从县级档案馆档案利用视角看馆藏档案资源建设

摘要：本文详细分析了影响县级档案馆馆藏利用工作的因素，并根据多年经验，提出了解决县级档案馆馆藏档案利用中档案资源匮乏问题应采取的几项措施。

关键词：县级档案馆 馆藏 资源

随着社会的进步和经济的发展，人们的档案意识在不断增强，档案的利用程度在不断提高，其发挥的社会作用日益突显，档案资源建设引起了档案界的高度重视。档案馆开展档案管理工作的根本目的就是为了提供利用，支撑档案利用工作顺利开展的关键是档案资料的丰富和齐全完整。在档案利用工作中服务对象多为各级领导、各级部门及社会各界和公众，服务目的是最大限度地满足利用者的查档需求。通过不断更新服务观念、创新服务机制和服务方式，加大宣传档案工作成果，来实现档案的价值。但近年来，随着档案利用率的逐年上升，利用查询工作中存在的馆藏档案资源匮乏问题也随之日益突显出来。笔者从县级档案馆档案利用视角看档案资源建设等问题谈几点看法。

一、影响县级馆藏档案利用工作的因素

（一）馆藏档案资源不丰富、内容单一影响利用工作

1.馆藏民生档案材料少、结构不合理、成分单一影响利用率。

根据县级档案馆目前档案提供利用的情况分析，政策性、事务性、财务性文件材料居多，但关乎群众自身利益的民生档案资料却很少，不能充分满足查档需求，档案工作难以充分服务群众、服务民生、满足社会需求，影响档案的利用率。

2.业务性档案不完整影响档案的利用率。

近年来，伴随各种关注民生的法律法规的颁布实施，标志着我国相当多行业的工作走上了法制化轨道。一些法制性要求较高的单位，随着公众法制和自我保护意识的增强，以及专业纠纷和法律诉讼中举证倒置的实施，各类业务性档案成为分辨各方责任的重要依据。然而，到目前为止，相当多的系统尚未有关于业务档案管理方面的国家或行业标准(规定)可遵循。大多单位是将现有业务工作中形成的质量记录、材料整理归档，进而形成业务档案，不重视涉及公民个人材料的收集和积累。这样就很难保证业务档案归档范围的完整性和有效性，从而造成了利用工作的被动性。

3.档案利用内容及所接收档案的范围影响档案利用率。

从利用数据来看，民生档案的利用率占了较高的比重，占接待利用总人次的80%左右，其中，馆藏结婚证存根档案、房屋土地证存根档案的查询占所有民生档案查询的首位，主要集中在对时期土地房产证的查询，也包括个别村委会自行组织人员前来查阅土地房产证，用于核实时期各个村的土地权属问题，为解决村与村之间的纠纷提供依据。其它包括插队知青为办理退休手续，养老保险手续，解决工作问题等查档。档案工作服务机关工作、服务经济建设、科技文化发展方面的逐渐减少，大约只占接待利用总人次的20%。

另外，由于县档案管接收范围较窄，不能及时将公众所需档案资料接收进馆，导致公众不能及时获得自己所需民生档案材料，或感到档案馆所提供的档案份量不够，内容不给力。

（二）服务对象的转变影响档案利用

1.档案工作服务对象自身特点的变化影响档案利用率。

以往档案馆所藏档案资料主要是提供给机关单位用于工作查考。为领导决策、机关开展各项工作提供利用是档案馆发挥馆藏档案作用、实现档案利用价值的主要途径之一。机关单位利用档案，就延庆县档案馆来讲，2008年以前，不包括配合县里开展重大活动查档，该馆每年接待利用者大约600至700人次之间，提供档案、资料约2000卷（件/册）次。机关查档数量无论是利用人次还是利用卷次，都大大高于公众个人查档，当时大约占到查档利用率中的80%以上。从利用档案的目的来看，用于工作查考约占50%左右，用于为机关编史修志收集相关资料的约占40%，用于经济建设和其它用途的约占10%左右。

近几年，随着国家经济建设的快速发展及党的惠民政策不断推进，广大人民群众的档案意识和维权意识逐步增强，档案利用人员的结构已从机关单位，转变为普通百姓维护自身利益服务，公民个人查档人数呈明显上升趋势，已由过去查档人次的3成，上升到今天的近6成；查阅档案的人中有干部、工人、农民及对历史感兴趣的文化人，档案馆的服务对象也由领导、机关单位延伸到社会及基层群众，档案的价值也被越来越多的公众所认可。

