浅析如何确保档案安全

[摘要] 做好档案安全管理工作，消除工作中存在的不安全因素和隐患，杜绝各类危害档案安全事故发生，保证库存档案的安全，确保档案资料安全和最大限度的延长档案寿命，是每一个档案馆（室）的责任和义务。必须要有一套严格的管理办法和切实可行的管理措施，才能达到上诉目的。 

[关键词]档案安全, 档案安全风险评估, 档案安全管理长效机制

[ Abstract] archives safety management work, eliminate the insecurity factors and hidden trouble, put an end to all types of harm archives safety accidents, ensure the safety stock file, ensure the safety of archival materials and the maximum extension of archival life, every archives ( room ) the responsibilities and obligations. Must have a set of strict management and practical management measures, in order to achieve the purposes of an appeal.

[Key words] file security, file security risk assessment, safety management long-term mechanism for Archives

中图分类号： G27 文献标识码： A 文章编号：

档案的安全管理是指立档单位、档案馆对馆（室）藏档案实体和信息内容采取有效保护措施，避免受到自然灾害或人为侵害，并使其处于安全状态的管理工作。随着档案事业的不断发展，档案的安全管理工作变得越来越重要，如何加强档案的安全防范工作，保证库存档案的安全已经成为档案工作中老生常谈的问题。

做好档案安全管理工作，消除工作中存在的不安全因素和隐患，杜绝各类危害档案安全事故发生，保证库存档案的安全，确保档案资料安全和最大限度的延长档案寿命，是每一个档案馆（室）的责任和义务。必须要有一套严格的管理办法和切实可行的管理措施，才能达到上诉目的。近年来，我馆档案工作重点为提升服务水平和注重档案内在质量，在建立健全各项规章制度，提高信息化管理水平、加强对全市城建档案工作的指导、检查等方面同时，不断强化安全教育，加快了档案安全工作的基础性建设，各项工作成效显著。经过多年的工作实践，不断的探索和总结，我们天津市城建档案馆形成了较为完备的档案安全管理体系，取得了很好的效果，档案安全工作年年达标，评估成绩名列前茅。

我们的具体做法和经验是：

形成档案安全风险评估检查体系

为了搞好本单位的档案安全工作，我馆一是成立了档案安全风险评估检查工作组，由单位一把手任组长，各分管馆长为副组长，各科室负责人为成员，形成固定的工作机制，在遵循严格管理、预防为主、防治结合、确保安全的工作原则同时，制定切实可行的工作方案，明确了责任和义务。各部门严格按照有关的要求，逐项进行自查，找出存在问题并认真加以解决。二是定期召开档案安全专题例会进行研究，并听取各科室工作汇报，为做好本单位的档案检查工作打下了坚实的基础。

二、各级领导高度重视，不断构筑档案安全防线

（一）领导高度重视，确保档案安全工作高水平开展。

我馆领导高度重视档案安全工作，因为城建档案是城乡规划、建设事业发展历史的珍贵记录，是城乡规划、建设管理工作的重要内容，是城乡规划、建设行政主管部门依法行政的重要基础。所以，多年来，我馆始终把档案安全工作作为首要任务放在重要位置，列入领导议事日程，每年在全馆工作要点及重点工作任务分解中明确档案安全工作的具体要求，把“明确责任、落实制度、加强管理、常抓不懈”作为档案安全工作的总思路。馆领导总负责，办公室、行政保卫室统一管理，各部门为成员的档案安全管理体系高速有效运转，在不断加强档案安全宣传教育和安全技能培训的同时，把各科室主要领导作为本部门档案安全工作第一责任人，在重点部门内均设立了档案安全工作岗位，安排专人负责，增强工作人员的防范意识，克服麻痹和侥幸心理，形成人人抓安全，事事重安全，时时保安全的良好氛围。

在日常工作中，馆领导经常关心档案工作，在财力、物力上均给予大力支持，保障了档案安全工作的顺利开展。同时，分管馆领导多次下到各科室指导、检查档案安全工作，推动全馆档案安全工作高水平开展。

