浅析固定资产投资项目档案的管理

［摘 要］ 固定资产投资项目档案涉及范围广、系统性强，包括固定资产投资项目建设全过程中形成各种形式的文件材料。这就决定了固定资产投资档案管理是一项专业性很强,涉及多部门、多环节的系统工程。因此，为确保固定资产投资项目档案的价值能够体现，实现项目档案的完整、系统、安全、有效，必须做好固定资产投资项目档案管理工作。

［关键词］ 固定资产； 档案管理； 问题； 策略

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 13. 047

［中图分类号］ G271 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）13- 0079- 03

近年来，我国建设事业获得高速发展，固定资产投资项目（以下简称项目）的管理也日益受到更多的关注。从 ２００５ 年开始，国资委已将项目完成情况列入对央企的考核指标当中。西北机电工程研究所作为国防科研单位，为了做好科研保障工作，自２００５年以来，加大了国防科研基本建设项目投资力度及建设规模。项目档案既是项目建设的真实历史记录，也是项目建设和竣工验收的前提和保证。同时也是提升企业核心竞争力和整体装备研制技术水平，完成各种型号产品研制生产任务的重要保障。为使项目档案工作与项目建设真正同步进行，做好项目档案管理，实现项目档案的完整、系统、安全、有效是十分必要的。加强项目档案管理，保护信息资源，已成为全国各行各业当前及今后一项长期的重点工作。

１ 项目管理的重要性

项目档案是对整个项目建设过程的真实记录，它真实地记录了项目从立项、 设计、监理、施工到竣工验收的整个过程，其本质属性是原始记录性，任何人无法篡改它的原始状况；是项目建设的前提，是工程质量评估的依据，是项目竣工验收的保证；也是今后工程改造、维护的不可替代的权威佐证；是企业维权最有力的证据。因此，加强项目管理具有十分重大的意义。为了加强项目档案管理工作，确保项目档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，从１９９７年开始，国家颁布了一些关于加强项目档案管理的文件，加强项目档案管理已成为档案工作的一个重点。通过加强项目档案管理工作，提高建设单位对项目档案管理的思想认识，促使建设单位规范基本建设和设备仪器档案工作，为今后工程的新建、 改建和扩建，设备的运行、改造、维护等提供信息查考和维权佐证。

２ 国家对项目档案工作的要求

（１） 依法建立健全项目档案。国家有关通知指出，所有建设项目都要按照《中华人民共和国档案法》的有关规定，建立健全项目档案。档案管理单位和人员要依法行事，严格履行职责。要严格按照规定收集项目建设的各个环节的资料，然后整理归类，最后归档。

（２） 提高对项目档案管理重要性的认识。项目档案是工程质量评价的主要依据，是项目竣工验收的保证，地位非常重要，各级档案部门要高度重视，加强项目档案管理工作。采取有效措施，确保项目档案的完整、准确、系统和有效。

（３） 对项目档案管理进行考核监督。国家档案局明确规定，项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经档案验收或者验收不合格的，不得进行或者通过项目竣工验收。加强固定资产投资项目档案管理，应与项目建设工作同步进行。因此，项目建设单位应当将项目档案工作纳入管理程序，实行领导责任制和相关人员岗位责任制，并进行考核监督。

３ 项目档案管理工作的特点

（１） 收集过程复杂。首先，一个项目有许多的参建单位， 他们会各自产生大量与这项活动有关的文件材料，要将这些分散的项目文件材料收集起来很难；其次，建设项目一般耗时很长，收集文件材料的时间比建设过程时间更长； 三是收集人员变动大，而且人员业务水平不一，导致在材料收集范围上、重要程度上参差不齐。

（２） 整理标准多样。由于参建单位很多，既有同系统的又有外系统的。同系统的单位整理标准一般还是相同的，但是不同系统的单位收集和整理材料的标准会不同，这样建设单位会发现他们从各单位收集到的材料标准不一，给项目档案管理工作带来很多麻烦。

（３） 参与部门众多。每一个项目不仅参建单位多，而且就一个参建单位而言，它的内部参与部门也很多，而每个部门的职能各不相同，这就会产生大量与项目相关的文件材料。

（４） 整理难度大。首先，由于参建部门多，关系庞杂，人员变动大，专业种类多，资料很分散，造成积累和收集工作难以控制。其次，由于项目建设周期性强，决定了项目必须按照建设进度要求的时间点完成规定的工作目标。因而档案工作也必须与项目建设同步进行，以避免脱节。第三，由于项目档案种类多、数量大、载体复杂，这就使得档案管理工作也十分复杂。只有将这些分散的、数量巨大的、复杂的文件材料系统整理、统一保管，才能保证项目档案完整、 准确、 系统和有效。

