人事档案材料收集与鉴别工作中问题及建议

人事档案材料收集与鉴别是人事档案管理的重点工作，只有及时全面地收集有关个人的细节材料，才能真实的反应出个人的历史情况。为了保障企业可以选拔出有用人才，需要加强人事档案管理工作，确保人事档案管理的真实性和完整性。

1.人事档案材料收集与鉴别的重要性

人事档案材料收集工作是人事档案管理工作的基础工作，也是一项保密性高、涉及广泛的工作、在材料的收集过程中，要保证人事档案内容的准确性和完整性。这对于公司任用员工和选拔员工具有重要作用，只有全面了解员工，才能针对员工的素质去培养和提拔。了解一个员工最好的办法就是通过人事档案。所以说只有全面的收集人事档案材料，才能让人事档案管理合理应用在企业对人才的选拔上。鉴别工作也是人事档案管理的基础工作，其对人事档案的管理有一定的重要性，如果收集的材料不规范，档案材料得不到及时清理，归档的材料不全面就会给人事档案的使用带来麻烦，影响人事档案的正常作用。

2.人事档案材料收集工作中存在的问题及建议

目前，人事档案管理一般都采用了集中式的管理方法,设立专门的材料岗位和档案整理岗位。主要是帮助公司人事收集材料，移交材料。目前各个单位人事信息管理岗位收集材料后，均移交给人事处进行管理。这种工作方式会存在一些问题。比如说材料收集不及时，不能将聘用人员的相关审批材料进行收集。公司在职的职员人事活动发生了很大的变化，相关材料需要重新收集，但是没有能够对在职员工得到及时的关注。这些问题都是在人事档案材料收集工作中经常发生的。人事档案材料的规范不足，档案材料的手续不齐全。或者业务人员的操作不熟练，都会导致人事档案材料收集工作存在问题。人事档案材料工作中存在着很多不足，完善人事档案材料收集工作，针对工作中的存在的不足进行分析，完善人事档案材料的收集工作。人事档案材料工作的主要建议有几点。首先，人事档案管理制度的工作内容要明确，使其真正发挥对公司人事档案进行管理的作用，了解最终要完善的人事档案材料收集网的目的，疏通收集渠道来收集更多的资源，同时，加强各岗位人员情况的了解，重视各岗位人员对人事档案材料收集的重视。其次，提高人事档案材料管理人员的素质，让管理人员能够熟练掌握人事档案材料收集工作。第三，加强人事档案材料收集工作，要求人事档案管理人员加大力度收集材料，所移交的材料必须完整，不能出现缺头少尾的现象，并按照人事档案材料移交流程进行材料的移交工作。第四，根据人事档案材料的收集和管理情况，建立适合企业的人事档案材料收集制度。并对材料的收集进行严格的要求，完善材料的登记制度和移交制度。第五，人事档案工作中需要对管理人员进行统一的考核，提高人员的工作效率。加强人事档案审核机制的完善，材料的收集过程中确保材料的真实性和准确性。重视人事档案材料的移交工作和人事档案材料追缴工作。

3.人事档案材料鉴别工作中存在的问题及建议

在人事大难材料鉴别工作中也会存在很多问题，需要引起我们的注意，针对问题给出合理的建议。在人事档案鉴别的过程中，主要的问题出现在移交材料错误，档案管理出现漏洞，和材料手续不完整等。鉴别过程中，把不属于人事档案归档范围的相关材料移交就属于移交材料错误。如果移交材料正确，但是出现存档人员同名的现象，也是鉴别工作中出现的问题，说明把同姓名的两个人的材料混淆了，没有能够鉴别出材料的重复。鉴别工作中，没有鉴别出材料手续不完全、缺少个人签名或盖章等现象。这些问题一般都是人事档案材料鉴别工作人员的疏忽所造成的。针对档案材料鉴别工作存在的问题提出建议，首先，加强人事信息管理岗位人员的业务素质，提高其业务水平。其次公司给员工录入管理系统，管理系统会有员工编号，编号是唯一自增的，保证每个人员档案不会出现重复混档的现象。第三，认真核查每个人员档案的基本信息，防止人员档案录入相同姓名，但是资料确不是同一个人的现象发生。第四，收集的人事档案材料鉴别是否进行完毕，确保手续完整，才能将材料归档。认真对档案材料进行审阅，提高鉴别工作的质量。总之，要做好人事档案材料收集与鉴别工作，需要对人事档案材料工作中存在的问题进行预防和分析，严格按照人事档案管理规范进行管理工作，材料的收集需细致，全面，不同材料要进行分类处理，严格做好材料的归档、移交等工作。

4.总结

人事档案材料管理工作需要各单位人事信息管理部门高度重视，针对人事材料收集和鉴别工作中存在的不足进行分析，并对分析出的问题进行归纳和总结，预防问题的再次发生。同时，加大人事档案管理的管理力度，特别是人事档案的材料和鉴别工作，只有重视所做的工作，才能保证档案管理工作真正作用的发挥。

作者：谢虹 单位：黑龙江省妇女研究所