浅谈对石油企业员工应用office软件的培训

【摘要】Office软件已成为办公的必备武器，积极开展office办公软件培训对企业发展来说也是不可或缺的。培训部门应细分员工对应用office软件的培训需求，从纵向层面设计初级、中级、高级培训课程，从横向层面设计针对不同部门的培训课程，并给予员工交叉、自主选择的机会，使培训更具针对性。

【关键词】石油企业 员工 应用 office软件 培训

Office软件是办公的必备工具，在企业日常办公中发挥了重要作用，例如使用频率极高的word文件制作、PowerPoint文件制作等。Office软件的使用对提高办公效率、减少纸质资源浪费具有积极的意义。因此，企业应重视对员工应用office软件的培训，使office软件在不同部门的工作中发挥应有作用。

1 企业员工office软件应用培训的需求分析

Office软件虽然是办公的常用软件，在企业内应用普遍，但在使用过程中不同员工仍具有不同的需求。一方面，员工对office软件掌握的水平不同，这也是开展相关培训的需求所在。针对不同的软件掌握水平，培训人员必须区别开来，否则，对熟练和非熟练使用的员工采取趋同的培训方式，很难收到理想的效果。其结果是部分员工不乐于参加培训，部分员工又会觉得培训不到位。另一方面，企业不同部门有各自的职责分工，其不同的工作内容决定了对office软件的不同使用需求，如财务部门更多地接触excel软件，行政综合部门使用word软件频率更高。为了使各部门更好地践行自身的使命，配合领导层完成工作，培训内容体现部门特色。

2 企业员工office软件应用培训的方法

按照以上培训需求，培训部门可以制定横纵结合的培训课程，即从横向层面来看，不同部门体现不同的培训特色；从纵向层面来看，针对员工不同的office软件掌握水平提供递进式的培训指导。

2.1 从基本操作到熟练掌握的培训指导

首先从纵向层面来看，因为企业现有员工对office软件的学习需求具有差异性，即来源于员工对软件掌握的熟练程度，所以培训部门应制定由浅入深的培训课程，将培训划分为初级、中级、高级的不同阶段，供员工根据自身的实际情况选择，以实现培训的系统性和衔接性。

第一，初级培训。初级培训主要针对没有office软件学习基础的员工。培训部门应充分考虑到这部分员工的培训需求，理解他们迫切需要学习又感到无从下手的心理，设计通俗易懂的培训课程，多给予员工鼓励，使员工逐步掌握更多功能。培训人员首先应教授员工如何选择适合自己的输入法，运用打字软件提高打字速度，奠定办公软件使用的基础。然后集中对outlook、word、excel、PowerPoint等常用office软件进行应用指导。

第二，中级培训。中级培训主要针对已经掌握office软件常规使用方法的员工，他们对收发邮件、word、excel、PowerPoint文件制作等工作已经能够独立完成，但对一些使用频率也较高的功能掌握还比较欠缺，这是中级培训的重点。首先，对于word软件使用，培训人员应系统讲解文档目录生成、题注插入、分页符插入、查找与替换、边框和底纹、小键盘、表格设置等内容。不少员工对目录的制作并不规范，没有掌握自动生成功能。培训人员应教授员工如何对标题进行标注，最后插入目录；在制表、制图时如需为建立目录做准备，应插入题注，形成连续编号；员工对部分内容进行查找和替换时应注意高级功能的使用，如直接设定替换字样的格式；边框和底纹可用于对表格、文字、页面的进一步修饰。另外小键盘的使用频率也很高，培训人员应教授员工单击右键选择不同类型的小键盘，在表格设置时选择“表格属性”，以制作出更精美的表格。其次，对于excel软件使用，培训人员应着重指导员工如何将数据表格生成相应的统计图，体现相关的数据占比、分布、增长趋势等，介绍条形图、饼状图、趋势图的生成方法，以及如何调节图中的字体等。最后，对PowerPoint文件制作，培训人员应讲解如何将一张幻灯片中的文字、图片进行组合，或是区分叠放次序，如何从资料库中选择背景、图片等，以修饰现有的画面，以实现良好的构图和制作效果。

第三，高级培训。高级培训侧重于对office软件更细致、更深入的功能讲解，以解决员工日常使用office软件时会遇到的问题。首先，对word软件的使用，培训人员应介绍分页符、页眉页脚、工具中的“选项”等功能。这些功能在较为正式或较长的文档制作中都会有所涉及。为区别不同章节编辑，培训人员应教授员工如何对章节进行分页；页眉页脚的编辑应注意提示员工如何不链接到上一节，以及相应的页码编排是否连贯、如何删除页眉线；工具中的“选项”中很多细节性的标记、显示都可以进行调节，以往遇到一些找不到答案的问题也可以从选项中解决。通过深入的培训，员工对word文档的制作会更加精细。其次，对excel软件的应用，培训人员应重点指导员工如何设置自动的计算公式，以便输入数据后直接得出相应的计算结果，避免员工进行繁琐的手工计算。最后，在PowerPoint幻灯片制作方面，培训人员应介绍动画效果的设置和添加音乐功能，这在向客户展示企业资料、企业内部召开会议时也是非常重要的展示环节。

2.2 体现部门特色的培训指导

从纵向层面来看，不同部门对office软件的使用也各有侧重，培训部门应针对部门工作实践，制定相应的培训课程。

行政综合部门需要制定企业的各项规章制度，负责日常行政管理工作，因而出具word文档的频率较高，对于一些重要的制度性文件还需要生成PDF格式。所以针对行政综合部门的office软件使用培训应着重word文档制作规范性、PowerPoint制作专业性两个方面。

Excel软件的使用与市场、营销、企划、财务等各部门都有着紧密的关联，使用excel软件绘图时，对于分数、小数格式的设定使用频率不是很高，培训人员应列举实例，教授员工如何在选定表格数据后单击右键，选择设定数据格式一项，以及在对数据格式进行设定时，如何精确到小数点后的位数、分母的位数等。同时培训人员还应根据这些部门的工作实际，对可复制性的计算工作进行公式设置指导，以便定期形成部门所需报表。

市场、营销、企划等部门经常需要制作计划书类文件。关于计划书的制作，培训人员应教授部门员工如何设置规范的计划书模板，使企业的名称、LOGO等充分体现在计划书中，如设置页眉、水纹等，页脚可使用自动图文集生成总页数和当前页数。对相关数据的阐述，培训人员应详细讲解不同类型图表对数据特征的反映优势，如趋势图适合反映最近阶段的发展动态。进入PowerPoint制作环节，培训人员应指导员工如何使幻灯片的画面更加美观，如何修饰字体、选择图片，并适当使用动画技巧等，这样制作的幻灯片才能更吸引观众的眼球。

参考文献

[1] 李小玲.使用WORD制作企业文档模板的研究[J].硅谷，2011（17）

[2] 孙静.企业员工培训存在的问题及对策研究[J].中小企业管理与科技，2013（01）