会展策划:小小展台看世界

四那年，在经历了无数次面试后，我最终进入了一家中外合资展览公司，成为了市场部策划助理。于是，一个“乳臭未干”的黄毛丫头，开始了她的策展生涯。

对于我们策展人来说，策划展会时要有新意、有创意，和别的同类展会不一样，这样才能在行业树立展会标杆。因此在策划展会时，一定要对该产业内的现有展会情况有所了解，才能进一步找准自己的方向，实现双赢。

为了丰富自己的经验，我观摩学习了许多相关展会。 俗话说：“知己知彼，百战不殆。”只有知道同类展会的优缺点，才能了解项目的竞争性。让我印象最深的是中国工博会中的机器人展。展会现场被布置得像一个五万平方米的“机器人奥运会”。在展厅里，你可以和机器人下象棋，还可以看机器人打扫卫生，配合着这些新奇的机器人，策展人还布置了很多高科技的展台……每个展台前，都聚集了众多观众，大家排着长长的队伍，只为目睹这些神奇的瞬间，或者和机器人做些小小的互动。

看着这一幕，我陷入了沉思。会展，看似简简单单的两个字，可背后蕴藏的是什么？开启几万平米的展会，邀请到成千上万的观众以及展商，把展会的知名度打得响当当，有序管理这么大场面的秩序、安全，让一个展会顺利、圆满……这一切都源于策展人的全面准备。

对于策展人来说，除了看展，最重要的“篇章”还是策划。我所在的市场部负责的是会展宣传方面的策划工作。虽然这只是展会的一部分，却是展会前期的重中之重，因为如果一个展会或者参展商品牌的名声未打响，就无法在业界立足。

要打响展会名声，除了在各种媒体上和我们展会有关的横幅广告和软文外，最重要的步骤就是要找到适量的观众。展会观众分为有效观众和无效观众。针对两者的宣传方式也有区别：对于专业观众，我们必须每天在网站、报纸、相关展会材料中搜集资料，再有针对性地进行联系。而对于无效观众，就需要运用铺天盖地的宣传活动，包括微信、微博上的宣传。

无效观众的作用是增加展会人气，活跃展会气氛，但展会是否成功还是取决于有效观众。那么怎样才能让活动既新颖有趣，又能吸引到更多有效观众关注并实地参观展会呢？为了解决这些问题，我绞尽脑汁，连续三天都没有好好睡觉：怎样的活动方式既可以不超出预算，又可以让观众有兴趣来参与？怎样的后台操作既能让我们核对方便，又节省时间？

策划时正值11月末，马上就要过感恩节了，作为子女，我们要感恩父母；作为学生，我们要感恩老师；作为一名策展人，我们要感恩的就是广大的会展观众。我忽然灵机一动：那么，在感恩节将来临的时候适时回报一下观众，给他们送去感恩祝福和礼物怎么样？我将活动的灵感转为策划案，并在策划的第一页写上活动名称――“感恩观众节”。

我们从上百名观众中抽选出50名幸运观众，然后为每人量身定制了祝福信。但这封信也不是轻松就可以收到，只有真正参加展会的观众获取了属于自己的解密密码，然后在相关网站中输入自己的解密密码，才会最终收到这封充满纪念价值的信以及一份精心准备的礼物。

过了一个星期，展会正式开始，看着因为这封信来参加活动的观众打开专属信件时激动的眼神，朗读信件时感动的语气，拿到礼物时得意的神情，我们心满意足。过后几天，我们陆陆续续收到展商的回馈信，一段段褒奖之言，使我觉得再多的辛劳都是值得的。虽然，这只是普普通通的小活动，但通过这样一个活动，让观众记住你、信任你，为展商带去盈利和业务，就是我们策展人最大的满足。

当前期准备、策划、招商都已准备就绪，就要进入展会布置的阶段。如果你在现场看到顶着黑眼圈火急火燎穿梭在展馆的人，那他们多半是和我一样的策展人。

展会前期，每个参展商都会提前规划好自己的筹展工作和时间计划，但由于参展商众多，还是会造成混乱，为了确保现场秩序以及筹展工程进度不受影响，我们的工作人员每天从早到晚都会穿梭在展会各处，并对其进行严密把控。可是把控得再严格，也免不了出现一些细小的失误。去年的某场会展，我们负责的一个参展商因为没有找到指定的会展3号口，直接安排运载大量装备的大卡车从离他们最近的5号口强行进入会场。结果车还没开到门口，就被场馆保安拦了下来。保安不让通行，货车更没法掉头换路，两方“僵持”着，严重影响了会展筹备进程。我知道情况后，一边赶往现场，一边立马找场馆经理沟通，这才顺利地让保安“放行”，避免了货车再次绕路，耽误开展时间。这次事件之后，我们吸取了会展布置准备不足的经验教训，在之后的每次布展阶段，都在会场外布置正确入口的指示标识，并在路口安排工作人员指引，类似的“尴尬”情况再也没有出现。

在展馆中，更多时候我们是以“问题解决者”的身份存在着，这些问题虽然繁琐，但看到问题被解决的瞬间，我们安心地舒一口气时，才发觉其实成就感就“藏”在这些琐碎的细节中。也许在观众或者展商看来，这些细节无关痛痒，而在我们眼中，正是这些问题的妥善解决才能成就一个完美的展会现场。

展会忙碌的空隙，我不由想起了几年前，四个女生在寝室里叽叽喳喳地说着自己未来理想中的样子。那时的我，知道未来的自己将踏上会展工作的道路，但我没有想到的是，我当时随口说的一句话居然真的成为了现实：机器人展、机械展、旅游展……我为各种展会服务，为他们贡献自己的智慧，而我也在这个过程中，从不同类型的展会中开阔了自己的视野。从这一方小小的展台，我望见了会展的未来，也感受着多样的世界。