浅谈医院档案数字化建设

随着医药卫生体制改革的深入及医院服务模式的改变，医疗业务的扩大，医院各项管理活动中形成的文件数量激增，档案信息总量随之增长，档案信息应用价值日益提高，各部门需求不断进步，期望值日益提升，传统的管理方式显然不能适应档案现代化需要，医院档案数字化建设已成为必然趋势。

1 档案数字化建设的必要性

档案数字化是建立在现代信息技术普遍应用基础上,利用数字化手段,以综合档案信息资源为处理核心,对数字档案信息资源进行收集、管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用,实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。

长期以来，我国医院档案管理存在若干弊端：①档案信息共享性差各部门档案分开管理，各自为政，存在无序性、孤立性、存放分散性的缺陷，也未实现文档一体化管理，故难以形成可综合利用的档案信息资源；②管理手段方式滞后受时间、地点、从事人员等条件的制约，造成档案材料收集、整理等工作方式单一、提供利用方式被动、工作量巨大，但效率低；③档案安全系数低提供利用方式主要以调阅纸质档案原件为主，档案的频繁出入库，易造成原件磨损、丢失，影响档案原件的寿命；④缺乏现代化的开发利用手段传统的管理模式缺乏引进、利用当今科学管理信息，检索速度慢、查询精度不够、档案利用率低，不能迅速、准确、广泛地传递档案信息，严重地制约了医院档案信息价值的发挥。

近年来，医院信息系统（Hospital information System，HIS）正在被各级各类医院所广泛采用，电子病历、数字化医学影像、医生和护士工作站等应用，产生大量的电子文件、电子档案，传统的档案工作方式和技术手段已无法适应时展的需求，大量的电子文件无法进行有效的管理和控制，有些甚至处于流失的状态，严重制约档案信息价值的发挥。传统的档案管理方式已经不能完全适应现代医院管理的需要，因此，加快档案信息化建设，采用现代科学技术，对医院档案资源进行数字化管理，实现信息资源有效地整合和资源共享，使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，是实现医院档案事业可持续发展的一项重要内容。

2 医院档案数字化发展的阶段分析

由于信息化的管理理念与传统档案管理模式之间还需要经历更长一段磨合期，特别是与信息技术的快速发展相比校，我国档案数字化建设与发展处于相对滞后的状况，因此，档案数字化建设必须经历一个从低级到高级的发展过程，一般而言,从传统档案管理向数字化管理的转变需要经历3个发展阶段:以档案工作自动化为核心内容的初始阶段、面向单个档案室进行资源开发和提供利用服务的个体数字档案室阶段,对档案信息资源进行深度开发和整合的联合档案室阶段。即档案计算机管理阶段。

2．1 以档案工作自动化为核心内容的初始阶段是档案工作迈向现代化的重要内容和基础，起步于20世纪70年代末、80年代初，医院的档案自动化管理相对还要晚一些。当时为了提高工作效率，各医院纷纷开展档案自动编目和检索、档案自动标引等工作，由此建立起档案自动化系统，实现了档案管理业务从手工管理向计算机管理的转变。这是一种基于档案业务工作的“馆员中心”模式，以馆员为主体地位，围绕档案收集、鉴定、整编、编研、保护、提供利用等传统工作职能,提供档案咨询、查询、借阅等服务的信息服务模式。但这种模式基本沿用传统的档案服务模式，面对面借阅档案仍是服务的主流，档案自动化系统只提供目录和索引功能,仅仅起到工具的作用。虽然适应当时档案管理和服务现实的需要，但它过度强调档案工作人员的主体地位,忽视档案用户的信息需求,用户始终处于被动接受的地位,其档案信息需求很难得到满足。随着社会信息化程度的提高,这种传统的信息服务模式越来越难以适应现代网络信息环境对档案信息服务提出的要求。

