浅析信息系统对企业的影响及企业所采取的对策

摘 要:信息就是金钱,信息就是企业的生命。有效地利用信息系统能够为企业创造巨大的价值,信息系统对企业的发展将会产生深远的影响。然而,信息系统不是万能的。如果利用不当,将会使企业的投入血本无归,会加速企业的消亡。文章在分析信息系统的重要性和在企业中的应用的基础上,论述了信息系统对企业的影响,以及企业开发和引进信息系统所面临的挑战,由此企业应该采取的对策。

关键词:信息系统 企业 影响 对策

中图分类号:F270文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2010)04-249-02

信息系统可以定义为相互联结的部件的集合,它可以进行信息的收集、处理、存储和分发,以支持一个组织的决策制定和控制。除此以外,信息系统还可以帮助经理分析问题、看清复杂的问题和创造新产品。因此,从企业的视角看,信息系统就是为企业创造价值的工具。企业建立和维护信息系统,主要是期望能够获取更加丰厚的回报。本文接下来就是从企业的角度探讨和分析信息系统对企业的影响以及企业应采用的相应对策。

一、信息系统的重要性分析

在今天的商业世界里,我们经常会碰到一个词“信息技术”-IT,尤其是互联网的普遍应用,使人们对信息的获取变得更加容易。企业面对各种类型的信息,常常会感到困惑和迷茫,甚至作出错误的选择。信息过载和信息污染,迫使企业需要建立一个过滤系统,帮助选择正确的、有用的信息,信息系统因此应运而生。

1.建立信息系统是资本管理的需要。作为经理,你将会进行许多投资决策。如果作出明智的投资,你的业绩可能优于你的竞争者,否则就是浪费资金,信息系统将有助于你对资本进行有效的管理。在美国和许多工业化的国家中,信息技术的投资已在总企业投资中占据最大份额,有的甚至于超过50%。

2.信息系统是工商业企业活动的基础。在美国,超过2300万名经理和1.13亿工人每天依赖信息系统进行工作。在许多行业,没有信息系统的广泛应用,企业的存在和发展都是难以想象的。很明显,所有的电子商务如果没有大量的信息系统投资是不可能实现的,像Amazon、eBay、Google等这样的企业,或者是全球最大的网上大学-University of phoenix,简直就不可能存在。公司使用IT的能力与他们实现公司的战略和目标的能力正在形成相关关系。5年内一个公司想作什么常常取决于它的系统能作什么。

3.信息系统的应用可以有效地提高生产率。企业的生产率要得到提高,除了需要创新之外,信息系统的利用也是非常必要的。在美国,IT曾是生产率复苏的主要因素-。美国联邦储备银行的经济专家曾估计从1995年开始,IT对降低通货膨胀率的贡献为0.5%～1%。

4.信息系统的建立是企业走向世界的基本条件。企业要做强做大,必须要知己知彼。企业要获取更多的信息,要寻找更多的市场机会,信息系统的建立是必不可少的,它是企业对外沟通的一个有效的平台和窗口。让我们来看一下HP的proliant ML150服务器的市场路径。这个产品的想法是在新加坡成型并作出初步设计,在休斯敦的HP总部被批准,中国台湾的合作者成为机械工程设计师和原始制造商,最后组装服务器的活动放到了新加坡、中国、印度和澳大利亚。如果没有强大的国际信息和通信系统,这种方式是不可能实现的。

二、企业中信息系统的主要形式

企业可能会采用各种各样的信息系统,用于企业的方方面面。企业所处的行业不同,所用的系统显然不同。企业的信息系统从不同的维度可以划分为不同的类型,主要维度的系统有职能信息系统、层次信息系统和流程信息系统。

1.职能信息系统。企业的主要职能有市场、生产、财会、和人力资源等,企业要实现每一种职能,需要借助相应的职能信息系统。市场信息系统主要是处理产品、促销、渠道和价格四个方面的信息;生产信息系统主要是通过技术和管理实现企业的生产,提高企业的生产效率;财务信息系统则是管理企业资金的运作,如筹资、融资、投资及资金分配等;人力资源信息系统是支持人力资源管理的系统,它贯穿人员聘用的整个生命周期。

