关于医院人事档案管理现状的思考

（四川仁寿县文林镇卫生院 四川 仁寿620500）关键词：人事档案管理；现状；思考

【中图分类号】R197.324【文献标识码】 A【文章编号】1002-3763（2014）09-0359-021 当前医院人事档案管理现状

1.1 “档随人走”的传统管理方法受到挑战： 目前，长期形成的人力资源分配制度已被聘任制所替代。人员流动现象日益增加，“人档分离”现象越来越普遍。在市场供求机制的引导下，部分单位对人事档案的要求日渐弱化，人事档案正逐渐失去原有的历史作用。而转档案手续繁琐导致更多人在流动或者工作转换中放弃档案。现在，很多医院为引进高层次人才，都采用了软引进政策，可以不需要个人人事档案，只要签订聘用合同，明确双方权利和义务，就可以确立劳动关系。

1.2 档案的真实性受到质疑： 人事档案管理的核心是确保档案材料的真实性、严肃性、可靠性。而现在人事档案失实、造假乃至遗失的现象屡见不鲜。有的个人或者医院出于某种考虑或为避开某种风险，刻意更换材料或隐瞒事实，把假材料、不真实信息塞进档案或改写原始档案，使人事档案信息虚假或不全，可信度大大降低。这必然导致用人单位处于被动状态。

1.3 传统的人事档案收集范围和收集内容与新时期人事信息的需求不相适应： 医院人事档案管理的基本任务是收集有价值的材料和信息，而且目前档案中大量记载的是一些陈旧、静态的经历性材料，已不能真实客观地反映一个人最新的素质能力信息。这些内容既不能作为组织人事部门选拔、任用人才的有效依据，也不能成为医院广纳群贤的依据。

1.4 人事档案资料的保密性制约其管理与发展： 《干部档案工作条例》规定“不得泄露档案内容，任何个人不得查阅或借阅本人及直系亲属的档案”。出于对档案内容的保密，档案不能与本人见面，绝大多数人一生中无法查看个人的人事档案，对个人档案中的内容、保管情况无从知晓，一旦出现问题，就会给当事人造成重大影响和损失。人事档案的这种封闭式、单一式管理模式，形成医院人事档案管理工作的一种壁垒，在很大程度上制约其发挥作用，不能满足社会化利用的需求。

1.5 人事档案资料分析整合少，利用效率低： 医院的人事档案资料是广大医务、科研和管理人员长期从事实践活动的结晶，具有较高的利用价值。但目前，绝对大多数人事档案仅提供最基本的利用方式，即查阅原始纸质档案材料。其利用领域比较狭小，档案信息服务也出于一种被动的、落后的等客户上门服务状态，不能很好地为医院的医、教、研和管理服务。只有加强信息的综合分析和预测研究，提供更多的专题信息、咨询意见和政策建议，才能更好地发挥人事档案的作用。

2 现状产生的原因分析

2.1 管理机制、管理方法不健全、制度落实不到位，管理不严格： 人事档案管理缺少应有的生机和活力，没有形成统一的管理体制。传统的医院人事档案管理方法重管理、轻服务，方法繁琐，不易操作，现代化管理水平不高，已明显滞后于人事制度改革的进程。虽然医院档案管理部门都有制定档案管理制度，但在实际操作过程中力度不大，诸如不登记查阅手续、不按需求转递人事档案、不及时回复回执单等情况时有发生，涂改、抽取、撤换档案材料现象也屡见不鲜。另一方面，随着人事制度改革的不断深入，档案材料的收集、保管、利用以及档案业务的范围也发生了变化，部分旧的管理制度不适应社会发展的需求，待进一步修订完善。

2.2 思想认识不到位： 在医院人事管理工作中，人事档案处于一种用起来重要，抓起来次要，忙起来不要的尴尬境地。其主要原因可以概括为两点：一是领导重视不足。医院领导对人事档案管理工作的机构设置、人员配置、库房建设和资金投入不研究、不解决。很多医院人事管理人员都是兼职，其档案管理业务不精通，处理日常杂事较多，无法集中精力做好档案管理工作。二是档案工作者责任意识不强。工作中怕麻烦，图省事，不严格执行规章制度。

3 对当前医院人事档案管理的思考

3.1 更新管理观念，强化档案利用意识、服务意识： 医院领导及组织人事部门要把人事档案管理工作放在事关医院人才队伍建设全局的高度来对待，加强人事档案管理基础设施建设，切实将其纳入重要议事日程。从信息资源的角度管理人事档案，加强医院人事档案信息的综合分析研究和深度开发利用，变“被动保管”为“主动服务’，拓展服务领域，积极主动提供利用人事档案，实现人事档案工作从简单管理型服务向研究开放型服务转变，把医院的人事管理部门建设成为人才工作的信息库和参谋部，推动医院人事档案管理工作制度化、规范化和科学化建设。

3.2 创新、充实医院人事档案内容，建立新的人事档案材料收集机制： 医院人事档案的收集工作是做好人事档案工作的基础，也是丰富人事档案内容和开展提供利用价值就要档案内容要有价值，因此，必须针对不同对象和需要，进一步充实档案材料，特别是要把人事制度改革以来能够反映和评价一个人素质优劣的材料纳入到档案管理范围内。

3.3 开发电子档案，实现档案管理信息化： 在新形势下，从适应医院办公自动化、信息化发展的要求角度和保护人事档案原件以及提高利用率的角度出发，就必须开发电子档案，把现代计算机技术、信息技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中。要建立医院人事档案数据库系统，实施人事档案动态管理。在档案的信息更新、查阅、借阅、归档、统计等日常工作中实现微机操作，建立档案信息适时更新制度，保证档案信息的时效性、真是性和准确性。

3.4 完善管理制度，强化人员队伍建设，推动医院人事档案管理工作稳步发展： 制度是做好工作的前提和保证。目前，应结合医院人事工作实际和社会现实的需要，进一步完善各项档案管理制度、规范。特别是要建立健全医院人事档案材料收集机制、工作联系制度和情况通报制度、人事档案整理工作细则、人事档案计算机辅助管理制度等，使工作有序，有据可依。要确保档案工作人员数量。按照有关规定，管理保档案工作人员，千卷以下的要有兼职工作人员，并且主要精力要从事人事档案工作；要严格挑选档案管理人员。总之，医院人事档案工作应当与时俱进，增强管理意识，更新人事档案管理的服务理念，改进人事档案管理方法，运用现代档案管理理论与新技术，加快人事档案管理工作信息化建设，使其最大化地发挥利用效力。

参考文献

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[2] 熊江丽，贺琳，田海。关于加强医院人事档案管理的思考。中国科技信息。2009，（14）：171-172

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