高校科研项目经费内部控制管理探讨

【摘 要】 随着国家经济实力的增强和对科技创新的不断重视，用于科研的经费不断增长，各级也日益加大对科研项目经费的管理力度。文章从高校科研经费内部控制的目标、经费管理的风险点、经费控制的重点为出发点，为高校科研经费能够得到高效有序的管理提出相应的控制流程及对策建议。

【关键词】 科研经费； 内控管理； 风险点

高校内部控制是指高校管理者围绕既定的中长期办学目标，为确保学校各项教育、科研事业有序运行，维护资产的安全和完整，提高会计信息的真实性和准确性，有效地降低各类风险，而建立的一整套管理控制系统。近年来，随着国家经济实力的增强和对科技创新的不断重视，高校科研经费来源渠道不断拓宽，科研经费总量大幅增加，科研经费已成为不少高校的重要资金来源之一。由于高校管理者对加强科研经费的管理意识不强，科研经费相关的配套管理制度办法不健全，科研经费使用过程中缺乏有效的监管，科研经费使用效益不高。近年来，高校科研经费的管理和使用暴露出诸多问题。当前，高校很有必要建立健全科研经费内部控制管理体系，更加注重科研经费使用的规范性和效益性，从而调动广大科研工作人员参与科研工作的积极性，营造高校良好的科研学术氛围。笔者拟结合高校科研管理现状，对高校科研经费控制的目标、经费管理的风险点、经费控制的重点以及科研项目经费主要控制流程及控制对策建议进行分析，进而为构建高校科研经费内部控制提出合理化建议。

一、高校科研项目经费管理的现状和问题

为真实地了解目前高校科研项目经费管理的现状，便于分析问题，笔者分层选取了江苏省部分高校对科研经费的管理进行了问卷调查，并参照资料文献及互联网上搜索到的其他省份高校的科研项目经费内部控制信息进行了综合总结。从调查情况来看，高校在科研项目经费管理方面主要存在以下问题和风险。

（一）科研项目经费管理的重视程度不够，科研经费使用与管理理念错位

根据调查结果，有相当大一部分高校参与科研经费管理部门和人员不能充分认识建立健全科研内部控制的重要性和现实意义，往往认为按现状也能把事情办好，也没有树立科研经费全过程管理的理念，普遍存在重项目申报，轻项目过程管理的现象。在这种情况下，一旦内部控制制度执行人员素质不高、能力不强，或者有私心、私利，就会导致内部控制措施执行力度不足，影响内部控制制度执行效果，使内部控制制度形同虚设。

科研经费是高校教育经费的重要组成部分，应依照其他高等教育经费严格、规范管理。但高校科研、财务、科研管理乃至监督部门人员在对科研项目经费的使用与管理模式上还存在认识误区：认为科研经费是科研人员自己经过“努力”而得来的，是科研人员自己的财产，不应“从严”而应“适当放宽”，其使用与管理属于科研人员的个人行为。可以说，“从宽”是高校对待科研经费管理的普遍“心态”，财务部门、科研管理与监督部门对科研经费使用与管理中存在的问题“睁一只眼闭一只眼”，导致科研经费管理问题日益显现。

（二）科研项目经费管理的内控制度不健全

在对江苏省所在高校是否建立了完善的科研经费管理办法，加强对科研经费预算、成本和效果的控制的调查结果显示，只有31%的人认为所在高校该方面的管理很完善，51.7%的人认为一般，另17.3%的人认为有待完善，这也表明江苏省高校对资金来源的另一重要渠道——科研经费的管理比较欠缺，容易造成科研经费使用效率低下，甚至出现科研违规和腐败案件。

高校科研经费的使用与管理活动中，科研人员、科研管理、财务、资产和监察审计部门都是参与管理的主体，管理活动是一项复杂的系统工程。高校科研经费内控制度不健全主要体现在：一是各管理部门职责不清，相互扯皮，导致科研经费管理出现“空白”；二是部分管理部门和人员认为“多一事不如少一事”，抱着“你不管我也不管”的态度，导致科研经费管理“失控”；三是各部门对科研经费的使用与管理未能形成统一规范的管理机制与协调机制。对于一些科研工作和水平正处在“爬坡”上升期的高校，为充分发挥科研工作对学科建设的支撑作用，一直以来对科研经费管理相对较为宽松，科研政策的制定也以鼓励教师积极争取科研项目为导向，在科研经费管理上，特别是科研经费预算、支出和结余管理方面的制度建设薄弱。