2.层次信息系统。企业管理的层次一般分为高层、中层和基层三个层次。支持高层个人的信息系统有主管支持系统(ESS)或主管信息系统(EIS);支持高层群体的信息系统是战略计划系统(SPS)。这些系统专门为高层管理使用。当然,高层也可以让中层和基层的系统为其提供信息,这需要通过系统之间的整合来实现。中层人员一般要从业务处理系统(TPS)收集信息,用计划与控制信息系统(PCIS)处理信息,用决策支持系统(DSS)辅助计划的制定。与这些系统的联络是通过一个终端用户系统(EUCS)实现的。在基层支持个人与群体的系统均是业务处理系统(TPS),它是被用于企业的运作层,使用人员是操作员。

3.流程信息系统。今天的企业面临的主要挑战之一是如何把我们所描述的系统的数据放在一起形成跨越企业的信息流,这就迫使企业要建立一个强大的流程信息系统集成信息,以协调企业与供应商和其他合作伙伴的活动。按流程来分有供应链管理系统(SCM)、企业资源计划系统(ERP)、和客户关系管理系统(CRM)。

三、信息系统为企业带来的影响

信息系统已经成为集成的、在线的、交互的工具,与各大公司的每分钟的运行和决策紧密相关。它对企业的影响可从以下几个方面来分析:

1.经济方面的影响。根据经济学的观点,IT改变了资本成本和信息成本。信息系统技术可以看作是一个生产要素,可以替代传统的资本和劳力。我们可以预计经理会增加IT的投资,因为它的成本相对于其他较低。另外,IT还可以帮助企业扩大交易,降低市场参与的成本。公司和外部供应商可以签加工和服务合同,这样比用企业内部资源生产更划算。例如,克莱斯勒公司通过系统连接外部供应商,供应了零件的70%。当公司的交易成本降低,公司的规模就会缩小,而收入反而会增加。正如Eastman化学公司1994年由Kodak分出时,其收入为33亿美元,全职雇员为24000名。到2003年时收入达58亿美元,雇员只有15000名。再次,信息技术可以减少获取和分析信息的成本,使企业可以减少成本,因为它使经理容易观察更多数量的雇员,可以减少中层管理及文书人员而使公司的收入增加。

2.对组织和行为的影响。信息系统给企业带来了一场深刻的革命,对企业本身及其行为都带来了极大的影响,试作如下阐述:

(1)IT扁平化了组织。组织行为学研究者有理论认为IT技术容易扁平化层次,通过扩大对雇员信息的传播增加低层雇员的权力并增加管理效率。组织中的权力下放,使许多大公司省掉了数以千计的中层经理。

(2)造就了虚拟企业。因为IT的应用,一些公司可能运行于虚拟组织,其工作不再局限于物理位置。虚拟组织用网络连接人员、资产和思想。他们可以联合供应商、顾客,有时还有竞争者去创造和分销新产品和服务,不必限于传统的组织边界和物理位置,例如网上购物。

(3)增加了组织的灵活性。IT帮助公司灵活地组织工作,增加他们的能力去感知和响应市场变化并获取机会优势。小公司可以获取一些手臂达到和大公司一样长;大组织可以利用IT达到小组织一样的敏捷。这个现象的一个形式就是大规模的定制生产,满足个性化消费。

3.管理决策的影响。信息技术和系统对企业的一个主要贡献是减少了信息的不确定性和改善决策,提高了决策的有效性。传统的决策者使用的信息只是估计的,并常常是错误的。而随着信息技术的日益发展及信息系统的使用,管理者所获取的信息更及时更精确,作出的决策更科学。

四、企业开发或引进信息系统时所面对的挑战

虽然信息系统为企业创造了许多激动人心的机会,但是它们也给管理者带来新的问题和新的挑战。

1.信息系统的投资挑战:组织如何从它们的信息系统中获取价值。高层经理可能会提出这样的问题:我们如何评价我们的信息系统投资,与评价其他投资一样,我们正在获取信息系统投资带来的应得的回报吗?我们的竞争对手是否得到更多?大多数公司缺乏一个清晰的决策程序去确定什么技术应该投资,并管理这些投资。

