浅谈EXCEL在统计工作中的应用

摘 要：在日常工作中，利用办公软件Microsoft office的组件之一的EXCEL制表软件在财务、统计工作中的应用十分广泛，下面就实际工作中的情况，浅浅分析一下EXCEL中一些实用功能。我厂在每年五、六月份安排发放采暖费补贴，根据相关规定来完成这项工作任务。部门分工为人力资源部提供基础数据，财务部审核票据，本部门主要负责统计计算、安排发放等工作。在工作任务重、时间要求紧的情况下，利用EXCEL能够方便及时解决统计核算工作中存在的问题。

关键词：标准要求；公式设置；排序分类；设计要点

一、员工采暖费补贴标准要求

1.员工住宅采暖费补贴的面积按本人的行政职务、技术职称、工龄进行核算。具体标准为：

（1）一般人员：70平方米；科级：90平方米；处级：110平方米；厅（局）级：130平方米。

（2）具有专业技术职称人员：初级：80平方米；中级：90平方米；副高5年以下：105平方米，5年（含）以上115平方米；正高：125平方米；技师（在聘）：90平方米，高级技师（在聘），100平方米。

（3）员工工龄20年（含）以上，80平方米；工龄30年（含）以上，90平方米。

（4）同时具有以上条件的人员可就最高标准执行。

2.员工采暖费补贴标准为 2.0元/平方米/月/户。

二、生成基础统计数据表格

首先，从人事部门搜集全厂员工相关基础资料。如员工所在部门、姓名，参加工作时间、行政级别、技术资格、技术职称、取得时间等。

再根据采暖费补贴标准要求，增加工龄、行政级别补贴、技术资格补贴、技术职称补巾、最高执行补贴标准、2元/㎡补贴、备注、签字等。

三、公式的录入及思考

因表中第一行为表头名称，第二行为表的行标题，第三行即开始公式设置。

（1）根据员工参加工作时间，以当年年底计算工龄：在“工龄1” N3中设置计算公式为：=YEAR（DATE（2012，12，31））-YEAR（M3）， M3为员工参加工作时间，解释YEAR函数含义及使用。

注：①YEAR函数含义是返回某日期对应的年。返回值为 1900 到 9999 之间的整数。

语法： YEAR（serial_number）

Serial_number为一个日期值，其中包含要查找年份的日期。应使用 DATE 函数来输入日期，或者将日期作为其他公式或函数的结果输入。例如，使用 DATE（2011，12，31） 输入 2011 年 12 月 31 日。如果日期以文本的形式输入，则会有问题。

②DATE函数含义是返回代表特定日期的序列号。

语法：DATE（year，month，day）

year参数可以为1到4位数字。month 为一年中从 1 月到 12 月各月的正整数或负整数。day 为一月中从 1 日到 31 日各天的正整数或负整数。

（2）针对员工所属级别：在“行政级别补贴”T3中设置计算公式为：=IF（I3=""，70，IF（I3="正科级"，90，IF（I3="副科级"，90，IF（I3="正处级"，110，IF（I3="副处级"，110，""））））），I3为行政级别 。

（3）针对专业技术职称：在“技术职称补贴”U3设置计算公式为：=IF（Q3="初级"，80，IF（Q3="中级"，90，IF（Q3="高级1"，105，IF（Q3="高级2"，115，IF（Q3="正高"，125，""））））），Q3为技术职称。

（4）针对专业技术资格：在“技术资格补贴”V3设置计算公式为： =IF（R3="技师"，90，""），R3为技术资格。

（5）根据已经得出的工龄，计算相应的补贴面积，在“工龄”W3设置计算公式为：=IF（N3>=30，90，IF（N3>=20，80，IF（N3>0，70，""））），N3为（1）计算出的工龄值。

