关于灌区工程档案管理的思考

[摘 要]目前我国各灌区都加大了节水改造的步伐，一些项目不断的进行建设，在灌区工程施工过程中，需要做好工程项目档案的收集工作，收集好各个环节的资料，特别是加强重点项目原始资料的收集工作，从而为灌区建设及持续发展提供系统完整的档案资料。本文分析了灌区工程档案管理中人员与设备的配备，并进一步对加强灌区档案管理的具体建议进行了阐述。

[关键词]灌区；工程项目；档案管理；建议

近年来，灌区工程建设项目较多，在工程建设过程中，会产生各种文字、图表、声像等不同形式和载体的信息资料，所以需要及时记录下来，并对这些材料进行整理立卷，为了更好的确保施工过程中对这些资料的收集工作，则需要确保收集工作与工程建设实现同步，确保工程档案的管理工作贯穿于整个项目的全过程。这样可以有效的保证档案的完整性、准确性和系统性，案卷的质量也能够得到保证。这对于以后档案的开发利用及灌区的可持续发展都将起到积极的意义，能够更好的为灌区以后工程建设提供更为准确的信息资源。

一、灌区工程档案管理中人员和设备的配备

（一）需要配备高素质的档案管理人员

在大多数灌区的工作人员都是水利技术人员，而灌区档案管理人员也多数是在这些人员中抽调的，这就导致长期以来灌区的档案管理人员具有较强的一线施工经验，但对于档案管理工作，由于缺乏系统的学习和培训，所以对于档案管理工作还有许多欠缺的地方，缺乏对灌区工程档案管理工作的正确认识，觉得只是简单把资料收集整理下就可以，对管理工作缺乏认真性和责任感，更没有创新精神。目前我国处于社会快速发展的新时期，工程档案管理与工程质量其重要性处于同一水平位置上，任何一个环节档案材料的缺失都是对工程质量不负责任的表现。所在灌区需要加强档案管理工作，做好档案的收集和整理工作，加强档案的开发和利用。这就需要在进行档案管理人员配置时要选择专业的人员，而且还要加强对人员的培训，能够严格履行档案保密性的原则，遵守档案管理职业道德，熟练掌握档案管理的专业理论知识，明确各项工程中的归档要求，从而加快灌区档案管理水平的提升。

（二）档案室的配备

档案管理工作还需要有一个良好的保存环境，即配备一个科学、合理，能够满足档案各项防护工作的档案室。因为在档案管理工作中，不管前期收集和整理工作多么完整和合理，但都离不开后期的管理和保养工作。工程档案资料许多都是纸质性质的档案，这类档案对保存环境具有较高的要求，否则在一定时期内，这部分纸质档案则会发生霉变和虫蛀的情况，这时档案则无法满足查看的需要，无法进行开发和利用，所以在进行工程档案管理工作中，需要加强档案室的建设和管理工作，配置合格的各项管理器材，而且在保管过程中，利用拷贝、扫描和复印等功能，确保档案资料能够满足各项归档的要求，在新形势下，进行档案室建设管理工作中，确保其能够满足各项防护工作的需要。

二、加强灌区档案管理的具体建议

（一）强化灌区档案工作的组织领导

随着形势的发展和上级领导机关对档案工作的要求也越来越高，我们更加清醒地认识到加强档案管理工作对新形势下提高灌区工作管理水平的重要性。所以灌区领导应本着对历史负责、对后人负责、对法律负责的态度做好档案管理工作。根据灌区管理的特点，把档案工作纳入全年工作计划，做到年初与灌区管理工作一起研究、一起布置、一起安排。为把档案工作落到实处，根据档案管理要求，分管领导经常检查档案工作，当档案室遇到工作困难时，能够及时加以解决.

（二）进一步加大档案安全保管力度

档案工作安全保管工作重中之重是顺利开展档案管理工作的基础。我们的档案库房在达到防虫、防鼠、防潮、防尘、防盗、防强光、防高温八防要求的基础上，又更新了更加先进的防盗设备，安装了红外监控设施，确保了档案库房的绝对安全。增强档案利用的安全意识，正确处理好档案安全保管和方便利用的关系，既保证档案不丢失、不损坏，又保证了档案信息不失密、不泄密。档案工作人员能够严格执行档案安全保管制度、保密制度，坚持纠正和制止个别人员不遵守保密制度的现象，加强管理，确保了档案安全。

（三）加快推进档案电子化管理的进程。

随着信息技术的发展，档案管理电子化是档案管理工作发展的重要方向。灌区应加大对档案管理工作中软、硬件设施的投入，加强计算机技术人才的培养，积极借鉴相关部门的成功经验，

（四）加强档案管理和利用的规范化

为了把档案工作落到实处，需要将档案负责人的职责纳入经济责任制考核范围之内，进一步完善了档案的接收、整理、修改补充、保管、借阅、统计、保密、鉴定、销毁制度，制定了“三同步、四参加”制度，并在有关领导的负责下贯彻落实。同时建立健全档案管理制度，制定一些切实可行的管理规定，进一步规范了档案管理工作。在搞好管理的同时，积极开发利用档案资源，在严格手续的前提下，即外来人员来我处查阅档案，必须持有单位介绍信、本人身份证、工作证，为水利、房产，建筑设计等单位提供查阅档案的服务，为灌区管理工作提供高效优质服务。在抓好档案管理的同时，我们还要不断加强档案资源的开发和利用，利用现有资料，为水利部门专业人士进行相关书籍的编写提供参考依据，从而实现档案资源的有效利用。

三、结束语

在当前社会快速发展的新形势下，灌区档案管理工作更加及时解放思想，与时俱进。针对本灌区的实际情况，加大对灌区工程档案管理的力度，在档案管理工作中不断发挥管理人员的聪明才智，加快档案管理工作的创新，加快档案信息化的建设进程，有效的提高档案利用的效率，使档案资源充分发挥出自身的优势，从而使档案工作更好为灌区的发展提供良好的服务。

参考文献：

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