信息技术在标准资料管理的应用

[摘要]从控制标准有效性入手，通过描述传统标准资料管理模式下产生的问题，提出采用信息化手段进行标准资料管理，并详细阐述了信息化手段管理标准资料的步骤及方法。

[关键词]标准资料管理；有效性；信息化

标准化是为了在一定范围内获得最佳秩序，对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用的条款的活动。其中，活动主要包括编制、和实施标准的过程。而标准是为了在一定的范围内获得最佳秩序，经协商一致制定并由公认机构批准，共同使用的和重复使用的一种规范性文件。在标准化工作中，标准资料的作用是毋庸置疑的。例如为研制生产及时提供先进实用的技术标准，提高开发产品的技术水平和在国内外市场上的竞争能力；为生产现场提供有效标准，确保标准的切实贯彻、生产组织的有序进行及产品质量的稳定可靠等等。因此如何将这些标准资料有效地管理起来，防止误用错用标准资料，充分发挥标准资料在研制生产中的积极作用，实现标准资料自身应有的价值，是企业标准化工作的一项重要任务。

1传统标准资料管理模式

一般标准资料的使用是以纸质标准为主。以国内某大型企业为例，标准化部门负责归口管理全企业的标准，监督工作场所使用的标准资料现行有效，督促各部门将纸质作废标准及时撤离现场；每个部门均设有资料室，存放本部门曾经使用或正在使用的标准资料，确保工作场所使用的标准资料现行有效，废止的标准隔离保管。当需要使用新标准时，通常是由标准使用部门提出申请，标准主管负责核对该标准的有效性并在企业内，采用在纸质标准上加盖受控印记的方式确认标准有效受控，并将受控后的纸质标准分发至相关部门，之后方可在工作中使用。当标准有新版替代时，由标准主管确认该标准在企业内的状态。若是废止，则对之前下发的纸质标准加盖废止印记，并要求隔离保管；对老产品仍需使用的标准资料应由各部门在标准资料封面上加盖“参考”印章，并隔离保管。各部门的人员需使用的标准均存放在各自的资料室中，每个部门均需指派专人管理各类标准，增加部门管理成本。当使用的标准越来越多，资料室存放的标准也越来越多，一般生产部门存放的纸质标准有1000余份，某些部门常用标准多，存放的标准多达3000余份。管理较好的部门会将所有库存的标准按类别存放在不同图包内并对各图包编号，整理出一份标准资料存放目录；管理不到位的部门可能只是在每个资料图包中对该图包内的所有标准编写卷内目录，并未对所有库存标准目录汇总。当需要查阅纸质标准时，一般先根据标准资料目录查找到所需标准存放的图包位置，再去资料室翻查相应的图包，查找一份标准估计要耗时20min，极其不方便；若是没有标准资料汇总目录，由资料员从一张一张的资料卡片中，找出所需的标准，然后根据上面的记录到库房中查找，就更加费时、费力。有时需要查看的标准本部门资料室中没有而需要去其他部门借阅，这也大大降低了标准的使用效率。传统标准资料管理模式下，标准资料信息源不统一，导致共享性差；查找资料费时，导致工作效率降低。因标准的版本多次更迭而造成新旧版本标准混用等状况也时有发生。当某新产品需要使用新版标准，却找到旧版限用标准误用时，极有可能对产品质量造成影响。因此必须运用信息技术手段进行标准资料管理。通过图1可以对比传统模式和信息化模式下查找标准的形式。在空客某转包生产企业中，所有标准资料均存于资料室线上系统里，生产现场无纸化，工人工作时需要查看资料均是通过电脑查阅。可见，信息化模式管理标准资料是趋势。

2标准有效性管理

企业标准有效性管理就是要使企业员工明白哪些标准能够在企业引用,哪些标准不准在企业使用。假如在企业的技术文件中引用废止或是错误的标准，造成使用废止标准指导各项工作，其标准化工作的作用不但无法体现，甚至有可能会给企业造成重大损失。因此，如何控制标准的有效性，确保在工作中使用有效标准是标准资料管理工作的首要任务。

2.1动态构建有效标准目录

为使企业员工及时掌握标准变化的信息，使在用的标准资料和技术文件始终处于有效的状态下，从而使产品设计、产品加工、产品检验、产品质量等诸方面的最新要求得以及时准确的贯彻执行，企业需要及时了解在用标准的状态，即标准是否有效。将在企业内贯彻的各类标准的目录及标准状态汇集在一起，构建有效标准目录。有效标准目录的特性是需要动态维护，因此采用信息化手段构建有效标准目录是最优方案。构建有效标准目录的前提是搭建企业标准体系，包括技术标准体系、管理标准体系、工作标准体系。以某公司为例，标准体系框架如图2所示。可见标准体系的重点是技术标准体系的编制。技术标准体系表应能充分覆盖企业技术标准，层次分明、全面成套，实用性强并应具有一定的超前性。其次需要确定有效标准目录的数据库结构，即需要哪些字段的关键信息。电子版的有效标准目录可以涵盖体系表编号（唯一值）、分类编号（指体系分类）、分类名称、标准级别、标准编号、标准名称、编辑（指该标准在企业内归口管理的人员）、限用型号、标准状态、日期、企业实施日期、分管单位（指该标准在企业内归口管理的部门）、密级、代替标准等多项信息，每一项信息在查询时都能作为关键字模糊查询。确定数据库字段后，由企业中的标准主管将其管理的标准资料信息整理成电子版，导入标准资料数据库中。新增一条标准记录时，应该完善所有相关的关键字信息。当有效标准目录中的标准状态发生变化时，必须第一时间修改标准状态信息，通过有效标准目录的动态管理，为企业员工提供及时的标准信息服务。

