程中增设多重安全信息确认“关卡”，建立起多层防御措施的“防盗门”，一方面保障档案信息的安全不被篡改，另一方面保障档案利用者的信息不被泄露，保障网络信息的安全，实现共赢的局面。三是对于档案信息网络传递服务所引起的信息数据库格式、系统衔接与兼容，数字化处理、档案复制、版权保护、联机检索等一系列问题，制定出统一、具体的标准，对信息网络传递服务的各个流程加以规范。

总之，高校档案信息网络传递服务工作是今后档案馆室适应时展所要走的必由之路，是档案馆室创新服务理念、提高工作效率、满足用户需求的有效途径。因此，值得档案界同行们深入研究，不断探索改进，推动高校档案事业迈向新里程。

（作者单位：广州大学档案馆）