（５） 整理要求高。项目档案是项目建设的信息与智力资源，是工程质量评估的依据，是项目竣工验收的保证；也是今后工程改造、 维护的不可替代的权威佐证；是企业维权最有力的证据。所以项目档案管理部门对项目整理工作提出了较高的要求，项目档案工作的质量高低决定了项目档案是否能够达到完整、准确、系统和有效。

（６） 资料分布广。项目参建单位多，资料分布广，项目信息的载体多种多样，因此，做好项目档案工作需要各部门、各级人员、各方面的配合，以合作理念构建一个多方参与的项目档案管理体系，并成为全员配合的自觉行动。

４ 项目档案管理中现存的问题

（１） 项目档案管理未纳入项目工作程序。经调查研究发现，在管理过程中，常有些项目建设单位领导不重视档案管理工作。有的单位根本就没有建立项目档案管理制度，没有将档案工作纳入项目建设管理计划和工作程序，从而造成投资项目在启动阶段就开始出现项目档案缺失和不全的现象。有的单位虽建立了管理制度，但不够健全，缺乏完善的规章，相关规定指导性不强，可操作性不够等，依法管理的意识不强，执行力度不到位，随意性大，造成收集的档案系统性差，不完全。有的单位重视项目立项、轻视项目管理，对项目档案管理的程序控制不到位，导致档案部门无法及时对项目建设进度进行全程跟踪，收集最真实准确的记录，遇到验收，只好突击补全，使得项目档案管理工作严重脱节和滞后。有的单位制定的领导责任制没有落实到位，相对档案的数量来说，工作人员配备相对薄弱，使归档整理工作不能如期完成。有的单位项目档案管理工作人员待遇低，库房条件太差， 没有安保设施或者落后， 项目档案安全得不到保证。

（２） 资料收集不全。由于建设项目参建单位和部门众多，关系庞杂，资料分布广，归档制度又不完善，造成大量的项目文件材料收集不上来。再加上项目建设周期长，时间跨度大，人员变动大，业务水平不一，专业种类多，收集标准不一，往往造成各方之间文件材料接口很多，许多文件材料散失在外，收集不全。

（３） 整理不符合规范。国家相关文件对项目文件的收集、整理、归档、移交等都做了明确的规定，各行业也分别制定了适合自己行业的项目档案整理规范，但是在项目档案验收工作中，发现有的单位的项目档案整理完全不符合国家或行业的规定。有的将无效文件也归档，档案载体也不符合要求。

（４） 归档不及时。由于项目建设单位缺乏相应的项目档案管理制度，尤其是归档制度，造成一些文件材料没有及时归档。

５ 加强项目档案管理的策略

５．１ 更新观念，提高认识

长期以来，上至建设单位领导，下至全体员工，普遍对项目档案管理工作缺乏足够的重视。项目档案工作是一项涉及多方面的系统管理工作，要做好项目档案管理工作，需要领导重视、全员参与，各部门协作，这就需要全员提高认识，加强宣传工作，大力宣传项目档案工作各种规章制度，宣传项目档案的地位和作用。建设单位可以运用多种方式宣传，例如组织全体人员学习文件、举办培训班、评选管理先进人物、组织参观学习、举行各种研讨会等。通过宣传，提高领导和全体人员的重视，才能使项目档案工作在和谐中持续发展。

５．２ 建立健全项目档案管理制度

许多单位没有项目档案管理制度或制度不健全，要提升建设单位档案管理整体水平，除了提高全员认识水平外，还需要从制度建设上进一步加强，为项目档案管理创造一个良好的氛围和条件。

（１） 实行领导责任制和工作岗位责任制，职责明确，相互协调，充分发挥各级各部门的工作职能。

（２） 制定归档制度及考核机制。对项目档案工作的组织管理、在建项目档案工作的监督指导情况、档案验收完成情况等进行考核，运用激励措施来推动项目档案的管理工作。考核机制使项目科技人员和管理人员有了工作动力，增强了他们的工作责任感，想方设法去干好本职工作。

（３） 制定文件归档范围和整理标准。有了范围和标准，就可以为管理人员指明工作方向，减少失误，节约时间和精力，提高质量。

５．３ 将项目档案工作纳入合同管理

随着市场经济体制的逐步完善，合同管理成为一种非常重要的现代战略管理方式。把项目档案工作纳入合同管理，必然成为项目档案工作的迫切要求和发展趋势。为保证项目资料的齐全、系统、准确、完整，建设单位在与参建单位签订合同时，一定要在合同中列出有关项目档案管理的具体条款，对文件的收集、整理与归档、移交提出具体要求，明确责任，建设单位要用合同约束参建单位，使他们及时、系统地收集各项材料。

