浅谈普通高中教学科研档案管理存在的问题及应对策略

【摘 要】 教学科研档案是学校档案中最具特色、最能体现学校办学思想、办学水平、办学特色的历史记载。但当前普通高中教学科研档案管理工作普遍存在着重视不够、财力欠缺、部门之间缺乏沟通与协调、收集资料困难、利用率低等诸多问题。因此，增强全体教职员工的档案意识，加大财力保障力度，加大宣传力度，加强沟通与协调，有效收集与整理教学、科研档案，有效开发和利用档案信息资源就显得十分迫切。

【关 键 词】 教学；科研档案；管理工作；信息资源

教学科研档案是记录和反映学校在“教”与“学”的实践活动中形成的具有保存价值的文件材料。它是从教学计划的实施到教学质量检查，从课堂教学到实验教学，从学生的思想政治工作到学籍管理，从师资培训到教学设备，从招考新生到新生入学的一系列过程，是学校档案工作的主体、核心和重点。教学、科研档案是否科学、规范、系统对学校教学改革和提高育人质量有着极其重要的影响。

一、教学科研档案管理普遍存在的问题

（一）思想重视不够

档案管理是学校管理的基础性工作，是学校制定重大决策的依据。很多同志认识不到档案工作在学校建设中的重要性和必要性，存在“重教学、轻档案”的思想。总认为学校档案管理没必要要求得那么严格，甚至有人认为档案工作可有可无。学校个别领导对档案工作不重视，认为档案管理是一个很清闲的活，只要平时按部就班，就能做好工作，不需要技能水平，也不需要培训。一些学校还时常把这些岗位作为照顾老弱病残的专用岗位，那些因教学业务水平欠缺或是身体素质不能适应教学工作的员工安排在这些岗位，对他们是否能胜任档案工作知之甚少。

（二）财力保障欠缺

由于思想上认识不到位，学校经费预算对档案保管设备配备、档案工作人员的待遇落实及业务培训等问题也缺少经费立项。在这种情况下，学校教学、科研档案工作完全是放任自流，全靠档案人员的责任心干活。如此，何谈档案完整、系统、准确？何谈档案管理为学校教学教研的发展服务？何谈档案管理为学校制定重大决策服务？

（三）档案资料不够完整

由于思想上认识不到位，科室工作人员的档案意识普遍谈薄，导致学校各处、组、室条块分割，各自为政，除个别重要文件归档外，很多基础性文件都随意处理。学校的各种工作无迹可寻，学校的优秀之处无展示载体，学校的各种重复性工作时有发生。

（四）档案管理方法陈旧落后

普通高中学校教学科研档案工作的管理方法还非常陈旧落后。档案立卷工作不规范，档案载体结构单一。即便文件立卷归档后，也未及时对其进行加工、调整与编目。这样的管理模式，致使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行开发利用，导致在查阅档案时速度慢、准确率低。同时，很多学校的档案管理多是进行基本的材料收集、整理与保管，没有形成主动对档案资料进行分析、编研，以便有效地提供利用服务的意识，操作上也都是传统的、低效率的手工方式，极少运用计算机及网络技术进行管理，工作上也只是“你查我调”，还处于一种被动的、消极的状态，这些都不能充分发挥档案的作用及利用价值。我们应当明白，学校档案不仅是一种历史资料，更是一种信息资源。

二、利用已有资源，改进工作策略

（一）提高认识，加强领导，建立健全管理机制

提高和增强学校教职员工对档案工作重要性的认识，是搞好学校档案工作的先决条件。这就要求我们要认真学习《档案法》，使领导干部和全体师生员工都认识到学校档案工作的重要意义，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为，树立“档案就是资源”的理念，扎扎实实地搞好学校档案工作，建立起严密并切实可行的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循、有法可依。其次，要加强对档案工作的领导。主要领导应亲自过问档案工作，解决档案工作中存在的各种实际问题，促使学校档案工作跟上当前新形势下教育教学改革的步伐。再次，要按上级档案管理部门的要求，建立综合档案管理机构，集中统一管理全校的文书、教育教学、设备、基建、会计、学籍、团队等各种门类和载体的档案。各职能部门均应确定一名兼职档案工作人员，负责管理本处室的档案资料，形成档案工作齐抓共管的局面，以保证学校的各种资料齐全完整。

