浅析档案管理人员的自身素质

摘要：档案业务人员应具备的素质是由档案工作的性质、任务、目的和内容所决定的。档案管理工作的质量高低，直接取决于档案人员的素质的高低。随着社会的进步，经济的发展，随着国家信息化建设步伐的加快，档案业务也在不断地更新和拓展，档案管理的理念、方式、技术设备也发生了一系列变化，这就给档案工作提出了更高的要求。因此，档案管理人员只有提高自身素质，优化自身知识结构，具备优良的思想品质、扎实的知识技能和勇于创新的精神，才能适应社会各层面对档案的需要，更好地服务于地方的政治、经济和文化建设，才能开创档案工作在新时期的新局面，才能为祖国的档案事业做出最大的贡献。本文对提高档案管理人员自身素质的意义和档案管理信息化的挑战进行介绍，探讨出提高档案管理人员自身素质的对策，以起到参考和借鉴作用。

关键词：档案管理人员自身素质

中图分类号：G271文献标识码： A

档案管理工作是一项专业性较强的工作，档案管理人员必须具备良好的职业道德、思想品质、过硬的专业技术及相关理论知识。信息时代对档案管理人员自身素质的要求越来越高,档案管理人员必须尽快提高自身的综合素质,以适应社会发展和档案管理工作的需要。

一、关于提高档案管理人员自身素质的意义

信息技术在档案工作中的发展和运用，使档案工作发生了根本性的变革，彻底抛弃了原有的传统观念。从传统手工作坊式的实体管理模式向现代档案的信息管理模式转变。档案信息化是依赖于通讯和网络的全新工作。档案管理人员要承担档案资源信息化、网络化、数字化的开发、传播、利用的重要角色。档案管理人员不再是档案被动的“管理人员”，而是要具有一定现代科学技术能力的档案专业人才。据资料统计，我国档案管理人员整体文化水平、技术程度距信息时代的要求还存在不小的距离，在档案专业技术程度上，初级职称占据了绝大多数比例；在信息工具运用能力上由于受各种因素影响，程度也不很高；在思想观念上还没有跟上信息时代的发展。这种状况势必影响档案信息化建设，所以我们大力开展档案资源信息化的同时，更要加强提高档案管理人员素质。

二、关于档案管理信息化的挑战

1.知识结构挑战，随着电子传输技术、多媒体技术、数据库技术、语音识别技术等的迅速发展。在新的信息技术环境下，档案管理人员的原有的知识结构也受到信息技术的严峻的挑战。新的科学技术已在档案的收集、存储、分类、查询等工作环节运用。档案管理人员的工作具有了很强的专业性和技术性。这就需要档案管理人员能够与时俱进的掌握好信息化的技术知识和手段，要有针对性地加强电子计算机、电子网络、电子信息加工与存续、纸质文件与电子文件配套管理等方面的知识、技能。

2.档案载体发生了新变化。随着信息社会的全面铺开，传统的纸质文件已经不是我们档案工作的全部。大量的信息文件、视频资料、多媒体、电子数据的产生，使得高校活动的记录载体呈多样。档案管理受到现代信息技术、电子技术和网络应用技术全面而深刻的影响，以往“抄抄写写、剪剪贴贴、打孔装订”的传统的“小作坊”式的档案管理模式已很难适应当今形势发展需求。长期以来传统档案以纸制文件为基础建立起来的一系列管理模式正受到飞速发展的信息技术带来的严峻挑战。如何管理、利用现代信息载体的档案，已成为当前档案工作面临的一项重要而紧迫的任务。

三、关于提高档案管理人员自身素质的对策分析

随着现代社会科学技术的飞速发展，信息量与日剧增，面对爆炸性的信息量，现代档案管理人员只有具有较高的素质，才能很好地抓住信息时展的良机，更好地提供档案信息，满足社会对档案信息的需求。

1.把握发展机遇，更新档案服务观念，深刻认识提高档案管理人员信息素质的重要性。传统的档案利用工作是一种被动的、封闭的提供利用方式，档案管理人员只要管理好档案，就是坐等利用者上门查找利用档案，而不主动提供利用服务，使大量的信息不能很好的发挥作用，使档案的价值大打折扣。而信息时代的档案利用工作，要求档案管理人员要具有宏观视野和外向发散性、开拓性思维，

要主动提供档案信息服务。要适应这样的转变，档案管理人员必须与时俱进，要具有不断学习、终身学习和自我知识更新的意识。只有不断学习，才能始终保持良好的竞技状态和较强的职业适应能力。

2.将完善基础工作提上日程，加强考核力度，完善基础工作，是我们必须做的，但部分同志往往只是在喊口号，并未将这项重要工作付诸实践。让每一个单位重视此项任务，让每一位从业人员认真专注去完成该项工作，在日常工作中按部就班去完善并保存，让效果说话，这就是最有力的手段。在信息时代的大背景中，我们实现了档案管理的信息化，更利于我们去量化工作。在一定的时间节点内，部门领导可以根据计算机系统对员工的档案管理工作进行检查，到了时间节点而未完成任务的，应予以相应考核，以此激励提高从业人员的素质。在考核的同时，我们应该对做的较好的同志予以表扬。只有提高了重视，才能让这项工作受到关注，档案管理事业才能适应社会发展，更好地为国家和社会服务。

