公路建设工程档案管理之我见

摘要：伴随公路建设的兴起和步伐的紧密，对公路工程项目的管理就必须不断改进方法和提高效率。公路工程档案是公路项目建设的重要技术资料，是反映工程内在质量的真实记录，是工程质量评定的基础资料，对公路工程档案管理工作的重视就是对公路工程建设本身的重视。下文主要结合公路档案管理现状，对如何加强公路建设中的档案管理做了简要探讨。

关键词：公路工程；建设项目；档案管理

1、引言

一般而言，在公路工程中，其成本需求大、建设周期长、环节复杂等，导致公路工程档案的种类、数量繁琐，从而构成建设项目相关档案的文件材料，便于工程建设的真实记录，同时全面鉴定工程质量，利于日后查明导致事故因素、追究事故责任的重要依据，其服务于项目的建设、维修、管理、养护。一个项目从立项到工程竣工，其中的内涵以及轨迹将用档案材料予以记载、确认。

2、公路档案管理的客观现状

公路档案管理是将与公路管理相关的各种档案收集起来，对其进行有组织的对比和加工处理，使之成为适合于各种不同需要的信息， 并通过对信息输入、组织、控制、调控和输出等，使之为与公路系统相关的机关、组织和社会提供档案信息服务。

目前，公路档案管理与公路事业发展很不适应，公路建设部门存在不同程度的重进度、轻记录，重建设、轻档案的意识，导致公路建设档案材料收集不完整，其主要原因是以往封闭、保守的观念仍不同程度存在；公路建设投资大、参建单位多、流动性大、工程时间长等特点，客观上给公路建设档案材料的收集工作带来很大的困难；一般大、中修、旧路改造工程形成的档案数量少，不容易引起足够重视；个别工作人员仅为自己方便，档案材料长期存放在自己手中，久而久之使档案材料遗失。那么，如何才能提高存档意识，促进档案收集工作，更好地服务于交通建设，笔者认为应从以下几方面入手。

3、加强公路档案管理的几点体会

3.1严格管理体系，成立专班，责任到人

工程建设中对工程质量、工程进度、工程费用等控制均有相关相对的独立运行线路，而且责任明确，而在工程建设当中不少单位在档案管理工作中不仅没有专门的职能部门，甚不设专人，使用兼职人员，对档案管理的工作不到检查不整理，不到竣工不归档。因此在监理进驻场后就要成立以监理部门负责人为第一责任人的专班，成员中，档案管理员直接对第一责任人负责，进行档案归档工作，并督促各专业监理工程师对档案的收集并及时整理工作。另外项目要为档案管理专班设专室、专柜，并在项目内部管理中赋予相对的职责与权利，保证责权一致，这对搞好档案管理来说起到充分的保证作用。

3.2不断加强对档案制度的建设

这是搞好公路档案材料收集工作的保证，建议：（1）配套的制度是保证工作秩序的有效措施，是做好公路档案材料收集工作的根本所在。建立完善的文书处理制度。首先建立文件收发登记制度，把好收、发文关，根据掌握的信息和工程项目的特点、规律，确定可能形成的文件材料，及时编制初步的归档目录，使档案部门和公路参建单位对将形成的工程档案材料做到心中有数；（2）建立跟踪制度，跟踪收集要求档案人员经常深入到各部门和施工单位，及时获取准确信息，时刻紧追工程文件变化情况和运行过程，达到收集齐全、完整的目的；（3）建立督促和催办制度，在文书处理过程中，文书档案人员要关注文件运行过程，跟踪督促办理，对处理完毕的文件、会议评论、工程文件、图纸要积极主动上门收集；建立限时办结制度，各部门每年形成的文件材料要求次年3-4月内整理、立卷移交档案室，工程项目技术档案要在竣工验收后三个月内整理、立卷移交档案室，否则，按限时办结制度奖罚兑现。（4）建立科技档案保证金制度。科技档案是公路养、建、管以及旧路改造的依据。目前，科技档案流失和收集不全已成为档案管理工作中比较突出的问题。因此，应建立保证金制度，在各项目计划中列支一定比例的保证金，在项目竣工验收后，移交验收档案材料时，按验收得分情况返还档案保证金。以保证科研项目和工程档案的完整、齐全、系统、准确和相互配套。（5）坚持科技档案检查验收制度。严格按照国家有关档案法规、政策，坚持档案部门参与工程验收和科技项目鉴定，做到下达任务与提出归档要求同步、检查进度与检查档案形成同步、验收鉴定成果与验收鉴定科技档案同步、评奖成果与档案部门出具归档证明同步的“四同步”管理。这是确保档案资料齐全、完整、准确的有效措施。

3.3丰富资源，加大公路档案材料收集工作力度

档案材料收集完整与否，直接影响档案信息资源的开发利用，为使档案更好服务于公路建设事业，必须加强公路档案材料收集工作。

（1）领导重视、提高认识是搞好公路档案材料收集工作的关键

近年来，全省公路系统在档案管理中，由于各级领导重视，使档案管理工作取得了明显的成绩。档案材料收集工作作为公路系统的基础业务工作，在今后工作中还必须强化对档案人员进行档案知识教育和培训，提高对收集原始材料的认识，树立善于发现档案材料，勇于保护档案材料，勤于管好档案材料的良好作风。

（2）依法治档是搞好公路档案材料收集工作的根本

必须深入学习、宣传《档案法》，充分认识档案工作重要性，主动保护、爱护档案，只有增强全行业的档案意识和法律观念，做到以法治档，才能使公路档案从形成、处理、收集到归档各个环节都得到有效保障。

3.4注重建立健全档案管理网络信息化

信息时代，建立健全档案管理网络是搞好公路档案材料收集工作的前提。档案管理网络化，是公路系统档案完整、齐全、统一的重要保证。全省公路系统应建立适应新形势发展需要的综合档案管理机构，统一协调各单位、各部门的档案管理工作，形成一个完整的档案材料收集网络，最大限度地避免原始档案材料的散失。

3.5加强沟通和学习，以提高档案管理人员的素质

在档案管理的工作中要作到及时与上级沟通，把出现的问题及时上报，以便得到及时的解决。另外还要加强单位与单位之间的沟通，以学他人之长，补已之短，学习档案管理中好的作法。

4、结语

综上所述，档案管理是一个漫长的过程，公路工程档案管理相对来说比较滞后，因此，加强公路档案管理工作，解决目前公路档案管理中存在的各种各样的问题，进一步提高公路工程建设档案质量是今后一个时期的重要工作。

参考文献

1、张国清。公路工程建设质量档案管理之我见[J]，企业天地，2003年S1期

2、焦隽。在公路工程建设中如何做好档案工作之我见[J]，华章，2011年第10期