浅谈外贸函电“7C”原则及其在信函写作中的重要性

摘要:中国加入世贸组织后,国际合作和交流不断加强,外贸函电作为一种重要的商务交流方式,在本国企业与外国客户之间架起了一座沟通的桥梁。毋庸置疑,一封好的电函可以赢得客户的信任和尊重。而作为指导外贸函电写作的重要方法,掌握“7c”原则是我们写好外贸信函的关键。笔者将从三个方面对“7c”原则及其在外贸函电写作中的重要性进行阐述。

关键词:外贸函电;“7c”原则;信函写作;重要性

一、引言

在全球经济飞速发展的今天,世界各国的贸易往来越来越频繁,商务信函已成为不同国家或地区的贸易双方在无法面对面谈判磋商的情况下,进行商务沟通、洽谈业务及合作的重要方式之一。众所周知,在不同的交易阶段,信函的内容和写作方法及所用专业术语都是不同的,然而,作为外贸函电写作的基本原则,“7c”原则是所有涉及交易的信函所必须遵循的写作规范。下面,笔者将从外贸函电写作概述以及“7c”原则的主要内容等方面入手,探讨“7c”原则在外贸函电写作中的重要性。

二、外贸函电写作概述

外贸函电写作是使用专业的外贸用语,与外商进行商务沟通和业务磋商的信函写作。在信息化高度发达的今天,外贸信函不再局限于纸质信件,也可以是电子邮件、传真或msn。信函种类主要包括:建交函、询盘函、报盘函、还盘函、通知函、订单函、确认函、催促函、抱怨索赔函等。

外贸函电的作用,一是索取信息或传递信息,二是处理商务交流中有关事宜,三是联络与沟通感情。

与一般的交往信函不同,外贸信函的写作不追求语言的华丽优美和感情的细腻丰富,而讲求用精准朴实的语言,礼貌且明确地表达出写信人的意图。这也充分体现出商业领域效率优先的特性。在有效地运用电函进行贸易磋商的同时,结交商业伙伴,并取得对方的信任和尊重,也是函电写作的重要目的。

三、何谓“7c”

“7c”原则是外贸函电写作的基本原则。“7c”是指评价外贸信函在选词、构句、内容、语气、写作态度等方面的7个以英文字母“c”开头的单词,即:

完整(complete)

正确(correctness)

清楚(clearness)

简洁(conciseness)

具体(concreteness)

礼貌(courtesy)

体谅(consideration)

1. 完整(complete)

在外贸信函中,写信人必须要把需要说明的情况全面交待清楚,叙述问题要有头有尾、善始善终,不能出现上下句脱节。一个问题说明白之后,再引出与之相关的另一个问题。

例如:

1). we have established through our bank an irrevocable l/c in your favor. (worse)

2). we have established through our bank an irrevocable l/c in your favor which will reach you in june 15 and remain valid until the end of june. (better)

例句2所提供的信息比例句1要更加完整,说明了信用证的到达日期及有效期,符合出口商的期望。

2. 正确(correctness)

一封用于商务交往的信函应该在各个方面都是正确的,其中包括格式、语法、单词拼写、术语选择等。错误的用词不仅容易造成双方的误解,导致交易出现纠纷,还可能对公司的形象和信誉产生不良的影响。例如:

1).this goods’ price is high. (×)

2).this article is high in price. (√)

3. 清楚(clearness)

在实务工作中,由于表述不清产生歧义进而导致的经济纠纷屡见不鲜。因此,信函中所述的问题必须让对方清楚明白,不会产生歧义或误解。例如:

1).the credit will remain valid the end of this month. (worse)

2).the credit will remain valid until may 31, 2009. (better)

4. 简洁(conciseness)

商务信函应该用最少的文字礼貌地说明最完整的意思。这样不仅能节约双方的时间,让人一目了然,而且还能给对方以干练、高效、说话办事不拖沓的良好印象。例如:用now 替换 at the present of,用for 替换 for the purpose of,用since 替换for the reason that等等。

5. 具体(concreteness)

商务信函的简洁并不意味着字数越少越好。在谈判磋商的关键问题上绝对不能马虎大意,必须有一说一,明确详细,不能模棱两可。例如:a significant loss 应改成 a 55% loss,in the near future 应改成 by friday noon,light in weight 应改成 feather light 等。

6. 礼貌(courtesy)

礼貌是外贸函电的重要特征。友好的口吻和措辞对沟通双方之间的感情、实现信函所要达到的目标具有极大的推动作用。粗鲁生硬的表达对于建立贸易关系和保持长久合作都是极为不利的,应该力求避免。例如:

1).you are requested to ship our good without any delay. (worse)

2).your prompt shipment of our order will be highly appreciated. (better)

7. 体谅(consideration)

拟定信函时要处处从对方的角度去考虑问题,而不是从自身出发,语气上更尊重对方。要做到体谅,写信人需注意以下两点:

1). 使用“您”、“贵方”多于“我”或“我们”,例如:

you will be happy to know…

your new charge account is now open for your convenience.

2). 让对方时刻感受到你是站在对方立场上考虑问题的,例如:

we are now enclosing the latest pamphlet to you for your reference.

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四、“7c”原则对外贸函电写作的重要性

从上述“7c”原则中,我们不难看出,用清晰、明确、简洁的语言,完整、正确、礼貌地表达出写信人的意图,最终达成交易是外贸函电写作的最终目标。因此,在写作的过程中,除了要确保单词拼写、语法句法和专业术语的正确性,还要注意谨慎选词构句,顾及对方在读到信函后的感受。“7c”原则作为一种重要的函电写作指导方法,不仅对信函从质量上提出了具体标准,还进一步地在写信人的态度和心境上提出了更高的要求。因此,它对外贸函电写作的重要意义,值得我们进一步深入探讨。

五、结束语

我们在详细地了解了外贸函电写作的特性以及“7c”原则在外贸函电写作中所起的重要作用之后,更加明确了一点,即学好外贸函电是良好商务沟通和交流的关键;而熟练掌握“7c”写作原则,则是写好外贸函电的关键。“7c”原则不仅从宏观上对信函写作提出了要求,还深入到心理学层面,要求写信人做到“沟通,从心开始”。一封“7c”信函能让远在天边的客户从字里行间看到一个诚信、负责、细致、周到的交易伙伴。

如果将外贸函电比喻成一座沟通海内外的桥梁,那么“7c”原则就是这座桥梁的灵魂与基石。只有基石牢固,才能一桥飞架南北,天堑变通途。

参考文献:

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