（三）科研项目经费管理存在较高的风险

近年来由于科研管理不当导致的腐败案件常见于报端，事实上也存在科研经费相当部分被用于“公务费”、项目研究人员的人员费支出等，没有全部用于真正的科学研究，没有发挥应有的效益，更有甚者通过巧立名目，将经费转移到个人腰包。从强化科研项目经费管理的角度看，科研项目经费管理主要存在以下风险：

1.预算管理风险。一是预算编制不合理，项目申报得不到批准；二是项目经费未按照预算规定的额度、支出类别、控制比例等要求合理使用，导致项目竣工结算无法报批。

2.财务管理风险。科研项目经费未按照财务管理的要求建立专门的会计科目统一进行核算。

3.支出风险。一是支出事项与科研内容不相关，存在潜在的风险；二是支出票据、手续不完备或者违规带来的风险；三是资金转拨违反规定造成风险。

4.采购风险。科研项目中设计的仪器、材料、设备和工程建设未按照规定的程序实施存在的风险。如：应招标采购但未履行招标手续。

5.资产管理风险。科研项目经费购置的所有资产都属于学校所有，不得作为科研项目组的私人所有，但现实中存在“巧立名目”、“张冠李戴”将国有资产纳入个人腰包。

6.结题风险。由于多种原因，科研项目最终结果未达到预期目标而存在的无法解题的风险。

这些问题和潜在风险的存在，损害了高校形象，严重阻碍了我国高校科技创新乃至高校自身的良性发展，对社会不良风气也起到推波助澜的消极作用，高校迫切需要建立健全科研项目经费管理内部控制体系。

二、完善科研项目经费内部控制的对策及建议

科研项目经费管理是指科研项目从申请批复、资金到账、经费合理使用到竣工验收经费决算的全过程管理。科研项目经费内部控制是指为实现科研任务目标、管好用好科研经费、合理控制各类风险而建立的一整套控制流程和措施。

（一）明确科研项目经费控制的目标

1.合规、合法性。科研经费管理符合国家及有关部委针对科研项目经费管理颁发的办法和规定；科研经费收支在遵照项目申报预算的基础之上，同样要符合相关法律法规和有关制度的要求；科研经费的增减、转拨和结余等变更也要合规合法。

2.效益性。科研项目批准立项时就规定了预期达到获取成果，通过有效控制，合理使用科研专项资金，保障科研任务顺利实施，达到预定的科研目标，争取实现科研经费的最佳使用效果。

3.风险最小化。当前，由于对科研项目控制薄弱，高校科研经费的使用还存在诸多的问题，导致腐败案件的产生，对项目负责人，乃至高校都产生了很多负面影响。建立健全科研项目经费管理的相应内部控制可减少科研活动中的风险。

（二）突出科研项目经费控制的重点

按照科研项目经费管理的流程，对科研项目经费控制的重点有以下几个方面：

1.预算编制和执行。项目申请时，课题申报主要负责人结合科研的任务量，负责项目预算的编制，财务部门按照经费管理的相关办法，协助和指导课题主要负责人编制预算。“项目经费来源和经费开支预算编制要科学、合理、详细、明确、切合实际”。科研项目经费预算一经批复，必须严格按预算规定的开支范围和进度执行，不得超预算开支费用。批复后的预算一般不作调整，确需调整，应按照规定程序进行审批。

2.科研经费的转拨。科研经费转拨要严格按照合同约定，必须经学校科研管理、财务部门共同审核，科研项目负责人应该向学校职能部门提供该科研项目的批复、合同和项目经费本。杜绝层层转拨、变相转拨经费、借科研协作之名将科研经费挪作他用的现象。

3.科研经费的支出。科研经费的支出要符合开展科研活动的实际需要，各项支出应与科研任务具有相关性，不得列支无关的支出，不得虚构经济业务或通过非法手段取得票据套取科研经费；各支出项目进行财务报销时必须提供真实、合法的票据，不得以假发票、白条等虚列支出。

强化大额支出管理。建立科研经费大额支出专项内部控制制度，按照控制制度的要求超过一定额度的科研经费支出必须经过各个部门和各级人员审核和签字，不得违反程序列支大额支出；对利用科研经费购置大型设备的应严格执行学校相关采购程序，强化专家论证的必要性，不得违反国家有关法律法规和规章制度。

