浅析房产档案管理中存在的问题及对策

【摘 要】本文首先介绍了房产档案存在的风险，分析了房产档案的管理必须用创新的思维研究房产档案管理中存在的风险和应对这些风险的对策。

【关键词】房产；档案管理；对策

房产档案是城市房屋管理部门在房产权属登记、调查测绘、权属转移、变更等房产权属管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记载，是城市房产权属登记管理工作的真实记录。房产档案是非常宝贵的资料，这些档案为解决房产纠纷、加快旧城改造步伐、深化住房制度改革发挥了重要的作用。它为解决长期以来城镇房屋产权不明、产籍不清的问题提供了法律依据。房产档案也在利用过程中彰显了它的作用和地位。

随着社会经济的发展， 房产档案在社会经济活动中发挥着越来越重要的作用，推动了房产档案管理水平的大幅度提高，同时对房产档案的管理也提出了更高的要求。然而，房产档案在管理和使用的过程中，也存在许多被人们忽视的风险，缺乏对房产档案的风险管理认识和风险管理措施。加强房产档案的风险管理，可使许多宝贵的档案得到及时、合理的开发、利用和保护，同时满足广大档案用户对档案信息资源的利用需求，对于发挥房产档案的作用和服务社会具有重要的意义。研究房产档案的风险和对策，增强档案管理的风险管理意识，对于提高房产档案的管理水平具有迫切的现实意义。

1.房产档案存在的风险

1.1 突发风险

房产档案是非常宝贵的历史资料，房产档案的抗风险能力比较低。由于受到经济水平的制约和观念的影响，房产档案的抗风险意识低。虽然在档案管理过程中采取了一些基本的防火、防潮、防虫、防盗等处理措施，但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、战争等不可抗力因素时，房产档案的抗风险能力差的问题就暴露无疑。前几年的汶川大地震其巨大的破坏作用，使很多地方被夷为平地，造成了巨大的财产损失和人员伤亡，很多房产所属物化为乌有，有些房产档案也毁于一旦，给诸如财产保险的理赔工作带来了很大的难度。

1.2 房产档案信息化风险

科学技术的进步，给房产档案的管理带来了新的技术手段，给房产档案管理的信息化建设和管理提供了可靠的保证。网络、计算机和信息系统是档案管理现代化的基础，同时也是信息安全风险存在的地方。黑客攻击、病毒蔓延、信息窃取、技术落后、制度不健全、管理不规范、措施不到位、治理不及时是产生不安全因素的根源。网络的畅通、系统的稳定、数据的安全，面临着客观侵害行为的风险和主观漏洞的风险。

在信息化的管理过程中，大量数字信息都储存在硬件设备中，设备的安全性会给信息安全和完整性带来威胁。如电脑、硬盘、光盘设备如果保管不当，就有可能发生损坏及老化等现象，从而导致大量数据的损坏，造成损失。存储设备都有一定的保存年限，需要不断的拷贝和更新，更新不及时，也可能造成损失。

信息化的操作要求技术性比较强，一旦操作失误就有可能带来损失，比如设备的损坏、错误的格式化、删除操作、错误运行程序等都有可能破坏电子数据。当电子化的档案信息通过互联网或内联网进行传输的时候，就会遇到传输风险，如网络黑客的入侵和攻击、计算机感染病毒和木马、遭遇非法窃取档案信息等，如果没能很好地防范，就有可能造成严重损失。

1.3投资风险

为了应对突发的事故，进行异地档案备份，需要投入大量的人力和物力，投资与回报如何达到平衡，投资控制在什么样的幅度值得探讨。同时，信息化管理不同于传统的手工操作管理，它是建立在计算机网络技术基础上的现代化管理，进行信息化建设，特别是初期建设需要投入大量资金用于购置计算机、复印机、打印机、扫描仪等硬件设备，购买应用软件、咨询技术专家、培训员工及日常管理等，都要花费不少资金。为应对突发的事故和信息化建设，大量资金的投入无疑存在投资风险。

