桥梁建设过程中档案资料标准化管理初探

摘要：桥梁建设过程中的档案资料是指与桥梁建设工程有关的重要活动而形成的，具有参考利用价值的各种载体的文件材料。要加强对该类档案资料管理并将其纳入到工程标准化管理体系中，建立符合桥梁建设要求的档案资料管理体制，完善相关的硬件设施。

关键字：桥梁 档案 管理

桥梁工程是城市的基础设施，对城市建设发展起着极其重要的作用。桥梁建设过程中的档案资料是指与桥梁建设工程有关的重要活动而形成的，具有参考利用价值的各种载体的文件材料，是整个建设过程的全程反映。及时收集整理、科学管理档案资料，不仅有利于全面掌握工程的建设内容、进展情况和资金落实情况，有利于加强对工程的管理和监督，有利于将来工程改建、扩建的实施，同时也能够为后续的档案工作开展奠定坚定的基础。

一、将档案资料标准化管理纳入到工程标准化管理体系中

将项目档案工作纳入桥梁建设项目的标准化管理工作中，建立领导责任制，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料收集、立卷和归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；按规定做好项目文件材料的收集、整理、立卷、归档的工作。将项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标体制，与工程建设同步形成、同步收集、同步整理、同步立卷、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。明确本单位有关岗位和人员文件材料收集归档的职责和要求，把文件材料的规范化管理纳入到工程技术人员岗位责任制中，档案人员、工程管理人员、设计人员、工程监理人员、施工管理人员等都担负着文件材料的形成、积累、整理、归档的责任，在其进行定员定岗中，必须明确其职能范围规定有文件材料这一项，并进行严格的考核。通过组织检查、评比、参观、会议、现场指导、跟踪、反馈等工作加强对桥梁建设过程中档案资料的监督关联，监督文件材料的规范化、标准化、完整性、真实性、及时性和连续性。根据有关要求，在图纸规格、质量、字迹材料、图纸种类、内容、图例说明、图表的更改等方面都做了规定。通过这样的监督管理，确保了工程资料的真实性、完整性、系统性，提高了档案资料的管理质量，并形成了一种“工程完，材料完”的好现象。

二、建立符合桥梁建设要求的档案资料管理体制

档案资料工作的根本目标在于保证桥梁建设的安全、快速开展。首先，建立行之有效的档案整理工作责任制，把档案整理工作的责任逐级划分，分到人头，保证档案整理工作按时、标准、规范的完成。我国桥梁建设过程中档案资料的管理按照国家的相关规定主要实行项目法人负责制，档案工作接受交通运输部门和档案行政管理部门的监督和指导。项目法人（或受委托的建设单位）单位应建立档案管理部门和专门的管理人员，负责做好本单位建设项目文件材料的收集、整理、立卷、归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集、整理、立卷、归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；项目监理单位应有专人负责对勘察、设计单位、科研咨询单位、施工单位（含监控单位、检测单位）有关本项目竣工文件材料的形成、收集、整理、立卷、归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人（或建设单位）单位提交项目档案质量审核意见。项目竣工文件材料收集、整理、立卷、归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。其次，建立项目档案网络管理体制，按照桥梁档案管理要求，根据职责分工范围和实际情况，做好与建设项目有关的文件材料的形成、积累、整理和归纳工作，定期对档案资料的管理情况进行检查和总结，查漏补缺，对档案不全不完善的地方加以补齐完善。分综合类、工程及财务类做好档案记录、归集工作，保证规范完整，装订成册。再次，建立有效的奖惩机制，对项目工程档案整理工作实行目标管理，各级逐级签定目标管理责任状，档案整理工作结束后兑现奖惩，对于没有完成整理工作或者工作质量不高的进行明确的处罚，通过这些措施增强了各工程实施单位和人员的责任感和积极性。

三、完善相关的硬件设施

按照国家规定，设立档案室，并配备相应的硬件设施。首先，设立符合国家标准规定的档案室。虽然桥梁建设过程中，条件比较艰苦，施工单位办公用房比较紧张，但按照国家规定应当设立不得小于的40 m2档案室以及数量充足的档案柜（金属）、盒等档案装具，为妥善保存施工过程中形成的各种档案资料提供基本的硬件保证。其次，配备档案管理工作必须的计算机、扫描仪、光盘刻录机、复印机等现代化办公设备，有条件的单位应当配备经档案管理部门认定的档案管理软件，对档案实行数字化管理，应配置专用电脑和专人操作、维护并配置保护电源，并与单位办公自动化系统联结，为档案数字化管理奠定良好的基础。再次，档案库房和档案办公用地要配备温湿度计、空调、去湿机、消毒灭菌机、灭火器、吸尘器、火警报警器和防盗装置等设施设备，建立档案库房管理的基本制度，确保档案资料实体和信息的安全。最后，加强对档案管理人员能力的建设，组织各参建单位建立档案管理领导小组，明确分管领导直接参与工程档案工作日常事务，并纳入岗位职责，各参建单位根据所承包项目规模和档案量均配备了一定人数的专（兼）职档案管理员；积极组织各参建单位档案管理员和档案专家开展档案工作心得交流活动，现场讨论档案业务问题。

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