浅谈档案管理与利用的创新

【摘 要】档案是历史的记录和发展的基础，是决策施政的参考，是生产活动的指导，也是各项管理和业务工作的查考凭据。本文就其管理与利用方面展开创新的思考，对拓展服务领域进行了相关说明，并着重对加强档案管理与利用的相关策略做了全面论述。

【关键词】管理创新；拓展服务：档案利用

一、创新是档案事业发展的必然要求。新世纪、新阶段对档案工作提出了更高要求，档案工作要适应这个要求，必须要有新思维、新理论、新方法

（一）管理创新。

管理理念创新。档案管理工作者必须解放思想，更新观念，改变过去盲目追求“小而全”、“大而全”，以藏为主，重藏轻用，被动服务，各自攻破，封闭自导的状态，本着“以人为本，服务至上”的服务理念，把满足全社会用户和学校的需求作为档案管理工作的中心环节和价值走向，以创新理念和创新行为来加强档案管理，开辟档案管理发展的新途径。把档案管理的知识化、科技化、信息化、社会化作为档案工作的管理目标。

管理方式创新。通常档案管理的好坏往往要通过对管理水平的评价来确定，如单纯地看档案管理场所、设备和馆藏等。但随着时代的发展，档案管理主要应看档案馆对资源的开发利用程度和服务效果。档案馆的管理工作重心要转向对用户和档案员的管理，要最大限度地实现档案资源的开发与利用。

管理技术的创新。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式，给档案工作者提出了更高的要求。这要求档案工作者既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识，不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，而且还应掌握现代化管理手段，档案工作的每一个流程，每一种新型载体都具有复杂多样的操作技术，只有掌握利用计算机进行档案管理的工作方法和技巧，才能实现档案管理技术的创新，从而改变过去主要管理和利用纸质档案的现象，逐步做到利用现代化手段保管和开发利用多种信息资源，实现档案管理信息化。

（二）工作方法创新。工作方法创新不是凭空想象，不能脱离实际，创新必须在原有基础之上进行。建国以来，我国档案工作历经半个世纪的发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些基础对我们的工作仍具有较强的指导意义，也是创新的根基，因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。

（三）人才资源创新。要针对档案专业人员成长和工作特点，努力营造一种尊重个性、鼓励创新、信息理解的良好环境，努力造就一支业务精、作风正、工作实、纪律严的专业人员。要完善档案干部终身体系，不断提高档案培训质量，提升现职档案人员的文化和专业程度，切实增强档案干部和馆员运用专业理论解决实际问题的能力，特别要加大对优秀青年档案工作者的培养力度，加强多层次复合型专业人才队伍的建设，注重在实践工作中培养锻炼人才。

二、拓展服务领域

（一）信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。信息化社会中，人们对各类信息的需求日益迫切。随着科学技术的发展，人们从事的科学研究和生产建设、行政管理活动变得越加复杂，越离不开信息服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料的综合需求所代替。

（二）兴办服务实体，发展档案产业。处于信息化社会的今天，从信息资源开发的角度看，档案人员不再单纯是档案的保管员，还应是档案信息财富的拥有者和提供者；档案馆（室）也不再是单纯的收藏机构，还是档案信息的聚集中心、交流中心和信息技术的用户。知识经济时代档案馆（室）的改革创新方向就是走信息化道路，在为社会提供档案信息服务的基础上，创建档案信息服务产业，建立以档案信息搜集、加工、贮存、检索、服务为主要内容的工作实体。

（三）加强横向联合，实现信息资源共享。随着信息时代的发展，人类的知识和信息总量在急剧增长，面对浩瀚繁杂的文献情报，任何一个文献部门都不可能将所有知识和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必须打破档案、图书、情报等部门各自为政的局面，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理，充分发挥整体优势。而建立联合目录，实行资源共享，正是建立社会信息系统的前提条件和核心内容之一。

（四）注重“反馈”，深层次开发档案信息。反馈方法在档案信息资源开发利用中起着重要的作用。通过反馈信息资源开发利用所产生的结果，进行分析研究，可以提高信息资源开发利用的科学性、合理性、系统性。

三、加强档案管理与利用的相关策略

（一）重视档案管理工作 一是更新领导的工作理念，切实重视档案管理工作。部分领导应从传统的认识误区中走出来，把档案管理工作作为管理的基础工作狠抓落实；二是完善档案工作的责任与奖励机制，对于工作出色的工作人员予以奖励，而对于工作不力的人员予以相应的处罚，以此增强档案工作的责任心，提高积极性。

（二）规范档案资料归档 一是完善档案材料收集的长效机制，并把普通收集与定向收集、长期性收集与突击性收集结合起来，完善科学、合理、有效的档案收集机制，发挥档案工作者工作的主动性，克服其工作的盲目性、随意性和应付性，增强档案资料的真实性，收集过程的规范性；二是疏通和拓展档案材料的来源渠道。在法律和道德允许的范围内，拓展档案资料的来源渠道，力求材料来源的真实性、准确性、广泛性和反映问题的全面性；三是完善档案归档制度，提高工作效率。充分利用现代化信息技术手段，及时处理不符合归档要求的材料，利用现代通讯工具和计算机网络技术及时督促、监管档案材料的办理进程。 转贴于（三）创新档案利用方法，提高档案的有效利用率

1.充分挖掘档案功能的发挥，提高档案的利用价值。一是丰富档案内涵。在档案中增加全面的反映干部真实情况的内容。如增加社会福利待遇、住房情况、经济收入等情况；二是提高干部人事档案在干部人事异动中的影响力和执行力，发挥档案提供考察依据的有效作用；三是合理开发、利用干部人事档案资源的优势，建立健全档案资源的系统化管理与利用的运作机制，发挥档案的社会效益。

2.创新干部人事档案管理的方式方法，提高工作效率。一是积极构建以现代信息技术为依托的干部人事档案信息平台，提高档案的管理与利用的效率，实现全面、动态化地管理；二是加强档案工作队伍建设，构建吸纳、留住优秀人才的工作激励机制，同时加大培训力度，确保档案工作者的素质与现代化档案工作要求相适应。

3.构建面向社会的干部人事档案管理服务体系。构建适应时展要求的干部人事档案管理体系，需要从干部人事档案管理机构与干部人事档案管理模式上进行重新思考，使人事档案管理服务工作不仅要满足组织、人事等到部门工作的需要，同时还要不断满足广大社会公众对人事档案信息合理合法的利用需求，从而推进我国人事档案管理改革，促进和谐社会建设的全面发展。

总之，档案工作者必须认清形势的变化，不断更新观念。加快档案事业的发展，创新理论；更新知识，创新管理，掌握档案工作的发展规律，树立现代化的档案管理意识，与时俱进，以服务为宗旨，以创新为主题，使档案工作有新的进展和突破，更好地为国家的利益服务，为全社会服务，为全面建设小康社会服务。要通过计算机网络为用户提供服务，并加强各项事务管理，促进档案管理工作实现现代化、科学化。

参考文献：

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[2]梁守英.关于高校档案工作创新的思考[J].广西右江民族师专学报，2003.

[3]魏军：谈现代档案管理工作创新的意义及途径[J].企业家天地，2011.