3.强化档案保密意识，提高自身政治素质，由于档案工作具有一定的机密性和较强的政治性，而档案管理人员的特殊地位和身份，使其具备了知密早、知密多的特点，对档案信息的保护有比一般工作人员更为重大的责任。档案保密工作好与坏，档案管理人员的素质是个关键。档案工作人员要明确职责，自觉遵守保密纪律，严格执行借阅制度，保证档案载体和内容的安全，要持之以恒，时刻警惕，具备较高的职业素质。不得销毁相关的档案文件信息，不得利用职务之便，为自己或他人谋利，不得泄露不能对外公开的档案信息内容，自觉养成良好的职业保密习惯。档案管理人员要有严谨的工作作风和高度的保密意识，特别是在档案利用过程中，不仅要严格履行审批登记手续，而且要防止“无形”储存在头脑中秘密的泄露，因此，档案专业工作人员要本着对组织和个人负责的态度，必须保持优良作风，具备守口如瓶，严守党和国家机密的政治素质。档案管理人员无论在什么场合，都应把保守档案信息的安全作为自己神圣的职责和应尽的义务。

4.要有良好的综合素质，档案管理人员应该具备坚定的政治素质。档案管理必须紧紧围绕工作大局，作为档案管理人员要坚持不懈地做到政治方向明确、政治纪律过硬、政治鉴别力准确、政治立场坚定、政治敏锐性超前。没有符合标准的政治素质就不是一名合格的档案管理人员。同时，档案管理人员要不断加强自身道德修养，使自己具有秉公办事的优秀思想品德，有廉洁奉公、艰苦奋斗的光荣传统，有调查研究、实事求是的工作作风，有严于律己、遵纪守法的表率作用。以此培养自己良好的职业道德。同时，应该具备过硬的能力素质。档案工作者除

了掌握归档的基本知识外，还要学习了解一些文秘、历史学、目录学、社科情报、计算机等相关的学科知识，锻炼提高以下几个方面的能力：

（1）积极主动的协调能力。在实际工作中，档案人员协调能力的发挥常常与档案的齐全、完整联系在一起。档案管理人员为了切实做好档案工作，不可避免地要与有关部门和人员打交道。如何得到各方面的支持，加强沟通联络，除靠有关规章制度外，更主要的是靠自身协调能力的发挥，通过工作达到各部门档案管理的协调统一。

（2）文字材料的写作能力。档案人员直接与文字打交道，要有较高的文字概括能力和较强的文字书写能力。有了一定的文字修养水平，才能胜任档案工作，才能将零散的文件材料编纂成党政管理、教学活动、科研生产等活动中需要的信息材料，直接为本单位各项工作服务。

（3）应用现代化手段的管理能力。近几年，由于现代信息技术在档案工作中的广泛应用，计算机已成为档案管理工作非常重要的工具。因此，以后档案部门提供给利用者的不再只是纸质档案，而且有大量的电子文档。在熟悉档案工作的基础上，丰富计算机知识，实现档案工作由传统的手工操作向现代化管理的转变。档案管理人员不再只是忙于收集、整理纸介档案资料,同时还要负责将丰富的档案信息数字化,并通过专用网络向社会传播档案信息,使档案成为重要的信息资源。掌握计算机相关知识，能促进档案人员对档案信息进行电子化、数字化控制与管理，迅速有效地收集信息，完整安全地保护信息,及时准确地提供信息，最大限度地运用信息。

（4）应该具备超前的观念，具有创新意识。档案管理人员要学习与创新同步，善于发现新事物，研究新问题、新办法。知识经济的迅猛发展，必然会导致档案工作的变革。档案管理工作人员应把握机遇，解放思想，开创性工作，以新思维对待新问题，以新思路和新对策解决出现的问题，努力把档案管理工作提高到一个新水平。

5.创建良好的软硬件环境。现代档案管理人员的信息素质的培养和提高，必须要具备良好的软硬件条件。社会各部门要为档案管理人员信息素质的提高提供必备的设备、场地、时间等，逐步提高档案部门办公自动化水平，适应电子商务、电子政务发展的需要。同时要建立完善和真正落实各项规章制度，这样才能保证现代档案管理人员信息素质提高。没有良好的规章制度做保证，档案管理人员信

息素质的提高将很难落到实处。

不断提高档案管理人员整体素质,意义深远而重大。只有档案管理人员的整体素质不断提高和强化。才能逐步适应和实现档案管理现代化。而对档案管理人员,经常进行专业对路的技能培训,严格考核,并实行公开招聘,公平竞争,优胜劣汰,则是提高档案管理人员整体素质、做好档案管理工作、提高档案服务质量的根本保证。也是逐步实现档案管理现代化的重要途径。

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