强化支出中项目劳务费、评审费、专家咨询费、国际交流费和会议费的管理。对于这几类费用，批复的项目预算和相关管理办法都规定了一定的支出比例。项目组负责人编制经费预算和支出相关费用时，不得随意编列和列支，严格劳务费、专家咨询费和评审费的支出控制，对于涉及到人员支出的费用，发生相应支出时，必须由本人签收或汇入本人个人银行账户，不得以任何理由由他人代签，同时依法缴纳个人所得税。

4.科研经费购置的资产。使用科研经费购置与形成的固定和无形资产，应严格执行国家资产管理的有关规定，资产权属均为国有，要纳入学校资产统一管理，科研人员不得以任何方式隐匿、私自转让、非法占有或谋取私利。

（三）建立科研项目经费内部控制流程

科研项目经费控制应当以科研项目立项开始作为切入点，以科研经费资金流控制作为主线，从科研项目预算编制、合同签订、经费到账、资金管理和使用一直到项目竣工结算结题上报，贯穿科研项目管理的全过程。其流程见图1。

（四）强化科研项目经费内部控制措施

1.强化参与项目管理主体人的责任。科研项目经费管理的第一责任人是项目负责人，其对所承担项目经费的使用和管理负主要责任，应严格按照科研项目经费管理办法和批复的预算使用经费，自觉接受校内外有关部门的监督和检查，确保科研经费使用真实、有效和合理，对未按照有关办法执行的承担经济和法律责任。

学校科研管理部门对科研项目进行统一管理主体，具体负责科研项目日常管理，包括立项和签约、合同管理和预决算管理等工作程序，督促项目负责人按照项目立项通知书、合同和项目预算开展科研工作，并监督科研经费的使用。

学校财务部门是对科研项目经费的财务管理、会计核算和项目结算工作主体。财务部门主要负责制定和完善科研项目经费财务管理制度、审批报销流程等；指导项目负责人编制项目预算、决算，指导、监督项目负责人在其权限范围内科学、合理地使用科研经费。

学校审计部门加强对科研项目经费的日常审计监督，每一项科研结题经费结算上报须经过审计部门审签。

2.构建统一和规范的科研经费会计核算和审核制度。学校可根据实际情况，在财务管理部门或科研管理部门设立专职会计岗位，协助项目负责人科学、合理、真实地编制项目预算；按照科研经费财务管理要求设立统一的会计账户，对取得的各类科研经费全部纳入财务管理，做到专款专用；对科研经费使用提供全过程服务，加强科研项目的核算和审核，同时加强财务日常监督，确保核算内容和财务信息的真实、准确和完整。

3.畅通信息与沟通渠道。利用计算机信息技术，建立一个良好的信息沟通平台，对项目立项、经费到账、经费使用和结余等情况在项目负责人、科技部门、财务部门和审计部门等参与管理主体的项目信息管理中予以公开，及时了解和掌握经费使用情况。

4.建立科研经费监督检查制度。项目组负责人应按照科研经费管理制度，加强对项目经费使用进度、合规性自查；项目研究结束或通过验收后，对照批复的预算，及时办理结题结账手续。学校科研、财务和审计部门要加强交流、沟通、紧密合作，定期对科研合同签订、经费使用、经费划转和资产管理等进行检查，及时发现问题并予以指正，尽早、尽可能在校内得到解决，确保科研经费合理使用。

5.建立科研项目结题经费决算审计制度。每一项科研项目结题上报前，由项目负责人编制经费决算，经科技部门、财务部门审核后，报学校内部审计机构对经费决算进行审计，审计的重点为：预算执行情况、经费支出的合规性、结余资金的处理等。

6.建立项目风险责任制度。为防止项目不能很好、如期实施，按照项目总金额对科研项目经费设定一定比例的风险责任金，各种科研项目若出现失败风险，根据约定的风险责任予以赔偿。

7.建立科研经费管理奖惩激励机制。根据项目组织、管理和完成情况，对科研经费管理规范、科学和有效使用并作出突出成果的项目、单位或个人，学校应给予一定的表彰和奖励。对组织不力完成效果不好的项目和单位，学校有权进行管理和干预，对有关责任人进行批评教育，并报告项目委托单位。在科研经费使用、管理中有违法违纪行为的，应依法追究有关单位和人员的相应责任。

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