网络信息化应用于档案管理探究

摘要：随着网络技术的不断发展和信息时代到来，网络信息化技术得到社会各领域更广泛的应用。所以把网络信息化应用在档案管理中，也是顺应经济社会迅速发展的需要。而且要想做好档案管理，为公司的发展铺路，必须在这个新时期内，积极调整策略，优化创新服务体系，完善各项工作的运行。现在网络信息技术被人们逐渐的重视，将网络信息化应用于档案管理中的工作是十分重要的，能够更有利于为人民，为建设经济型社会服务。

关键词：档案；管理；信息化

档案是组织、机关、企业在社会活动之中形成的具有保存性价值的音像、图表、文字或者其他形式载体的历史性记录，它是一种非常重要的信息资源。随着我国市场经济体制不断的完善与社会信息化的加快，深入对自身企业科技技术水平的了解，经济市场需求的了解，是一个企业占领市场，参与竞争的一个必要手段。实现网络信息化的档案管理，是为一个企业提供更好发展的动力所在。

一、网络信息化档案管理的重要性

对于无论任何一个组织来说，档案管理都是一项非常重要的工作。而伴随着当今时代计算机网络方面的发展，网络信息化的管理技术也逐渐的应用到档案管理之中。由于现在社会高节奏的生活速度，使网络信息化的档案管理变得特别重要。下面就是对用网络信息化技术进行档案管理的几个优点进行的讲解，从而体现出档案管理网络信息化的重要应用。

1、提高工作的效率

将网络信息化技术应用于档案管理时，它的处理方式是由集中立卷发展成对平时文件的处理。用这样的方式不仅能够使过去应用纸质档案进行资料分类的工作改变成随时可以进行资料整理的工作方式，还能够在平时文件归类时，对资料进行补漏，同时也不会使资料长期的堆积。而且及时归类整理资料文件还能够使资料检索变的更加方便。在档案的管理人员对原有文件插入新文件的时候也变得特别方便。对将网络信息化应用于档案管理与纸质档案管理的方式对比来说，网络信息化的管理方式显示出其超高的工作效率，工作的时候也变得更加方便。

2、有效保持档案的原貌

在利用网络信息化技术对档案进行管理时，可以使用数码相机与扫描仪等工具进行行原文的扫描，将经过扫描的档案图片放到档案管理电脑的系统中。用这样的方法不仅能够查看档案中的电子文件，还可以对原文进行更直观的查看。这种网络信息化档案管理的技术与纸质档案管理相比较来说，能够更好的防止资料的丢失与腐烂，还能够对原文进行更好的保存。

3、方便资料的查询

将网络信息化技术应用在档案管理中，一旦需要对资料进行查找时，可以使用高级检索和模糊检索这些功能，使资料查找更加快速便捷。而且还可以利用网络进行资料库远程的管理和查询，这样就能够方便在异地时对资料进行查询，并且能够使档案发挥出更大作用。

4、有利于保密

在进行网络信息化档案管理的时候，可以利用设置权限的方式，对阅读和使用档案的级别来进行一个权限设置的方式来分级管理。这样不仅能够记录调用资料的情况，还能实现对资料有效的保护。

二、网络信息化档案管理的开发应用

将网络信息化更好的应用在档案管理中，就必须要利用相关配套的设施才可以进行，所以，对配套设施的分析是十分重要的，这里就对网络信息化档案管理开发所应用的管理媒介做一个简要的讨论。

1、有效管理系统软硬件

在将网络信息化的管理技术应用在档案管理中时，软硬件的配套设施是不可以缺少的。主要软硬件都包括了：计算机基本软件和硬件与各种类的辅助设备，例如存储设备、数据库、高安全系统、路由器、交换机、通信子网和宽带等。一个企业可以依照自己部门和行业的特点开发一款适合自身企业并且实用的档案管理相关软件。因为档案管理体系中的软硬件是进行网络信息化档案管理的一个基础，所以将各种配置设备进行完善是进行信息化档案管理之前的重中之重。

2、高素质管理人才的培养

由于成功将网络信息化应用在档案管理中是一个难度比较大的工作，因此使档案管理的人员有所欠缺。然而对于现代网络信息化的档案管理来说，单一人员管理的结构已经满足不了网络信息化档案管理的要求。在进行此项工作时需要对大量信息进行处理和研究分析的工作人员，而且还需要有数据库维护与软硬件管理的人才。另外对进行档案管理人员的素质要求也是非常高的。所以一个企业可以成立一支专门进行档案管理的高素质人才队伍，使档案管理的作用在网络信息化的形式下能够得到最大效果的发挥。

三、网络信息化应用于档案管理时存在的问题以及解决办法

在一个组织将网络信息化应用于档案管理时，其主要目的就是为了给社会各个组织提供高效率、高质量的档案信息。但是，在利用网络信息化进行档案管理时也有一些问题存在，对档案管理的时候就要尽量避免这些问题发生并及时防护。

网路信息化应用于档案管理实际上是将文件存储在光磁介质之中，并且其存在的形式是一种数字代码，它需要依靠相关电脑的软硬件系统和存储介质才能拥有生命力。所以这种档案管理方式不仅受到任务操作影响还受到了许多自然因素的影响。此外，在利用电子数据保存资料的时候，电子数据对操作以及设备具有很高的依赖性。所以应用电子文件进行资料保存时必须要注意资料的安全。在将网络信息化的技术应用在档案管理时，还存在着很多安全隐患问题方面。一方面是在利用网络信息化技术进行档案管理时一定会用到网络和计算机，而一旦有网络黑客的入侵就可能会使资料被盗用或者受到损坏，而且这种入侵是隐蔽、突发的，令人防不胜防。另一方面是在设备和数据载体出现物力故障时，可能会损害到原有文件，危及到资料的正常运行。所以利用这一技术进行档案管理的同时，也会增加管理的难度。

为了避免上述一些问题的出现，有效保证资料安全性，在管理时一定要做好杀毒软件安装和防火墙处理。同时对电脑进行定期的安全检查，防止病毒入侵。然而在对于设备技术故障和物理故障时，管理人员必须在管理时定期对设备和数据载体进行详细检查，避免故障发生只够所造成的不可挽回局面。此外，在利用网络信息化进行档案管理时的网络一般比较小，但是还应该对保密方面的工作加强管理，在管理人员对档案进行管理的时候要制定一个全面的管理制度，使网络信息化管理技术应用于方案管理的时候可以依靠一定的制度进行管理。防止一系列人为原因导致的破坏。可以利用设置系统密码的方式对网络档案信息进行有效管理，想要进入系统就需要一个身份验证的过程，有效预防对资料蓄意破坏的人进入。

结语：实现网络信息化的档案管理是一个具有艰难挑战性工作，是当今社会信息产业发展的一个客观要求，这种发展趋势是不可阻挠的。随着当今社会经济不断全球化的发展，档案管理的资源共享程度也随之增加，这将是一个企业创造更高社会效益和经济效益的发展。所以将网络信息化应用于档案管理是当今社会的一个发展的趋势。本文就是通过这一问题进行详细的探究，希望对档案管理工作能有一定促进作用。

参考文献：

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