５．４ 项目档案工作与工程建设同步

在调查中发现，有的单位存在档案资料收集不全，档案内容缺项，归档滞后，无效文件归档，档案载体不符合要求，整理不规范等情况。其中一个重要的原因就是未做到项目档案工作与项目建设同步进行。项目建设周期长，时间跨度大，要做好项目档案管理工作，必须与工程建设同步：一是提出文件材料归档要求要与下达工程计划任务同步；二是文件材料形成情况与工程计划进度同步； 三是档案验收工作与项目竣工验收工作同步。档案工作与工程建设同步的实质是将项目档案工作纳入工程管理计划，避免脱节，实行节点控制，及时收集资料，不滞后。同时两者同步也有利于资料收集的完整和有效。

５．５ 提高项目档案管理人员业务水平

项目档案工作系统复杂，涉及部门也多，每一项工作都影响着项目档案的整体管理水平，而档案管理人员的水平决定了每一项工作的质量。长期以来，人们不够重视档案管理，不仅人员配备不够，其业务水平也参次不齐，难以满足管理工作的要求。项目档案工作想要提高整体质量，得到较大发展，就要注意提高管理人员的专业素质，对项目管理人员和项目档案人员进行业务知识培训，组织学习文件和参观。提高他们的待遇，开发他们的智力，挖掘他们的潜能，使他们能够积极主动地甚至创造性地进行管理。

５．６ 建立管理的网络体系

每一个建设项目都需要由多个部门密切配合才能完成。每个部门都会产生与项目相关的文件材料，造成资料多且分散，将这些文件材料系统收集，整理归档，集中保管起来，是一件非常困难麻烦的工作，但项目档案管理要求必须系统、完整、准确地收集资料，只有这样才能完整准确地反映出项目建设的整个过程，为项目竣工验收和建设单位在以后的工作中提供可靠的参考依据。因此，建立项目档案管理网络体系是十分必要的，不仅建设单位内部各部门应该相互配合，而且各参建单位也应该相互配合，相互支持，各司其职，各负其责。同时，在建设单位内部成立一个项目档案工作领导小组，全面管理这个网络，出面协调各部门和各单位的各项工作。这样，才能有效地保证整个项目档案工作顺利开展。

５．７ 开展项目档案专项验收工作

作为项目档案管理工作的重要环节，档案专项验收是项目竣工验收中最为重要的组成部分。加强项目档案专项验收工作是督促建设单位规范项目档案管理、控制项目档案管理质量的重要手段，对推进项目档案管理工作具有重要意义。档案管理过程中存在的问题使得认真贯彻落实项目档案验收工作十分必要和紧迫。

目前国家正逐步加强对项目档案工作的管理，规定在项目竣工验收前，必须进行项目档案的专项验收。国家和各行业都明文规定：“项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一。未经项目档案验收或者项目档案验收不合格的，不得进行或者通过项目竣工验收。”各行业也把项目档案验收工作作为考核单位领导的一项重要内容。这样就促进单位领导提高对项目档案工作的重视，逐渐将项目档案管理工作提高到战略地位，纳入到日常工作计划中，纳入到单位的发展规划中，对项目档案工作合理地配置各种工作资源。通过开展项目档案专项验收工作，促使建设单位规范项目档案工作，确保项目档案完整、 准确、系统和安全。

５．８ 积极扩大项目档案的利用范围

项目档案是为企业生产经营服务的。在实践中，管理人员要编制项目档案总目录、项目简介、归档范围、分类表；要对项目中的设备及基建项目进行拍照，制成Ｗｅｂ文件，形成目录与设备相对应的多媒体系统，使项目档案能充分发挥作用，为企业生产经营提供有效服务。

６ 结束语

固定资产投资项目档案管理质量高低决定了工程质量的高低，在项目建设过程中起着十分重要的作用。项目档案管理的目的是确保固定资产档案的价值能够完整、准确、系统地体现。但是项目档案管理工作是一个比较复杂的过程，涉及范围比较广，信息量巨大，系统性较强。这就要求档案工作者必须有高度的事业心和责任感，要耐心细致，要掌握一定的新技术和新方法，要有较高的专业技术能力。另外，随着社会的发展进步，在实际工作中，经常会出现各种各样的新问题、新情况。如何搞好这项工作，解决随时出现的问题，还需要我们在工作实践中不断地探索，不断地创新。总之，我们要坚持不懈地探索创新，寻找更加快捷有效的工作方式，将实现项目档案的有效利用作为永恒不变的工作目标。

主要参考文献

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