1.4 知识产权风险

档案信息化建设的最终目标是实现档案数字信息在网络中达到资源共享，这个共享引发知识产权的风险。同时，由于我国关于网络信息方面的法律、法规、标准、制度并不完善，也使得档案数字信息在充分发挥其凭证作用和参考作用的过程中存在很大风险。如在现实中，科技成果都拥有知识产权，具有专有性，而网络上应受到知识产权保护的信息则是公开的、公用的，而产权人往往要求信息非公开化，这就造成一个矛盾，也给档案部门在公开信息的时候带来知识产权上的风险。

2.房产档案风险管理对策

2.1 树立房产档案风险意识

当前，房产档案的风险问题尚没有得到足够的重视。主要表现在档案部门管理领导和工作人员对房产档案的风险认识不足，缺乏应对房产档案的风险管理措施。要应对房产档案的各类风险，就必须树立正确的风险意识。信息化管理作为一种全新的管理方式，正处在初步实践的阶段，必然会存在各种风险，为此，我们既要有风险意识，积极宣传教育，又要有防范意识，采取有效措施，积极应对。房产档案管理应对不可抗力风险意识非常差，目前需要大力宣传。

风险意识的淡薄会在很大程度上导致房产档案管理上的盲目，只顾当前效益，缺乏前瞻性，给房地档案建设带来隐患。当突发的风险出现时，由于对房产档案管理的风险认识不够，缺乏应对突发风险的管理措施，带来的后果可能是灾难性的，损失将无法挽回。汶川地震表明，房产档案的破坏，给财产损失的评估和理赔带来很大的困难，加强房产档案的风险管理，提高房产档案的抗风险能力已经刻不容缓。

2.2加强档案风险教育

由于认识的偏见和房产档案管理岗位对人才的吸引力不够，从事档案管理的人员综合素质相对其他部门而言，存在不小的差距。档案管理人员普遍对房产档案的风险认识不够。对档案管理人员进行教育培训，提高他们对房产档案的风险认识，对规避房产档案风险有良好的效果。教育培训能够提高档案建设参建人员和管理人员对档案风险的认识，确保房产档案建设的安全开展和顺利进行。

2.3增强房产档案的风险评估

风险评估是应对风险的前提。风险评估就是对房产档案在使用和管理过程中可能出现的风险进行预测，给定某一风险的概率。风险评估就是风险量化，通过比较风险的大小，来决定是否需要采取相应的应对措施。具体的风险的评估可以结合实际情况， 聘请相关的评估专家来进行。

2.4 提高房产档案的抗风险能力

提高房产档案的抗风险能力，需要不断提高认识。这种抗风险意识需要提高到国家战略层面上来。比如国家对金融和股市风险的控制采取了很多切实可行的方法，也取得了很好的成效。在房产档案的管理上也可以进行借鉴和创新。比如在股市中，客户交易的资料采取了异地备份的方法以应对不可抗力带来的风险。房产档案如何实现异地备份呢？随着计算机技术的发展和普及，档案的电子化给档案的备份和异地存储提供了可能。一方面要对库存档案电子化，另一方面新入库档案资料需要进行电子化工作，办理完毕的房产档案在进行纸质档案归档的同时，要进行电子文件归档，将该电子文件拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保管。

3.结论

房产档案是历史的产物，是非常宝贵的资料，在社会经济活动中发挥着越来越重要的作用，房产档案在管理和使用的过程中，也存在许多被人们忽视的风险，缺乏对房产档案的风险管理认识和风险管理措施。如何应对这些风险，需要研究切实可行的对策和采取有效的措施。随着社会的发展和进步，房产档案的风险管理也必须与时俱进。必须用历史和现实的眼光辨证的看待房产档案管理中存在的风险，必须用创新的思维研究解决这些风险的对策，采取有效的措施，确保房产档案的完好无损，提高房产档案的风险管理水平。

参考文献：

[1]戴月瑛. 房产档案的管理与利用[J]. 档案与建设.

[2]王卫国.新时期房产档案管理存在的问题与解决措施探讨[J].城市建设与发展.