2．2 档案数字化发展的第二个阶段是面向单个档案室进行资源开发和提供利用服务的个体数字档案室阶段,这也是目前一些大医院档案数字化工作的目标。这一阶段数字建设的核心是馆藏档案的数字化并上网,形成以数字化档案信息资源为馆藏内容,以计算机为管理手段,以网络传递为服务方式的一种新型档案室。个体数字档案室阶段主要采用的是基于数字档案信息资源开发和提供利用的“资源中心”服务模式,它突出信息资源在档案信息管理和服务中的主导作用。在这一模式下,档案工作人员的主要任务是开展档案数字转化和电子文件归档、构建档案信息资源数据库、实现档案信息的数字化存储等工作。向用户提供的不再是档案物理实体,而是数字档案信息。档案信息服务也不再以面对面方式为主,而是构建档案网站作为数字档案馆信息服务平台，以网络档案信息资源的整理、开发、利用作为其工作的主要内容,通过利用先进的网络技术和现代化设备,为用户提供高效便捷的档案信息服务，如信息浏览、搜索引擎、在线借阅、文档检索和在线视频等。与“馆员中心”模式相比,“资源中心”服务模式具有档案信息资源更丰富，表现形式更多样化,更能满足多层次用户的需求;档案信息服务更具便捷性和时效性;具有较高的互动性、服务更具针对性,更能提高档案信息服务质量等优势。

随着信息社会向纵深发展，医院档案的范围由当初的文书档案、照片档案、病历档案、人事档案等发展到科研档案,胶片档案、病理切片档案、各种设备检查的图文档案、实物档案、印模档案、声像档案、计算机磁盘档案、计算机数据档案等，信息量及对信息综合利用的需求激增，使得“资源中心”模式日益凸显其不足。首先,在这种模式下，数字档案信息资源是核心,档案用户仍然居于从属地位,档案馆工作人员对用户的信息需求分析不足,在具体的服务策略与方式上也很少创新。其次,各数字档案室各自为政,孤立地向用户提供档案信息服务,之间基本上没有资源共享与协作联系。因此“资源中心”服务模式仍然是一种低质、低效的信息服务模式,它并不能使数字档案管理系统的功效得到充分发挥。

2．3 档案数字化发展的趋势是联合与协作,成熟的数字档案室是一种联合数字档案室,这一阶段的数字档案室建设就是通过网络互联技术,将个体数字档案室联合起来，充分利用各室所拥有的档案资源、人员和技术设备和有限经费,进行扩张、伸展，将档案信息资源尽可能多地开发、分享和利用,在避免重复建设的同时最大限度地满足用户对档案信息的需求,使档案信息资源的效用最大化，组成完全意义上的数字档案室,根据权限分配,实现数字信息共享。

联合数字档案室是超大规模的、方便使用的、没有时空限制的知识信息中心。此时的档案数字化建设不再以馆藏档案数字化和数据库建设为核心,主要工作是面向分布式和异构化的数字档案信息资源,通过服务集成构造统一的信息服务系统。这是一种基于数字档案信息服务集成的“用户中心”模式,档案室的一切信息服务工作以档案用户为中心,并以满足档案用户需求为目标的信息服务模式，通过信息门户构建档案信息服务平台,它打破了各档案室的界限和信息分割,集成各类档案信息资源,协同各数字档案室间的业务处理,实行统一认证、统一浏览和统一检索,为用户提供一体化的档案信息服务。服务方式除了信息浏览、搜索引擎、在线借阅、文档检索和在线视频外,新型的个性化定制、信息推送、网上参考咨询等服务将会得到强化。

3 档案数字化建设所具备的基础条件

3．1 随着信息化的普及和信息技术的不断进步，以计算机、通信网络以及多媒体技术为基础的网络环境逐渐形成，为医院档案室各类档案的数字化工作具备了运行环境基础：办公自动化系统的普及使用，使现行文书档案文件目录及原文的数字化变得非常容易。各职能部门在办公自动化系统生成文件，在形成过程中直接以数字化的形式存在，可以按照归档要求，将其文件内容直接导入到档案管理系统中来，避免重复劳动；扫描技术的发展，使档案室藏的各类纸质档案可以通过扫描仪全文扫描实现数字化。