（二）加强人员配备，搞好档案设施建设

为了不使那些奠基性材料缺失，学校教学档案要实行统一保存和科学管理。首先，要配备一名思想好、责任心强、熟悉学校工作、懂得办学规律、有较好政治素质和较强业务能力的同志来负责。健全工作人员岗位责任制、档案室管理制度、查阅制度、资料保管保密制度，并严格按规章办事。其次，硬件建设是提高档案工作水平的基础，同时也是保证档案管理质量的最佳手段。要专门设立档案室，对档案管理的所需经费加大保障力度。

（三）进行科学分类

学校档案大体上可分为五类：文书档案、教学档案、科技档案（包括财会档案、基建档案）、声像档案和实物档案。

教学科研类档案因其地位特殊，还可分为以下条目：一是教学管理的文件（包括上级教学管理指导性文件、学校的教学工作计划、总结、报告、规章制度和统计材料等）；二是教学改革方面的文件材料；三是有关教学与教学实践的文件材料（包括教学计划、大纲、考试管理材料）；四是各类教学科研论文及获奖情况；五是学科、专业设置和实验室建设的文件材料；六是有关教研室活动的材料；七是优秀教案、课件；八是师生奖惩材料；九是各专业使用的教材目录和自编教材；十是学生管理工作的文件材料。

确定了类目，按其中的每一条款准备一个或若干个卷盒（或卷夹），并做好标识，贴在准备好的卷盒背上，卷盒按条款的顺序排放，将处理完毕的文件或收集上来的资料“对号入座”，归入相应的卷盒内，以备查找。

（四）提高利用率

学校的教学、科研档案是教学管理工作中不可缺少的重要内容，教学、科研档案对于正确评估办学水平，研究教学规律，改进教学方法，提高教学质量，都有着十分重要的作用。保管不是目的，利用才是档案价值体现的唯一途径。也就是说，只有当档案服务于教学科研，发挥了它的社会效益和经济效益，它的重要性才会被充分地显示出来，它的价值也才能得以实现。所以，学校档案部门应不厌其烦地向有关部门、老师解释，我们对教学、科研档案进行归档，统一保管的目的只有一个，那就是更好地服务于教育教学、科学研究工作，服务于广大教师、学生，服务于社会。我们之所以要对档案进行集中统一保管，是因为这样更有利于保护档案的齐全、完整、系统、安全，能够为利用者提供更全面的信息。

综上所述，学校要切实重视教学、科研档案工作，大力宣传教学、科研档案，加强档案工作队伍的建设，注重对相关人员业务的培训，关心档案工作者的工作环境，优化档案保管条件，改善档案人员的待遇。整个学校从综合档案室、教务处、教科室、教研组到课题组要建立一个完整的工作网络，指定专人负责相关档案的收集、归档。根据学校实际，学校档案部门应组织相关人员科学地制订教学、科研档案的归档范围和保管期限表，并及时印发给学校教学部门、科研部门，召集相关人员进行业务培训，并定期到教学、科研部门了解、检查教学档案的收集情况，逐步参与教学管理，使档案部门成为学校教学、科研工作的信息咨询部门，为学校的全面发展做出自己应有的贡献。

【参考文献】

［１］ 张明嫣． 加强教学科研档案的管理和利用［Ｊ］． 兰台世界：上半月，２００４（９）．

［２］ 王少君． 高等院校教学档案的科学管理与利用［Ｊ］． 大连民族学院学报，２００４（２）．

［３］ 王延军． 高校档案信息资源共享之浅见［Ｊ］． 河北青年管理干部学院，２００６（２）．