企业合同档案管理之浅见

摘要：企业合同管理是档案管理工作的一部分，随着企业的发展加快，与其他档案的相比，它也是一种特殊的档案。公司合同越来越多，要强化合同档案的管理，收集完整，利用方便。笔者根据公司档案管理办法的基本要求。结合多年档案工作的切身体会，企业合同管理迫在眉睫，对如何做好合同档案的收集、整理、组卷谈一些看法。

关键词：合同档案 收集 整理 组卷

档案工作包括档案的收集、整理、组卷、利用等工作，合同档案是档案工作的一部分，做好合同档案的收集工作，是合同档案的起点和基础。

合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。是与其他法律关系主体之间设立、变更、终止、民事权利关系的局面文件，包括合同书、信件和数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）等可以有形的表现所载内容形式。合同管理是对企业各类草拟、修改、签订、履行、变更和解除、合同纠纷解决以及合同归档的基础管理，合同管理也是企业管理的一个组成部分。

笔者针对一些问题，在实际工作中就如何做好合同档案的收集、整理、利用谈点一些看法。

1.合同档案的收集

合同的收集质量的好坏直接影响到合同档案工作的质量。企业对合同的签订是统一管理，制订了《合同管理办法》。相关职能部门进行了专题讨论，并对招标项目合同承办部门、货物验收和票据结算、以及部门在合同管理、履行的过程中职责分工等问题作了进一步明确，对合同签订程序进行有序的结合，对合同立项、谈判、起草、签订、履行、变更、解除等全过程管理记录，统一管理。如杭州市钱塘江引水入城、城市地下管道的建设工程等合同，由于工程规模大，时间跨度长，这对招标项目合同管理中出现的合同签订、履行等问题，采取实时跟踪，避免“先改造后补签”情况，先斩后奏，造成了一系列的合同混乱，对签订的合同，及时收集，保证了合同管理的安全、完整、齐全。

企业合同收集的种类有企业买卖合同；财务审计部借款合同；后勤保障部租赁合同；工程建设中心的建设工程合同；科技管理部的技术合同；企业法人委托合同；企业员工的行纪合同等。到2013年底止，公司共签订合同7174份。

2.合同档案的整理

收集是档案工作的基础，整理是档案工作的升华，档案科学的管理基础在于档案整理的科学性，整理的混乱必然导致管理的混乱和利用的困难。而要科学的整理立卷，科学的整理，关键要选择适当的整理方法。根据国家档案局版发的《电子文件的归档办法》要求。在整理合同的过程中，以方便利用者为最终目的，真正发挥合同档案的作用。笔者结合公司合同档案实际情况与特殊性的要求，对合同档案采用按件整理的方式，整理遵循保持文件历史有机联系，更加体现整理的合理性，对利用者的满意度起到积极的作用。合同档案具有较高的潜在经济价值。

2.1合同档案按照年度分类法

废弃立卷，以件当家。就是以每份合同文件作为一个独立的实体，进行鉴定、归档、利用等、一个年度内按月份一个流水号。以件的形式来完成合同档案的分类。保持了每份合同的完整性。合同按件进行保角。保角采取环保材料胶水，在保角的正面，编号归档号-年度-月份-流水号，在保管方式上将合同按顺序装入档案盒，这种归档方式不仅减轻了档案工作的强度，提高了工作效率，有利于保持合同原貌和合同补充归档。

2.2编制合同档案目录

笔者认为编制档案目录是档案管理中的一种检索工具，在当今是电子信息飞速发展的时代，同时为了保持纸质档案的安全完整。

2.3填写备考表

备考表是对本盒档案材料缺损、修改、补充、移出、变更等情况进行说明，对案卷的完整与完善的体现，在备考表中给予注明。

3.合同档案的利用

档案利用工作是档案工作最终的评判，是对档案管理工作的提升。笔者认为对利用者所需给予一个全新的认识，便于快速省时地提供服务，当利用者提供模糊信息的时候，就使用档案管理信息化的软件，快速准确地提供，最短的时间里，满足利用者的要求，真正提高合同档案利用效率，使利用者模糊查询而来，清晰查找到而满意归，真正发挥其作用。

综上所述，笔者认为合同档案工作也是档案管理工作的一个部分，随着企业发展的脚步加快，合同档案管理也迈上了新的台阶，企业“OA”系统各类数据，能使文件快速查询和电子档案的物理归档，但始终无法替代原始档案，所以原始的纸质档案资料的整理、归档仍需放在首位。以上几点是笔者对合同档案管理中的一些体会，只有在不断的探索中汲取经验教训，积累知识，为企业做出一份微薄之力。

参考文献：

[1]《中华人民共和国合同法》

[2]《中华人民共和国民法通则》