强化管理创新服务做好医院干部人事档案工作

[摘 要]由于医院人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是干部个人自身成长历史的真实记载，为医院合理分配使用人力资源提供了可靠的信息参考。随着我国医疗卫生体制改革的不断深入，人事档案出现了许多新情况，新问题。人事档案工作面临了不少新的挑战，档案工作如何与时俱进，加快发展，更好地为医院人事工作服务，笔者结合几年来档案管理的实践，就医院人事档案的管理工作谈谈几点体会。

[关键词]医院；人事档案；管理

医院干部人事档案工作是干部工作的重要组成部分，是组织人事工作的基础，事关干部职工的切身利益，事关医院改革与发展的大局。我院现为三级乙等医院，共管理人事档案2122卷，其中在职干部人事档案1543卷。近年来，我院对干部人事档案工作高度重视，加强管理，创新服务，提高了干部人事档案管理水平，实现了更好地为医院中心工作服务的目标。

一、加强领导，夯实干部人事档案工作基础

认真分析当前工作形势，结合医院实际，坚持“三抓三到位”，为干部人事档案工作奠定了坚实的基础。

一是抓关键，领导重视到位。医院对干部人事档案工作高度重视，成立了院长挂帅的档案管理领导小组，院领导经常听取档案管理工作情况汇报，深入库房督促检查档案管理制度的落实情况，在人力、物力、财力等方面，对档案工作实行“三个优先”：即在办公用房紧张的情况下，优先安排档案室；在办公经费紧张的情况下，优先购置档案用品；在人员紧张的情况下，优先安排专职档案管理人员。

二是抓规范，基础工作到位。完善基础设施是开展好医院档案管理工作的有力保障。医院专门腾出四间办公用房，实现了档案室库房、微机室、阅档室、办公室“四室”分开，并投资五万多元购置了“三铁”、空调、温湿度计、消毒柜、加湿器、计算机、扫描仪、复印机、打印机，新上了密集架、新型档案盒，还安装了防盗门窗、火灾警报器、灭火器等消防装置，确保“六防”措施落到实处。

三是抓素质，队伍建设到位。随着干部人事制度改革的不断深化，干部人事档案管理出现了新情况、新问题，对档案管理人员的综合素质提出了新要求。面对新形势，医院采取先配后调和以老带新的方法，选调了一批政治素质高、保密意识和服务意识强、业务较熟悉的同志，从事干部人事档案管理工作。同时，认真抓好教育培训，积极组织有关人员参加档案工作学习及业务培训。从整体上提高了档案管理队伍的综合素质，促进了干部人事档案管理工作上档次、上水平。

二、强化措施，推进干部人事档案管理规范化建设

干部人事档案是记录干部个人经历、活动、表现的有力载体，为确保其原始客观、真实有效，医院从抓制度、抓规范入手，严把三关，保证了档案工作有序开展和科学管理，使干部人事档案步入规范化轨道。

一是严把收集鉴别关。坚持定期收集和日常催收相结合，对年度考核、专业技术任职、奖励等形成时间相对固定的材料，做到事前安排、事中指导、事后催要，定期集中收集；对新形成的档案材料，坚持随形成、随办结、随归档，确保各类档案材料即时归档、随时整理，进一步健全了干部人事档案材料收集的长效机制。为确保干部档案精炼、翔实，对收集到的每份材料都一一进行仔细鉴别，对不该归档的坚决退回，不符合要求的一律拒收，对缺漏的及时催交。

二是严把审查核实关。档案内容的真实准确是干部人事档案的生命和价值所在。为确保干部人事档案信息准确，医院建立了一套严格的审核制度，对不符合政策规定的学历、出生时间、参加工作时间等，依照有关规定给予重新认定；对符合标准的，填写验收卡，经审核人签字后入库，切实做到干部档案内容完整、分类准确、目录工整、查阅方便。

三是严把规范管理关。医院坚持以制度管人，以制度管档案，将安全保密、查阅借阅、档案转递等八项制度全部上墙，建立了《查（借）阅干部档案登记簿》、《档案转递登记簿》、《档案材料销毁登记簿》、《接收档案登记簿》、《收、发档案材料登记簿》等台帐。为严肃纪律，医院实行“五不查”、“三不转”制度，即：无《干部档案查阅审批表》不准查、非正式党员不准查，本人不准查，未经批准不准查，涉及亲属不准查；个人带档不转，没有调函不转，接收单位不明不转。这些制度实施以来，有效地规范了档案查借转递工作，没有发生一起泄密、涂改和丢失档案的事件。

三、创新服务，实现干部人事档案利用效能化

加强干部人事档案管理的目的，是为了充分利用干部人事档案。为此，医院进一步创新服务手段，拓宽服务领域，通过强化服务来促进信息资源的开发，使干部人事档案更好地为干部工作服务，为医院改革与发展服务。

一是实行信息式服务。为了更好地发挥计算机信息技术在干部人事档案管理工作中的作用，医院安装使用《干部人事档案管理系统》软件，建立和完善了干部人事档案数据库，并及时做好更新维护工作，动态化管理干部人事档案信息，可以准确快捷地进行打印或浏览，为干部选拔任用等工作提供了便捷服务。

二是实行咨询式服务。一方面建立干部业绩档案，及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况收入档案，为后备干部、中层干部任职前资格审查提供了重要信息。另一方面建立干部能力档案，重点收集个人文化程度、专业技术水平、继续教育情况以及参加各种资格考试等资料，确保真实、准确、完整、立体地反映干部的情况，为医院选好用好干部提供了重要依据。

三是实行开放式服务。当前，干部档案的利用范围进一步延伸，特别在办理职工出国进修、工作调动、购房贷款、财产继承、离退休和养老保险统筹等手续时，都需要本单位出具证明，医院在严格执行保密制度的前提下，热情为干部提供相关服务，使干部人事档案发挥了更大作用。

医院的人事档案管理作为人才开发的重要资源在医院发展中所处的基础性和关键性地位不容忽视，要做到科学化、规范化管理，只有坚持与时俱时，不断创新，才能适应新形势的需要，才能使得人事档案管理工作更加切实有效。