浅谈如何加强中铁快运公司运输收入规范化管理

[摘要]为适应铁路跨越式发展的需要,自2006年1月1日起,原中铁行包快递有限责任公司与原中铁快运股份有限公司合并重组,成立新的中铁快运公司,同时公司将直管站行包运输收入、票据审核、会计核算和稽查工作及原中铁快运公司自管的快运收入一并纳入公司运输收入管理体系,实施自行管理。

[关键词]中铁快运 运输收入 规范化

一、充分认识推行运输收入规范化管理的必要性

1.推行运输收入规范化管理是中铁快运公司财务管理现代化的发展趋势。

中铁快运公司2006年推行运输收入规范化管理,但是由于管理粗放、基础薄弱和收入管理人员业务水平参差不齐等原因,运输收入规范化管理的制度和机制尚未得到发挥,进一步推行运输收入规范化管理面临着难以突破的瓶颈。同时,还面临着提高经营收入、资金控制和运输收入纪律监督等方面的巨大压力。因此,公司需要采取更加细致的方法,推行运输收入规范化管理。

2.推行运输收入规范化管理是改进公司经营管理现状的客观要求

一是运输收入管理理念亟待更新。目前对运输收入管理的定位和认识还比较片面和滞后,把运输收入部门当成“账房先生”,认为收入管理的职能仅限于运输进款的存缴、票据的请领、编制报表等,特别是对运价管理限于事后接受的被动局面,事前参与远远不够。

二是运输收入管理手段单薄乏力。收入部门对运输生产经营活动的全过程主动介入意识不强,收入与业务部门之间管理不对称,收入管理在增收节支、预算控制和一些运输违纪等问题制定的一些管理办法还需进一步完善。

三是运输收入管理基础仍显薄弱。目前在收入管理过程中,基础薄弱的现象还比较突出。很多分公司对基础工作重表面形式而不注重实质。对制度执行不到位,程序履行不彻底,收入会计信息质量不佳,基础账簿不完整、不及时,难以满足管理需要。

四是收入管理方式松散粗放。一方面公司管理层对分公司检查指导不够,对本该发现的问题没能及时发现。另一方面,收入管理也缺乏更为严格和能够量化的工作标准进行衡量和约束。这就在客观上要求我们推行运输收入规范化管理,克服收入管理现状中的不足。

二、明确推行运输收入规范化管理的目标和主要内容

1.加强管理,强化培训,提高收入管理人员业务素质和管理水平。根据公司《运输收入工作细则》等有关规定,各分公司要制定《分公司运输收入基础工作考核办法》、《经营网点管理实施办法》和《分公司运输周转金管理实施细则》等,使分公司运输收入工作有序管理。

为提高营业部的收入管理水平,各分公司每年要举办一至两期收入人员培训班,从收入的基础规章学起,联系实际,逐个步骤、逐个流程、逐张报表的讲解。为提高培训效果,要编写《运输收入培训手册》,对运输收入管理的各种账表制作填写实例和填写说明,对每年收入管理方面新的要求以及上一年度各营业部存在的问题也都编写在《手册》内,这样,这本手册也就成了营业部收入人员日常工作的标准。

2.切实加强进款管理,确保资金安全。(1)为加强运输收入进款管理,对经营性营业部兼职收入人员要进行重点培训和指导,使其在收入管理和理念上都有较大提高,基本能独立完成运输收入管理工作。对一些人员发生变化的营业部,要到营业部手把手的教,确保新职人员在最短的时间内基本掌握并胜任本职工作。(2)为确保完成分公司经营任务,扩大和稳定市场份额,采取切实的管理手段,用活用好运输周转金,使其真正发挥促进营销的作用。为使分公司领导和相关业务部门及时掌握月结客户占用资金情况,收入室每月初,要将各营业部运输周转金的使用和应收账款的清理情况进行汇总,对存在的问题和有可能发生资金风险的客户,及时采取措施,确保资金安全。

3.加强运输周转金管理,积极清理应收账款,具体应采取以下几项措施:

(1)落实责任。营业部经理是债权清理的第一责任人,对不按期还款的客户,由所在营业网点经理先行垫支还款,企业还款后,分公司再将垫款退还给网点经理。为确保应收账款交接手续齐全,防止发生坏账时票据不全,在各营业部设立“票据报销联交接簿”,主要用来登记与月结客户报销凭证的交接传递。(2)快速理赔。对因货物在运输过程中发生货损、丢失事故的,负责商务事故处理的部门必须最大限度的快速结案,为使资金早日回笼,可以直接与企业签订抹账协议,将事故理赔款直接划入营业部的收入账户。(3)定期对话。每月由分公司收入室与各营业部经理对话,确定超期欠款的还款时间,确定清欠责任人,要求各营业部经理亲自督办此事。(4)账账相符。加强债权债务管理,及时分析各项应收账款,定期与各营业部核对账项,按月向领导和相关业务部门提供应收账款明细表,便于业务部门掌握应收账款的动向,确保资金安全。

4.严格执行票据管理细则,推进票据管理规范达标。为加强票据管理,提高整体管理水平,实现票据管理规范化,统一印制票据账、票据请领簿、票据装订皮等。规范票据账的填写、票据请领、交接、装订、保管等标准。分公司和营业部按规定设立票据总账和分户账,建立营业部窗口票据请领交接制度。

5.制定岗位职责标准,做好票据审核工作。收入审核是铁路财务监督和会计核算的重要组成部分,分公司设审核岗位,制定审核岗位职责,严格按审核程序认真审核,特别要核对抵用凭证与票据是否相符,防止发生套用运价优惠和月结问题,对发生的差错逐一登记,并按审核工作要求督促营业部及时处理。实行审核系统报错月分析制度,归纳报错类别。建立运输收入进款的结账、保管、存汇、上缴工作制度,确认运输收入进款的应收款与实收款、应缴款与实缴款是否相符,保证运输收入进款的完整。建立健全合同客户运价优惠台账,按规定核收运价优惠抵押金。对没有完成额度的,按规定补收运费。

6.严格落实考核制度,提升营业部收入工作整体水平。分公司的运输收入基础管理工作达到规范化标准的关键是营业部日常工作的规范,为此,要加大对营业部运输收入基础管理工作的日常考核力度,制定《分公司运输收入基础管理工作考核办法》,根据各营业部业务和工作量的差异,按直管站营业部和非直管营业部分组考核。考核采取日常考核和综合评定相结合的方式,分公司收入室根据《营业部收入基础工作考核评分标准》,按季对营业部日常工作进行考核评分。从每一张凭证的填写、每一个账簿的填记、每一项经济业务的办理、每一笔会计账项的处理着手,严格按标准落实。