（二）完善管理制度，建立档案安全管理长效机制

我馆始建于1981年，经过30多年的建设，建立、形成了门类齐全，管理规范，馆藏40多万卷城乡建设档案的专业档案馆。几年来，我们紧紧围绕我馆工作的实际，不断加强包括保障档案安全在内的基础工作建设，健全、完善规章制度，使档案安全工作有法可依，有章可循。针对档案安全工作的具体情况，我馆特别制定了适合城建档案馆的档案安全责任制、借阅保密制度、档案出入库交接制度、定期清点制度、安全保管制度、库房管理和档案数据操作管理制度等相关规定近30个，这些制度规范了档案接收、保管、利用等环节的相关工作，确保了各环节不存在安全漏洞；而且，在重点档案库房配备计算机、打印机、去湿机、加湿器等设备，保证档案在安全环境和状态下保管，并且实现了办公、阅览、库房三分开；库房配有中央集中空调，安装了库房消防报警系统，与属地派出所联网，确保了档案安全；对于历次天津市总体规划修编的珍贵文件和图纸，我馆设立了专门的库房保管，并采取了更为严格的管理措施。

在加强规章制度建设的同时，严格责任制度。我馆是天津市一级消防和安全保密单位，在每年馆领导都和各部门及全体职工签订相关的责任保证书的基础上，还单独签订了档案安全保证责任书，其目的就是使我馆的档案工安全作责任明确、任务清楚、落实到人，层层负责。这一独有的举措确保了我馆档案安全工作顺利开展。开馆30年来，安全保障制度和长效机制的深入落实使得我馆从未发生过一起档案安全方面的责任事故。

（三）加强馆房库房安全建设，确保档案安全保管和有效利用

我馆库房建成于1991年，当时的设计施工的确有不符合现行《档案馆建设标准》、《档案馆建筑设计规范》要求的地方，这已经是既成事实，在短期内无法改变。但是，在我们馆的库房有改造、扩容和加固的需求。在这个需求实施的过程中，可以对不符合标准要求的地方进行逐步整改，以期达到国家和本市的评估要求，不断强化库房安全设施建设。在这些措施实施以前，我们采用了一些加强和辅助安全措施，比如更新和升级防火防盗等安全设备；定期维修和养护好空调和加湿、祛湿等设备，做好防水、防潮、防光、防尘、防高温、防有害气体、防有害生物等工作；配备专业防磁设备，加强磁介质载体档案的保管和保护。

为了确保安全，我馆还特别实行了档案出入库登记制度，定期查验、核实库存档案，对特别重要的档案要定期逐件清点并做好记录。同时，加强库房钥匙管理，有专人负责，保证库房大门的安全。

(四) 加强电子档案安全管理和监控，健全电子档案信息系统

我馆自1995年成立信息声像室以来，局、馆领导对城建档案馆信息声像事业的发展在财力、物力上给予大力支持，配备了专业声像、信息人员和专业的声像、信息设备，开发建立了天津市城建档案馆业务管理和行政管理系统，实现网上办公，全部数据存在馆业务办公自动化系统数据库中，现正着手研究全部数据与市规划局、局属各规划区局之间链接，实现信息共享。为了保证电子档案的接收、保存和数据库迁移及维护等的安全性，我馆严格遵守国家有关的法律、行政法规，严格执行各项安全保密制度。根据这些法规，我馆制定了符合我馆工作实际的制度，不仅加强了信息使用的权限管理，而且规定无论业务和行政网都不得随意考入外来软件和文件，不但加强对病毒的防控，而且有效降低了风险发生的几率；对于各界普遍关心的电子档案信息系统网络安全管理，我馆采取了通行的局域网和互联网的物理隔离措施，同时对于公开的信息进行严格的界定和审核，不应公开的档案信息一律不上互联网，保证电子档案信息的安全；早在2005年我馆就与西宁市城建档案馆结为工作互助馆，对重要的电子档案进行异地备份。

三、认真做好安全检查和整改，消除隐患

通过多年的档案安全检查，促进了我馆对于档案安全工作的进一步加强，在总结经验的过程中我们找到档案安全工作的关键，在向先进单位学习和比较的过程中我们发现不足和差距。虽然我们单位的档案安全工作形势一派大好，但我们没有沾沾自喜，放松对自己的要求。国内某省有关档案馆发生的馆藏珍贵档案失窃案又一次使我们提高了警惕，引以为戒。我们清醒地认识到：档案安全防范工作是一项长抓不懈的工作。30年不发生档案安全事故已经成为过去，我馆档案安全防范工作要走的路还很长，为此，我馆今后还要重点做好以下工作：

一、每年坚持档案安全检查，认真做好整改工作，积极消除隐患；

二、继续对档案库区实行24小时安全监控，特别是汛期期间更要加强；

三、尽快建立和完善特藏库，实行双人双锁制度，内外兼防；

四、对重要的电子档案在异地备份的基础上开展异质备份工作；

五、强化突发事件和灾难的解决和应急能力。