2.档案系统人员的不断变动及信息化水平的不断提升影响档案利用率。

随着档案事业的不断发展，档案系统本身人员也发生了很大变动，一些对馆藏档案内容十分熟悉的老同志逐渐离开档案利用岗位。另外，随着科技进步，档案的管理也在进行升级，计算机著录已经普及，但由于个别档案人员和外加工著录人员对馆藏档案内容缺乏熟知和了解，计算机著录及外加工的准确程度在一定程度上影响了档案的查全率，同时也势必影响档案的查准率，延长公众查档时间。

3.档案馆与基层档案室沟通渠道不畅影响利用率。

县档案馆与各基层档案室沟通效果较低，不能保证有效沟通，致使档案利用部门不能及时将公众的查档需求反馈给相关业务部门；同时各立档单位也未能将自身的实际职能演变、档案构成情况及时反馈给县级档案馆，造成档案利用部门在不能为公众提供档案实体依据的同时，也未能为其提供准确的查询途径。

二、解决县级档案馆馆藏档案利用中

档案资源匮乏问题对策

丰富馆藏档案资源是提高档案利用效率的保障，因此，针对以上分析，笔者认为，县级档案馆为彻底解决馆藏档案利用中档案资源匮乏的档案资源建设问题应采取以下几项措施：

（一）继续丰富地方馆藏，收集各门类、载体和典型的专业档案

指导、法规部门在县级档案馆的主要职能之外，应根据公众需求，有针对性地制定分行业、分部门的档案接收范围，使馆藏档案门类齐全，结构合理，能满足不同利用者的利用需求。将档案利用分析工作作为一项长期工作坚持下来，对查档者的利用需求适时进行统计，并及时反馈给指导、法规等相关科室，为档案的指导与执法提供相关依据，使其能够有的放矢地开展指导检查工作。档案接收工作要适时调整档案接收范围，档案管理利用部门要提前介入档案接收进馆工作，确保资源丰富的地方特色档案应收尽收，保证档案的齐全完整。

（二）做好服务创新、更新观念、增加手段和机制，以多种方式为利用者提供良好服务

在确保档案载体和档案信息安全的前提下，提高计算机著录质量，设立一站式服务，想群众之所想，急群众之所急，简化利用手续，最大限度地满足群众利用需求，为构建和谐社会提供档案信息保障。

（三）做好开放档案的利用工作，扩大利用范围，使档案更好为人民群众服务

在鉴定档案的同时，扩大档案可利用的范围，直接关系到群众自身合法权益的档案资料，能公开的要尽量公开，能上网公开的要上网公开，方便群众在网上查阅资料，提高档案的利用率。

（四）加强档案馆人员素质建设，提高服务水平

要求档案馆人员要熟悉馆藏，熟知查档程序，加强业务知识学习，提高业务水平，不能仅仅满足做“查档接待员”，要努力做“利用档案的专家”，指导协助公众查找自己所需档案。 同时要擅于发现问题，找出原因，了解基层工作的真实现状、群众的真实需求，避免将“领导不重视，基层档案员不积极”等作为个别档案人员开脱自己责任，继续放任档案资源流失的托词。为有不同特点的立档单位打造专属的归档范围与保管期限表，让更有份量的各门类和民生档案移交进馆是档案人的责任。

（五）加强基层民生档案的收集归档工作，充实档案内容

县级档案馆作为县级国家档案馆，档案资源建设的工作重点应面向农村。乡镇和村作为农村最基层的政权单位，直接面向广大人民群众，在日常业务工作中形成的大量涉及老百姓切身利益的文件材料，是农村民生档案的主要形成和保管单位。因此，做好乡镇民生档案工作，加强乡镇、村各类涉民文件材料的积累和归档，是顺应时代要求，深化档案工作服务“三农”、服务民生，切实维护和发展好广大人民群众最关心、最直接、最现实利益问题的直接体现；是夯实地方档案资源建设的基础，是推动新时期档案工作又好又快发展的重要阵地。

总之，作为县级国家综合档案馆，档案资源建设的工作重点应面向基层、面向社会。因此，笔者认为，今后县级档案业务指导工作重点应加强对民生档案材料的收集、整理、移交工作的指导与检查力度，开展乡镇档案规范化建设和行政村、社区等建档工作，把与百姓利益相关的各类档案材料纳入镇、村、社区等建档范围，树立“以人为本”的档案理念，把乡镇、村、社区文件材料收集和归档工作纳入档案检查的范围，积极推进乡镇、村、社区及非公企业民生档案资源工作，丰富县级档案馆地方民生档案资源，为档案利用奠定良好基础，使更多的历史记忆留存下来，更好地充分发挥档案不可替代的凭证和依据作用，为建立和谐社会、绿色北京及创建世界城市建设做出新的贡献。

作者单位：延庆县档案局