论企业档案统计工作现状与对策

摘 要:分析了企业档案统计工作的现状,并提出对策。

关键词:企业档案统计;统计指标

中图分类号:F24

文献标识码:A

文章编号:1672-3198(2010)04-0125-01

企业改革的目的在于提高经济效益,增强企业活力,谋求企业发展壮大,但无论是新产品的开发,基建工程的规划与实施,技术改进项目的设计和施工以及生产设备的维修、保养、制造、零配件的订购制作等都离不开档案。档案既是企业生产经营、科研技改的真实记录和历史凭证,又是维护企业利益与合法权益的必备条件。而档案的统计工作是档案业务工作中的一个重要环节,它是用数量的方法揭示档案的发展过程和一般规律,也是人们认识档案工作的一种手段。对整个档案工作起着重要的作用。现就企业档案工作浅谈以下认识。

1 企业档案统计工作的意义

企业档案统计是为企业提供利用档案的依据,它以了解档案工作的基本情况,分析档案工作的规律性,提高档案管理的水平,对档案管理的状态进行数量观察和分析研究,帮助人们不断深刻地认识企业档案工作的内涵。它可以准确地反映各级档案部门工作的真实状况,更好的掌握档案工作的发展规模和趋势,便于对各级档案部门的工作进行分类指导、监督和检查,从而进一步提高档案工作水平。企业档案统计还能系统地反映档案产生的数量、速度与馆藏、档案状况变化和利用档案的频率及发展趋势,反映档案部门的工作、人力、财力的需求量;反映档案事业在社会和经济发展中的地位和作用,使我们及时发现和了解档案工作存在的问题,寻找解决问题的途径和方法。为企业领导对档案管理工作的决策提供可靠的数据信息。

2 企业档案统计工作的现状

由于受各种原因的影响,企业档案统计工作发展不平衡。在某些方面存在着不少问题:如统计内容不齐全,大部分的档案馆停留在对有关档案直观数据的登记上,如进馆档案多少,提供档案数量、利用人次等,但对诸如档案价值的分析、档案资料完整的准确程度;档案信息的深度开发、利用效率以及档案与企业经济效益之间的相互关系等方面则很少涉及。统计的内容和指标设置不科学、统计数据不准确、工作不及时。缺乏专职统计人员、业务素质较差,因此统计质量得不到保障。有的档案馆(室)基础工作较差,馆藏档案全宗划分不科学,许多未经整理的档案也是粗略估计,造成统计报表中的案卷数据一年比一年少的现象,失去了统计工作的准确性与真实性。这些都使得档案的统计工作远远置于其他工作,形成了只注重档案的收集、整理、利用,而忽视了统计工作;只对业务工作进行定性分析和研究,忽视对统计内容的定量分析研究的局面。这就从根本上决定了企业档案馆(室)统计工作的落后状况。

3 改进企业档案馆(室)统计工作的对策

当前企业档案馆(室)统计工作不适应档案事业迅速发展需要落后状况亟待改进,通过多年从事档案管理工作中的实践,笔者认为应从以下几方面着手:

(1)要提高对档案馆(室)统计工作重要性的认识。充分认识统计工作是企业档案馆(室)基础工作的重要组成部分,是档案馆(室)实行科学管理的依据,要做好档案馆(室)各项工作,把档案馆各项业务工作不断引向深入,就必须把统计工作放在首要位置上,纳入到档案馆工作的正常轨道里,以科学态度认真对待它,真正把档案馆(室)的统计工作抓好。

(2)要建立统一的统计工作制度和规范。要改变目前企业档案馆统计工作的现状就必须把企业档案的统计纳入国家企业的统计范围内,在企业档案管理中把统计工作作为一项重要工作内容纳入到企业档案的工作规范之中。加强档案馆(室)的统计工作就必须依照《档案法》、《统计法》规范企业统计工作,同时还要结合企业档案工作的实际情况制定各自的统计工作制度和统计工作考核标准,使统计工作制度化,逐步在企业档案系统中形成一个上下贯通、条块结合的档案统计网络。

(3)要建立一支精干的统计工作队伍。各企业馆(室)要确定专人负责统计工作。对统计人员加强档案和统计业务的培训,尽快掌握专业知识适应统计工作的需要,同时还要制定统计工作岗位责任制真正做到以法统计、职责明确,统计准确可靠无误,为企业档案发展发挥作用。

(4)各企业档案馆(室)要建立一套完整的统计工作体系。这个体系包括两方面的内容:一是档案馆的各项业务工作都要建立健全统计工作指标,完善统计的项目内容和数据分析的具体要求。二是档案馆除设专人统计工作外,企业各业务部门都应有专人负责统计工作,使企业形成一个系统的完整的企业档案统计工作模式。

(5)加强对统计指标进行综合分析研究。企业档案统计工作不应是对数字的加减,也不能满足于对统计数据的积累,重要的是应该对统计数据作出科学的综合分析,运用数量关系,对统计资料加以研究,提示企业档案各方面的发展趋势和企业档案与经济发展之间的比例关系,并根据分析作出科学的结论;为指导企业档案,企业的经济发展提供依据,只有做到这一点,统计工作才能显示出它的活力,发挥出巨大的潜能,使企业档案工作更好地为企业的发展做出贡献。