新时期高校教学秘书提高工作效率的策略

【摘 要】高校教学秘书是连接“教”与“学”纽带，教学秘书的素质和工作效率直接影响着高等学校的教学管理水平、管理效率和教学质量，本文阐述了新形势背景下教学秘书如何通过信息管理模式、分类管理模式、建立和谐关系方面提高工作效率。

【关键词】教学秘书；教学管理；效率

高校教学秘书是连接学校教务工作与院（系）教学工作的桥梁和纽带，是高校教学管理队伍中的骨干力量。在校院（系）两级教学管理体制下，高校院（系）教学秘书成为基层教学单位最直接的教学管理者。在高等院校招生规模不断扩大和普遍实行学分制的新形式下，各院（系）的专业设置门类增加，而学校教务部门也不断地将教学管理任务下放。面对新形式、新问题，如何提高高校教学秘书的工作效率已成为一个急需解决的问题。

一、改善工作环境，夯实高效率工作的基础

（一）努力争取改善“硬件”环境

高校教学秘书要从繁杂的教学事务中摆脱出来，提高工作效率，经济上要争取适当支持。首先，教学秘书要有一套完整的工作设备，包括教务电脑、打印机、扫描仪、复印机、传真机等。在人员配备方面，教学秘书下面最好设4个教务助理。教务助理可由勤工俭学的学生担任，4个教务助理分别负责一至四年级学生方面的事务，教学秘书负责总揽全局，统筹兼顾。这些硬件都到位了，设备齐全、人员齐全，各自分工合作，职责分明，工作效率必然就会提高。

（二）积极争取改善“人际”环境

高校教学秘书在上传下达通知时，行动上要有浓厚的人情味，体现人文关怀。如：在期末监考期间，通过短信的方式提醒教师在百忙中记得监考的时间及地点，防止监考老师临场时手忙脚乱。收到此短信的老师一定对你感激不尽，无形中拉近了与老师们的关系，关系好了，老师们也就会积极地配合你的工作，工作起来就得心应手，效率提高。

二、提高综合能力，实现工作高效率的关键

（一）提高统筹安排时间的能力

高校教学秘书必须合理安排好时间，提高工作效率。首先，教学秘书可以在工作记事本上把待处理事务进行排列，分清轻重缓急，列出每天的工作计划；其次，科学合理安排好每天的工作时间段，把最重要最紧急的事放在少受师生干扰的时间段来完成；最后，时间不要排得太满，要留有余地。空闲时间可用来处理一些偶发性事件。

（二）提高语言表达的沟通能力

高校教学秘书工作时可通过恰当的语言表达方式，提高效率。如：某老师不满意你为其计算出的工作量而对你有所愤怒时，你可以通过详细的讲解学校有关政策，消除其误会，获得其理解，以免影响你今后的工作。

（三）强化写作与计算机应用能力

高校教学秘书强化写作与计算机应用能力对提高工作效率非常有效。在日常事务中，教学秘书经常要根据实际需要，写一些教学文书，如教学通知、汇总材料报告、申请、会议记录等，具备良好的写作能力有利于提高工作效率。另外，教学秘书也要掌握先进的教学管理软件技术，如使用计算机字表处理、数据库、教务管理系统、网上办公系统等，可以在为师生提供快捷优质服务的同时也减轻自身的工作强度，提高工作效率。

