电子档案在事业单位档案的作用

【摘要】在我国的事业单位中，利用信息技术来进行档案管理已经成为了一种发展趋势，电子档案的构建为事业单位带来了诸多便利，对于事业单位运行效率的提高也有着巨大的帮助。

【关键词】电子档案　事业单位档案

一、事业单位档案管理发展现状

（一）充分利用现代技术

在当今各行各业的发展中，现代信息技术得到了充分的利用。不管是在企业的发展中，还是在我国的教育工作中，通过信息技术来促进企业运营以及教育发展的现象已经非常的普遍。信息技术以其信息量大、利用便捷等优势受到了人们的欢迎。在事业单位的档案管理工作中，现代信息技术也得到了利用。在管理事业单位的档案时以电子档案的方式来进行是一个良好的选择。在社会发展的新时期，电子档案的发展非常的迅速，其利用率也非常之高。

（二）便于管理

电子档案的建立为档案的管理工作带来了极大的便利。电子档案具备较高的灵活性，能够根据具体的需要对原有的信息进行更改或者完善，相比于传统的档案管理方式，电子档案具有巨大的发展优势，能够减少记录信息时的人力、物力以及财力。现代信息技术的发展具有许多优点，电子档案所具备的优势也是得益于先进的现代信息技术。事业单位需要管理大量的档案，为了减少其中的失误，将管理工作做得更好，选择电子档案的管理方式是非常有必要的。

（三）存在安全隐患

电子档案的发展得益于现代信息技术的进步，它来源于现代技术，也必定会受到现代技术的不良影响。电子档案优点众多，但是在使用的过程中也会出现许多弊端。比如在文件保存的过程中，如果有人出于不良目的而任意更改其中的内容，就难以被辨别出来，造成不必要的损失。此外，病毒的干扰也是电子档案在发展中所容易遇到的问题，病毒容易导致电子档案内容的消失，对电子档案的管理造成不良影响。安全隐患的存在仍然是现今事业单位档案管理中存在的问题之一。[1]

二、电子档案在事业单位档案中的重要作用

（一）提高管理效率

电子档案的管理方式充分利用了现代先进的信息技术，相比于传统的档案管理方式，档案管理的电子化能够节约人力、物力与财力。通过利用计算机，完成对信息以及各种资料的录入工作，能够减少工作量，并且达到高效的工作效果。对于信息的修改，也能够做到方便而不留痕迹。在事业单位档案管理中，电子档案的运用已经是大势所趋，这种管理方式高效便捷，也是今后档案管理方式的不二选择。

（二）提高管理质量

在事业单位的档案管理中，专业的工作人员通过对档案信息进行准确的录入，能够提高档案管理的质量。相比于以手写为主的传统档案录入方式，电子档案具有清晰大方的优点，能够随时随刻实现对信息的修改与完善。电子档案能够促进工作人员工作质量的提高，养成良好的工作习惯，在意识到电子档案优势的前提下不断完善自身的工作，做好事业单位档案的管理工作。

（三）有利于事业单位的健康发展

档案管理是事业单位必须要做好的工作之一，事业单位的健康发展离不开档案管理的高效化与科学化。电子档案的利用不仅降低了工作人员的工作难度，而且促进了工作效率的提高。在事业单位需要运用到相关档案时，通过电子档案就能够做到高效便捷，提高事业单位的运行效率，不断改进其在发展中的不足部分。利用现代信息技术，能够促进整个事业单位工作效率的提高，让员工形成效率与质量优先的工作态度。从长远来讲，电子档案的运用能够促进事业单位的长远健康发展。[2]

三、更好地发挥电子档案作用的措施

（一）提高工作人员的素质

事业单位的档案管理工作必须有由专门的工作人员负责，才有利于后期的查询、更改等工作的正常高效进行。因此，工作人员的素质必须达到相关要求，不仅要具备过硬的理论知识，而且还需要根据档案内容以及性质的特点，进行合理的规划，做到整齐划一，增加档案的视觉性效果，便于人们查阅相关信息。

（二）增加安全性

电子档案极易受到病毒的侵袭，因此，为了解决这个问题，在事业单位档案的管理工作中就必须解决技术上的问题，增加电子档案的安全性。此外，由于计算机功能的强大，生成一份一模一样的电子档案也已经成为可能，这就不利于电子档案安全性的保持。为了解决这个问题，不但要做好对电子档案的备份工作，而且还要利用高科技手段，对档案进行安全程序的设立，避免电子档案出现不必要的安全隐患。在事业单位档案的安全性保护方面，档案室应该承担此项责任，为了今后单位的需要，要将最原始的档案进行备份与处理，便于今后对此进行有效的利用。

（三）加强监督

事业单位的档案管理工作也需要进行监督，才能够防止不良现象的产生。为了增加电子档案的安全性，任何需要对档案进行修改的行为都应该得到证实，在得到准许之后才能够进行档案的修改工作，要防止修改工作的随意性，对此进行一定的控制与监督，有利于事业单位档案管理工作的合理化与有序化。

参考文献：

[1]丁亚楠.电子档案在事业单位档案中的重要作用[J].办公室业务,2015(14):94.

[2]王丽梅.谈电子档案在事业单位档案中的重要作用[J].黑龙江史志,2014(05):101.

作者：付巍 单位：白城市洮北区民政局