注：IF函数含义是执行真假值判断，根据逻辑计算的真假值，返回不同结果。

语法：IF（logical_test，value_if_true，value_if_false）

Logical_test 是任何可以计算结果为 TRUE（真） 或 FALSE（假） 的值或表达式。value_if_true表示logical_test为TRUE时要返回的值，若logical_test为TRUE；value_if_false表示logical_test为FALSE时要返回的值。例如，（5）的公式作用为：如果工龄值大于0小于20年，返回结果值为70平米；如果工龄值大于等于20年，返回结果值为80平米；如果工龄值大于等于30年，返回结果值为90平米。

该参数可使用任何比较运算符（一个标记或符号，指定表达式内执行的计算的类型。有数学、比较、逻辑和引用运算符等）。

（6）在最高执行标准X3设置计算公式为：=MAXA（T3，U3，V3，W3）， 解释MAXA函数含义及使用。

注：MAXA函数含义是返回参数列表中的最大值。

语法：MAXA（number1，number2，...）

参数number1，number2，...是1到30 个要查找最大值的数。

说明：参数可以为数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本表达式。如果参数为错误值，则会产生错误。

四、排序及筛选

当基础表已经生成，用鼠标选择全表，在EXCEL中标题栏[数据]中选取[排序]。

在[排序]下拉框中选取[主要关键字] [部门]，单击[确定]进行按部门排序。

用鼠标选择表的标题行，在EXCEL中标题栏[数据]中选取[筛选]。标题栏每个字段都出现下选箭头，每个字段都可进行详细内容选取。

五、汇总表的产生

基础表经过设计公式，筛选、排序后，基本完成所需，但是各部门必须统计计算实际交票人数、金额、部门小计结果及全厂总人数和金额。利用已生成基础表，点击鼠标选择全表，在EXCEL中标题栏[数据] 选取[分类汇总]。

在 [分类汇总]下拉框中[分类字段] 选取[部门]，[汇总方式] 选取[求和]， [选定汇总项]选取“2元/㎡补贴”、“交票标注”，选取[替换当前分类汇总]、[汇总结果显示在数据下方]，单击“确定”。

经过分类汇总，结果即为每个部门的汇总。

六、 发放表的设计要点

1、根据统计数据要求，制做具体的采暖费发放表

发放表格是用于显示及统计数据的基本手段。发放表一般由四个部分组成，即表头、行标题、列标题和数字资料，必要时可以在该表的下方加上注释。

2、制作发放表时要注意以下几点

（1）合理设计发放表的结构，比如行标题、列标题、数据资料的位置应安排简洁合理。

（2） 一般表头应包括标题和表中数据的单位等内容。标题应简明扼要地概括出统计表的内容，一般需要说明统计数据的时间、地点以及何种数据。如果表中的所有数据都使用同一计量单位，可放在表的右上角标明，如本表为“单位：元”。如果数据表中各指标的计量单位不同，则应放在每个指标后或单列出一列标明。

（3） 按要求发放表中的上下两条横线一般用粗线，中间的其他线要用细线。常规情况下，发放表的左右两边不封口，列标题之间一般用竖线隔开，而行标题之间通常不必用横线隔开。表中的数据应为右对齐，有小数点时应以小数点对齐，而且小数点的位数应通常要求设置为小数点后两位。

（4）在使用发放表时，必要时可在表的下方加上注释，特别要注意注明资料来源，如本表注释为：基础数据由人力资源部提供。

经过一周的努力，终于完成这次工作任务，但从中还是发现很多问题：如基础数据的准确性，员工信息的完整性及工作表生成后的安全性。今后从以上三点进行改进，前两者都是其他部门需要完善的，只有工作表的安全性是本部门应该加强的，利用密码设置来保护工作表的安全性是一个新的学习应用课题。

参考文献

[1] 丁志杰等.经济基础知识.辽宁人民出版社，2009（5）.

[2] 赵迎译.Excel2003公式与函数应用宝典.电子工业出版社，2004（3）.

（作者单位：包头第三热电厂）