浅谈高校档案管理

【摘 要】随着信息数字化日趋成熟和高等学校各项事业的深入开展，作为高校改革的重要的阵地之一，高校档案管理也必须勇于面对现状，找出自身存在的问题，采取适应时代要求的发展对策，高校档案管理创新应当向数字化发展，高校档案管理现代化是时代的需求。

【关键词】高校档案 档案管理创新 档案管理数字化

一、高校档案管理现状

纵观近几年高等教育发展情况， 2011年相较于2010年，高校（含普通高校和成人高校）数量增加了几十所，学生总规模增加了一百万左右，高校教职工人数增加了十万；而2010年相比于2009年，高校（含普通高校和成人高校）数量增加了三百多所，学生总规模增加了近两百万，高校教职工人数也是以万为单位递增；连续三年，高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势。

具体地看，全国高校档案管理现状还存在着以下几个方面的特点：

第一，工作量大：由于高校的独特环境，每年都有大量学生、教职员工的档案数据变动，录入或者迁出，全国每年变动的各类档案都是以千万计，加上就业、继续深造等各种情况，档案的变化呈现数量大、变动频繁、跨区域调度等特点，加上其他档案的维护、保存，都需要消耗巨大的人力物力。

第二，电子信息化程度有待提高：信息技术是高效的信息处理手段，但是目前在档案管理过程中还没有完全发挥其优势。高校档案主要还是以纸质档案作为保存媒介，电子信息管理只是起到检索、交换、备份等辅助功能。电子化档案的推广仍处于起步阶段，管理工作人员对自动化软件的选择和使用还未能充分发挥计算机和计算机网络在档案管理中的作用。

第三，档案管理操作的标准化程度不高：由于各个高校结合自身具体情况所设定的制度、规范存在差异，导致各高校之间对于档案管理操作的步调不够一致，甚至存在极少数相互抵触的情况，这就为档案管理工作的效率带来了障碍。

第四，远距离传递频繁：由于学生入学、转学、毕业以及就业等情况每年都会发生，学生的流动性强，所以档案也经常需要远距离传递，跨省市、跨地区甚至跨国调用都是时常出现的情况。

二、高校档案管理工作存在的问题

（一）对档案管理的重要性认识不够

许多档案资料处于长期堆放的状态，没有及时整理归档，更谈不上利用。由于档案的专业性各异，档案管理人员可能不了解专业和技术知识、工作程序，缺乏档案管理的实践能力，使档案的收集、整理和归档不及时、规范。

（二）档案管理制度遵守情况较差

目前，大部分学校根据《档案法》完善了档案管理制度，但是由于领导对档案管理工作不重视，领导和监察力度不够，致使档案管理人员及师生员工对档案管理制度的遵守情况较差。例如在收集档案的过程中，制度形同虚设，交不交都行，档案管理人员也不去催促。在档案归档的过程中，许多档案没有及时归档，部分档案仍分散在基层单位管理，不符合事毕立卷的要求，致使最终有些档案损坏或遗失。

（三）档案利用率低

由于对档案的利用价值认识不够，大多数人不去查找自己所需的资料。由于部分档案管理人员思想观念落后及受过时的档案规章制度的制约，档案利用者往往需要办理许多手续才能借阅所需的档案，有时甚至无法满足利用者的需求，工作效率很低，降低了档案的利用率。

（四）相关法律法规不健全

迄今为止，国家对大学生管理出台了多个文件，但是没有专门针对大学生档案管理工作的法规。因此，大学生档案管理体制呈现出多样化。但不管实行哪种管理方式，因为没有具体的考核标准，都不愿意投入大量的人力、财力等进行专项管理，使得大学生档案管理杂乱无章。

（五）档案管理技术和手段落后。

传统的档案管理内容比较简单，全部为纸质档案，以手工服务为主要手段进行档案管理。近年来，学校招生规模不断扩大，各项事业快速发展，档案管理的内容越来越多。随着计算机技术和通信技术的推广应用，学校档案管理也配备了计算机和档案管理软件，这为档案管理现代化工作提供了硬件设施。

三、加强高校档案管理工作的对策

档案管理是高校正常运行的前提和基础工作，因此，应加大高校档案管理力度，最大限度地提高档案的利用率，为高校发展服务。

（一）树立科学发展观理念，提高对档案管理的认识。

高校档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，正确认识档案的重要性是提高档案管理水平的关键和保证。因此，要以人为本，贯彻科学发展观，用科学技术的最新成果武装档案工作，其核心就是重视档案的建设与管理。

（二）严格执行档案管理制度。

虽然大多数学校制定了档案管理制度，但是执行情况不佳。要想改进档案管理制度的执行情况，一方面，应该通过教育、培训、考试等方式加强档案管理人员的法律意识、责任意识、规范意识，建设一支知法、懂法、守法的高素质的档案管理人才队伍，在工作中坚持照章办事，努力做到坚持原则不动摇，执行标准不走样，履行程序不变通，遵守纪律不放松，另一方面，领导应该高度重视各项制度的执行情况，定期检查，考核指标量化，赏罚分明，这样才能保证各项制度的有效执行，保证档案管理工作规范高效地进行。

（三）加快档案管理的信息化建设，从纸质档案到无纸档案库的过渡。

对高校来说，档案具有重要的作用，必须妥善保管，以便进行查找与使用。传统的人工处理方式非常麻烦、繁琐，而且使档案库存不断增大，占据了大量空间，浪费了大量的人力物力。

（四）加强大学生档案管理队伍建设，提高其业务能力。

档案管理工作涉及许多相关学科知识，如历史学、行为学、公共关系学等，是综合性的学科，涉及的知识面较广，对档案管理人员的素质要求较高。高素质的专业人才是提高档案管理工作水平的基础与前提，档案馆应该通过引进人才和培养现有管理人员两种方式优化档案管理队伍。

总之，档案管理是学校的重要基础性工作，对学校的健康发展起着重要的作用。同时档案管理是一项复杂的系统工程，只有引进新的工作思路，与时俱进、改革创新，扎实推进新时期学校档案工作，才能全面提升学校档案服务学校和社会的能力和水平，开创高等学校档案管理、服务与建设的新局面，更好地服务学校的中心工作，不断促进学校档案工作的科学发展。