（四）提高教学秘书的业务能力

随着高校教学改革的不断深入，以及信息技术的发展，教学秘书的工作内容日益明确，工作方式也发生了根本性的变化，这对教学秘书的业务能力也提出了更高更新的要求。一是教学秘书要熟悉学校、院系管理和教育学的专业知识。由于教学秘书从事实际的教学事务管理工作，是一名管理者，所以要充分的了解学校、院系教学管理的各项规章制度、办事流程，同时，教学秘书还要熟悉本院各学科、各专业的基本知识和结构体系，了解教学计划的制定和实施、各专业的课程设置、学分分配、毕业要求，熟悉教学各学期、各时段的常规性事务，做到事前有计划、计划有余地，相应的处理措施和解决方案要合乎情理，具有可行性和可操作性。同时，要充分考虑院系与学校的整体关系，分清事情的轻重缓急，妥善安排。二是教学秘书要具备一定秘书专业知识，其中包括应用文写作知识、文书处理知识、档案管理知识，以及会议组织知识等。三是教学秘书要熟练掌握现代化信息技术。随着现代信息技术的迅猛发展，教学管理工作已逐渐向网络化管理过渡。这就要求教学秘书紧跟时代潮流，熟练掌握现代化信息技术，提高工作效率和质量，将自己从“繁、重、紧、杂”的事务中解脱出来。学校开发了新的教务管理软件，目前正处于试用阶段。新的教务管理系统弥补了原有教务管理系统的一些不足，同时新增了一些功能，基本上90%的教学管理任务都可以在网上进行，我们教学秘书的工作效率将大大提高。

三、完善管理规章制度，简化办事程序

教学管理规章制度是高校教学管理的重要组成部分，对于实现教学管理的科学化、规范化具有十分（下转第65页）（上接第63页）重大的意义。随着高等教育的改革和发展，教学管理规章制度建设已经成为我国高校强化教学管理、提高教学质量的重要举措。一些学校编印了《教学管理规章制度汇编》，内容包括：国家政策法规、教学管理规章、学籍管理、专业和课程建设管理、教材建设与管理、实践教学管理、实验室管理、教学质量管理，以及工作流程等内容，其中的工作流程部分给教师和学生办理相关事宜提供了清晰的步骤。随着校院（系）两级教学管理模式的深入，部分管理规章制度将进一步完善，办事程序将更加简化。

四、强化制度的执行

学校各项教学管理规章制度的制定，贵在执行，如不执行，等于没定。执行力是实现发展战略、实现发展目标的能力，是将思想转化为行动的能力。再好的思路、决策和制度，如果没有执行力，目标是不可能实现的。只有把执行变为学生、教师自动自发自觉的行动，管理规章制度才能发挥其应有的效力，也才能促进学校的管理。首先要对教师和学生宣传学校的相关管理规章制度。在每个学年的开学初都开新进教师工作会议，传达学校有关教学管理的相关规章制度，以及学校对新上岗教师的业务要求；每个新的学年，也都会给新入学的学生做选课指导，同时将学校有关学生学习的相关规章制度传达给他们，如毕业学分要求、考试的相关规章制度、新生转专业的程序、以及各种等级考试的报名程序，等等。尽可能地让每位同学对大学四年的学习任务和学校教学管理规章制度有一个清楚的认识。其次在执行各项管理规章制度时，要做到照章办事。各项规章制度是管理工作的依据，也是各项教学工作的规范和标准。依靠制度管人管事，就会减少各种干扰因素。这就要求教学秘书自己要明确和熟悉各项管理规章制度，在安排和处理事情时应主动遵照执行，以保证管理工作的科学性、合理性和公正性，增强管理的权威性，有利于各项工作的顺利开展并提高管理效率。

总之，在日常的教学管理中，经常有不和谐的因素存在。高校教学秘书在执行教学事务中，也会遇到一些偶发性事件，影响和谐。这就要求在不违背原则基础上，教学秘书可以灵活处理。教学秘书的灵活应变能力有利于营造和谐的工作环境，提高工作效率。

参考文献：

[1]张敏.浅谈如何做一名合格的高校教学秘书[J].湖北师范学院学报（哲学社会科学版），2003（02）.

[2]胡晓萍.论新时期高校教学秘书的素质要求[J].宁波工程学院学报，2007（03）.

[3]吕阳.高校教学秘书素质之我见[J].浙江工商大学学报，2005（02）.

作者简介：王珊珊（1985―），女，黑龙江绥化人，学士，宿迁学院教师教育系研究实习员，研究方向：教学管理。