针对档案管理信息化建设问题的研究

[摘 要]我国档案管理事业，在适应时代要求，不断改革的路上，并不是一帆风顺。信息化时代的到来，使得档案管理工作者在拥有机遇的同时，也面临挑战，新时期的档案管理工作，形势更加严峻，因此，档案管理事业在由传统纸张管理模式向现代化信息模式所转变的过程中，要勇敢的面对各种突发的问题，积极投入工作，为档案管理工作的全面腾飞做出应用的贡献。

[关键词]档案管理；信息化；建设；研究

一、引言

就如其它事物的改革是为了适应时展的要求一样，档案管理的信息化也是为了适应社会信息化的发展，这是时展的必然要求，档案管理信息化是要求档案管理员在工作中抛弃原有的纸张记录载体，而选择高科技含量的计算机作为新的记录载体，在记录，收藏和管理档案的时候，通过一系列的网络技术与操作，来完成工作。这大大的提高了工作的效率和质量，统一了档案形式，便于档案的保存和提取。方便了工作的同时，也为档案工作者节约了大量的时间，档案工作者可以在工作中学习，以学习来促进工作，做到工作与学习的相统一，面对档案事业信息化建设中的各种问题，可以积极应对，合理的解决，这才是新时代的档案管理人员应该具有精神面貌。

二、档案管理信息化建设所面临的问题

（一）重视程度不足

当前，档案管理信息化建设的现状为应用软件杂乱、标准化和规范化程度较低，严重影响着档案管理整体水平的提高。究其根本原因在于，领导的重视程度不足、经费投入有限、硬件条件偏差、设备使用不全、管理模式守旧造成的，从而导致档案工作者在档案信息化建设中面临着巨大阻碍。

（二）标准和规范不统一

档案管理体制具体包括行业整体规范、行业的增效制度、行业的激励机制与行业的绩效评估。作为档案事业这一整体，在机构设置上首先应有一套合理的层级关系和管理规范，以理顺专业档案馆与同级综合档案馆的关系，从而遏制综合档案馆功能“弱化”的势头，增强其在档案资源社会共享中的核心地位。针对目前的档案馆管理体制，建议在一个地区或一个城市设立一个中心档案馆，把现有的省市级综合档案馆做大做强，成为真正意义的中心档案馆，才能有效地克服资源分割、政出多门，各自为政的管理模式，提高档案馆的辐射力、影响力、凝聚力。加强国家档案资源建设，调整、整合档案资源布局和结构也是一项重要的举措。

（三）安全问题

档案管理信息化建设所面临的最重要问题是安全问题。档案信息系统的安全主要表现在电子档案数据和电子文件的安全以及档案信息在网络利用中的安全等方面。同时，档案管理信息化建设也会受到人为因素和存储介质的影响而产生安全问题，进而影响信息化建设进程。

（四）人员素质不高

档案管理制度的信息化建设，是以人为主体进行的变革，合适的人才能够以最快的速度掌握先进的技术，并能够将其学以致用，举一反三，避免了技术与管理流于形式。目前的档案信息化建设，最缺少是能够将档案管理与计算机应用相结合的复合型人才，这样，如果在档案管理中出现问题，就只能求助于专业的计算机技术人员，给档案工作带来很大的不便。

三、完善档案管理信息化建设的对策

（一）模式的转变

在传统档案管理模式下，一般以纸质、录像、照片、录音等载体作为档案管理的实体，并以手工操作的方式完成对档案的编目、收集、保管、鉴定、统计、编研、利用等，导致档案管理的工作量较大、工作程序繁琐、信息资源被浪费。利用现代化信息技术对档案信息资源进行系统化管理，可以实现信息资源的重复利用和多平台共享，从而提升档案资源信息的使用价值，提高档案管理的综合水平和服务质量。

（二）体系规范化

标准化和规范化是档案管理信息化建设的基础，由于档案管理信息化具备跨国界、跨地域、跨领域等特点，且技术性要求高，所以在构建规范化体系时必须遵循以下原则：以标准化管理为核心，建立健全相应制度，使档案管理信息化建设步入制度化、标准化的管理轨道。先考虑采用国际标准，再考虑采用行业标准和地方标准。加强档案信息数据的安全管理，制定相关制度标准，从软件管理、监督、操作等各个方面着手，确保档案管理的安全性。

（三）建立完善的档案数据库

由于档案管理信息化与传统的档案管理存在明显差别，加之新一代的档案学体系尚未建立健全，所以在处理原有档案管理制度与档案管理信息化创新之间的矛盾上，必须要以现有档案资源利用为基础，加大档案学理论研究。档案不仅拥有丰富的历史信息，而且还包括重要的公文信息，同时也在不断拓展、扩充和延伸馆藏信息种类，因此必须加快馆藏档案数字化建设进程，建立档案系统中心，丰富档案数据储备，建立完善的档案数据库，为建设档案管理信息化提供技术支撑。

（四）提高档案管理人员素质

档案工作者应当具备多元化的知识结构。信息技术在档案管理中的广泛应用，要求档案工作人员必须与时俱进，掌握相关理论、文化和管理等方面知识，尤其是数学、计算机、管理学等学科知识，这些知识对于实现档案管理信息化、现代化具有重要作用；档案工作者要全面掌握档案专业知识，具备档案管理学、档案学、目录学、文书学、档案自动化管理以及档案编研、著录、检索、标引、复制、修裱等专业知识和基本技能。为了适应档案管理，实现信息化的发展趋势。档案工作者必须掌握现代化技术、档案信息研究与分析、高层次档案信息服务等能力。上级要为档案工作者创造培训和教育的机会，采取以老带新、互帮互学的形式，培养复合型人才。随着现代化设备的引进和更新，档案管理部门应当建立人才引进机制，优化现有人才的专业结构、知识结构和年龄结构，使人才队伍既具备专业知识、精通业务，又拥有丰富的实践经验。

四、结束语

现在计算技术在档案管理技术上的应用，是时展的必然要求，档案管理部门需要培养能够将计算机知识应用与档案管理工作相结合的复合型人才，在改变传统模式的同时，大大的提高了工作效率以及工作质量，促进合理科学的档案管理信息系统的形成，为社会的发展和经济的建设提供有力保障。

参考文献：

[1]贺秀丽.档案管理信息化建设所面临的问题与对策[J].中国管理信息化，2011.12.