2.2按型号管理

前文中提到，为保证使用标准的有效，数据库中标准的状态应及时更新。对于企业来说，生产的产品种类繁多，通常都会有多个型号同时生产。某项已经废止的标准有可能在老型号上依然在用，因此，标准的状态不能与型号脱离，不能简单的按国家规定标记为废止或有效，而应该根据企业的生产实际来确定标准的使用状态。每个型号产品在初期阶段，都应该相应型号的标准选用范围，同时，在标准有效目录中将该选用范围内涉及的标准的限用型号字段中添加相应的型号信息。根据限用型号字段信息，可以通过标准数据库将某一型号下涉及的所有标准汇总显示出来，如图3所示。图3中，GB8006-1987《黄铜薄壁管》是适用于XX型号的，但在国家标准化管理委员会的网站查询时发现该标准已经被GB/T1527-1997《铜及铜合金拉制管》代替，是废止状态。只是在示例企业中，该标准依然用于XX型号，因此，在企业内的标准数据库中该标准状态不能标记为废止而是限用，专用于XX型号。当生产XX型号产品时，GB8006-1987仍适用。

3搭建标准资料全文数据库

在企业内，应搭建一套完整的标准资料全文数据库，停止使用纸质标准。将电子版标准全文与有效标准目录中的标准细目相链接，当企业员工需要使用标准时，进入标准全文数据库中，检索并查看所需的标准。检索标准时，所有的数据库的字段均可以作为查询条件。标准的状态信息是动态更新的，当标准废止时，有效标准目录中应立即更新该标准的状态为废止；当标准限用时，应立即更新该标准的状态为限用，并在应用型号字段中注明该标准的限用范围。当新标准在企业内时，应由相应的标准主管立即将该标准纳入有效标准目录中，填写所有关键字信息，并将标准电子版全文在标准资料全文数据库中添加，完善标准资料全文数据库。

4满足企业信息化建设需求

随着企业信息化应用和推进，以标准化资料资源信息化为核心的内容的管理和应用模式正逐渐形成和发展。标准管理现代化的一个重要前提就是所有标准内容电子化，建立在线标准服务平台，从而实现标准的在线阅览、引用和实时更新等功能。对于新的各类标准，能够在第一时间以电子版的形式在标准在线服务平台上为使用者提供服务。企业信息化技术的发展，在给标准资料管理工作带来方便快捷的同时，也给标准资料管理人员提出了更高的要求：除了应立足本职工作，改变传统的思想观念外，还应强化自我学习意识，努力学习信息知识，提高信息能力，掌握各种与工作相关的信息源以及信息检索工具、检索方法等方面知识;除了熟悉相关的专业知识外，还熟练应用计算机技术、信息技术、网络技图3某型号标准体系术，不断提高工作技能，提高自身的业务素质和工作水平。

5实现标准管理的制度化、规范化

建立制度化、规范化、程序化的标准管理模式，需要加强日常标准资料工作秩序，提高工作效率。一是加强制度建设。完善标准资料管理制度，确保一切按程序办事，做到有章可循、有章必依，从而保障标准资料管理制度化。二是增进规范建设。规范标准资料管理，建立齐全、完整、真实、准确的标准资料档案，并由专人收集和管理。三是实现标准统一归口管理。规范和统一各类标准渠道。将多头管理、各自为政的混乱局面真正变为分工合作、规范统一的标准化流程。提高标准应用的整体效率，方便使用者。

6提升全员的标准化意识

标准化资料的应用和管理仅靠标准化人员是不够的,因为它牵涉到很多技术内容,例如设计、工艺、制造、检验等方面,因此需要设计、工艺、质量、管理等方面的领导重视及专业人员积极投入和参与,否则它就会脱离企业实际,无的放矢,达不到服务企业的目的,更不能为企业获取技术经济效益。因此提升全体人员标准化意识，强化标准化工作在研制生产全过程的规范作用对于企业的发展具有极其重要的作用。

7结语

企业标准资料管理的好坏直接关系到企业标准化工作的质量和效益，采用信息化手段管理标准是适应时展的产物，标准化部门应积极致力于研究标准资料管理工作，开拓标准资料管理工作的新方法；在技术服务上继续探索和努力,不断进行服务创新、改善服务手段，强化资源建设，实现管理手段的现代化、网络化，走资源共享的发展道路，以适应企业参与市场需求。

[参考文献]

[1]黄月桂.利用信息技术提升企业标准资料管理的水平[J].移动通信，2012，05.

[2]迟国华，郭丹.浅谈标准化管理信息系统在企业管理中的应用[J].机械工业标准化与质量，2014，09.

作者：钟琛琛 欧阳平 孙文文 单位：中航工业洪都