3．2 HIS的现状及构成对档案数字化建设奠定了有利条件。全国卫生信息化2003-2010年发展规划纲要提出把信息化建设纳入卫生事业发展的总体规划，到2010年的目标是，建立起功能比较完备、标准统一规范、系统安全可靠，与卫生改革与发展相适应的卫生信息化体系。各医院信息化基础设施和网络化建设正蓬勃发展。一个完整的HIS包括医院管理信息系统和临床信息系统，档案管理归属于管理信息系统。由于医院管理信息系统仅以处理文字和数字类数据为主，所需要的资源、技术和经费投入相对少，直接回报快，故各医院多倾向于首先建管立理信息系统，这就为实现档案数字化管理创造了极为有利的条件。HIS为档案数字化管理子系统预留了接入端口，HIS软件中大都为病案和文档管理设计了相应的软件，初步解决了档案数字化的技术问题。随着档案管理软件的进步，档案管理软件从单一地对文书档案进行数字化管理的模式，转向通过接口与办公自动化系统相连的一体化，实现档案工作从归档、整理、利用到档案室管理的各项工作的全方位、系统化管理。

4 档案数字化建设面临的问题

4．1 纸质文件和电子文件并存问题 数字化档案室只是一个“信息空间”，要靠传统档案室的信息资源相互联接才可以构成，无论知识载体发生怎样的变化，都需要档案室对一切知识的记录进行收藏，不能因为电子文件的方便、快捷而忽视纸质档案的收藏，虽然电子文件大量产生和应用，数字化档案室的出现替代不了传统档案室固有的一些功能，它的法律作用和凭证作用尚未取代纸质文件的地位。因此数字档案馆并不会替代传统档案馆，但可以把它看作是传统档案馆的一种“新功能”。因此实行纸质文件和电子文件“双套制”，是纸制文件向电子文件过渡过程中必须坚持的原则，在较长的时期内，纸质文件和电子文件必须与相同版本的纸质文件一同归档，同时还要解决纸质档案与数字档案如何合理配置、哪些档案应该被数字化，什么样的存贮机制最便于利用档案信息等技术问题。

4．2 电子档案的安全保护问题 由于电子文件不受载体传递的限制，时间和空间的制约性差，数字化信息的内容和位置极易发生变化，信息的可变性和易丢失性极大地威胁着档案信息的安全性，因此，在严格执行国家法律法规和建立本单位电子档案管理制度的前提下，必须抓好安全防护：建立网关、防火墙、安装防病毒软件来防止黑客及病毒对电子档案的破坏和恶意篡改；通过加密、验证用户信息、输入调阅口令限定访问、阅读权限；采用密匙管理、数字式签名等技术手段，同时建立与主数据库相脱离的备份数据库，防止主数据库遭到损害后无法工作（任何时候都要同时保持有两个数据库），保证电子档案管理网络的运行。

4．3 档案人员的计算机知识水平应不断提高 随着信息网络技术的大量应用，档案管理员不再是单纯意义上的档案保管者，而是信息资源的管理者、分析与组织者、提供与传播者、信息利用的导航者，因此加强对档案业务人员的培训，提高他们的计算机技术、网络知识和信息的鉴别筛选能力至关重要。

参 考 文 献

［1］ 史维新,俞善浚,章洁.医院档案管理的新课题.江苏卫生事业管理,2003,14(4).

［2］ 刘明.数字化档案馆信息服务模式研究.档案学通讯,2007,5（13）.

［3］ 于来林.机关数字档案室建设谈.山东档案,2005,3.

［4］ 隋霞,郑开,张功法.医院信息系统与档案数字化管理.现代医药卫生,2007,23(18)：2818.