2.企业战略的挑战:为了信息技术的有效利用,哪些辅助资产是必要的。有时企业尽管有大量的信息技术投资,但许多企业缺乏或没有评估必需的辅助资产去保证技术资产工作。为了充分地利用信息系统,以真正地提高生产率和竞争的效益,企业实际上需要进行再设计。它们必须在员工和管理行为上进行根本的转变,发展新的企业模式,废除过时的规则,删除无效和过时的企业过程和组织结构。单纯的新技术将不可能产生有意义的企业效益。例如一个全球领先的医药和卫生公司Novartis A.G公司曾经用SAP企业软件替代它在50多个国家的办公室的旧遗产系统,结果会计支付部门出现了问题,付款过程被阻,过期单据积压增加,导致一些供应商撤销了对该公司的信任。公司后来经过重新设计,使各部门协调一致,使软件才真正为企业服务。

3.全球化的挑战:公司如何了解全球经济环境对企业和系统的要求。快速增长的国际贸易和全球经济的出现需要信息系统来支持不同国家的产品生产和销售。过去需要多国公司的一个地区办公室集中去解决它自己的专用信息问题。由于国家之间的语言、文化、政治的不同,这种集中常常会形成混乱,从而失去中央控制。开发集成的、多国的信息系统,企业必须开发适合全球的硬件、软件和通信的标准,创造跨文化的会计和报告制度,设计跨国的企业过程。

4.信息技术基础设施的挑战:当企业的环境和技术发生迅速变化时,企业如何开发它的信息基础设施以支持它的目标。许多公司的昂贵的和不能广泛应用的信息技术平台不能适应创新和变革的需要。它们的信息系统过于复杂和脆弱,成了企业战略及其执行的约束。为了适应新的企业和技术挑战,可能需要组织进行再设计和建设一个新的技术基础设施。澳大利亚最大的航空公司Qantas公司决定重建其已有30年历史的数据中心,它将支持其核心业务运作的基础设施和系统外包给了IBM公司,按需计算,大幅降低固定成本的同时,Qantas公司可以集中精力开发自己的软件,一举两得。

5.道德与安全的责任和控制的挑战:企业如何保证它们的信息系统应用符合道德和社会责任的要求。虽然信息系统能够极大地提高效益和效率,但是它们也创造了新的道德和社会问题,如隐私问题、知识产权问题、计算机有关健康问题、计算机犯罪问题和失业问题等。今天,信息系统所面临的非授权侵入和破坏比以往任何时候都多。如果一个公司应用的系统可能被破坏或是信息被外人所截取,它将会为企业带来灾难。信息系统的设计必须使它能安全地实现所需的功能,从而使人们可以控制它的过程。

五、企业应对挑战的对策

企业信息系统是一笔很大的投入,“一石激起千层浪”,稍有不慎,企业发展将会受到很大的影响,甚至万劫不复。面对以上一些挑战,企业应该采取相应的对策。

1.对信息系统投资前,要进行经济上的可行性评估,不能盲目跟进。企业引进系统的目的是为了获取额外的回报,系统不是摆设,我们不能盲目跟风,否则企业将会得不偿失。

2.重视人才,确保信息系统的良性运作。信息系统本省是不能创造价值的,它是被人们使用的一种工具。企业引进系统,往往需要对企业过程和组织结构进行改造,对组织流程进行重新设计,这些都需要企业具备一些技术骨干,否则系统就会处于瘫痪状态。

3.公司要了解全球经济环境对企业和系统的要求。由于互联网的广泛应用和通信技术的发展,顾客可以在全球市场上采购,可以有很多选择。作为国际市场竞争的参与者,公司的信息系统必须要与国际接轨。

4.企业要有一定的开发能力。信息技术发展非常迅速,支离破碎和不兼容的硬件、软件、通信网络与信息系统导致大多数企业运行瘫痪。企业要摆脱这个困境,可能需要再设计和建设一个新的信息技术基础设施。

5.企业要确保自己的信息系统应用符合道德和社会责任的要求。失去控制的系统是危险的,但如果控制过严,又将会失去很多用户,信息系统将失去其应有的价值。企业必须要建立一些信息服务标准,对用户进行信息伦理宣传与教育,同时对企业内部人员加强管理和培训,有效地发挥信息系统的作用。

信息系统不是万能的,但企业离开了信息系统的支持和帮助是万万不能的。有效的信息系统将会使企业取得事半功倍的效果,而无效的信息系统投资又可能会使企业陷入困境。只有了解了信息系统的重要性及其对企业的影响,透析了信息系统开发和使用所面临的挑战,企业才会更好地开发和利用信息系统,才能够取得预期的回报。

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(作者单位:广东省海洋工程职业技术学校 广东广州 510320)(责编:贾伟)