电子政务建设中的城建档案信息化

摘要

城建档案是指在城市规划、建设及管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。它是城市规划、城市建设、城市管理、城市改造、抗灾防灾、工程维修扩建以及应对城市突发事件等工作的基础性资料，为科学进行城市建设工作提供重要依据。随着科技的进步，城建各部门在城市建设、管理中产生了各种档案，除了传统载体的档案之外，还有大量的计算机辅助设计技术、电子地图等产生的电子文件，我们不能再按原来的方式去整理、保存这些新形式的城建档案。同时，城建各部门有相应的档案室，部分城建档案保存其中，档案的分散管理使城建档案的查询统计变得困难，远没有发挥档案应有的利用价值。因此为了提高城市建设的时效性以及适应网络化的需要，必须加快城建档案的信息化建设。本文试图在分析现今城建档案信息化工作存在的问题的基础上，就新形势下如何做好城建档案的信息化工作进行一些探讨。

关键词：电子政务城建档案信息化

在改革开放和社会经济的全面发展的新形势下，城市建设档案工作发生了深刻变化。城市信息化建设和不断推进的电子政务，深远地影响人们的生产和生活，并逐步改变了我们在这方面工作的进一步发展并为城市建设档案工作提供了广阔的空间，另一方面，也向城市建设档案工作提出了更高，更新的要求。面对机遇和挑战的城市建设档案如何通过信息化适应社会需求，进行更多的探索和创新，是摆在我们面前最重要的任务。

一、城建档案信息化在电子政务建设和运行中的重要地位和作用

电子政务是政府部门使用信息网络技术，向公民、企事业单位，以及其他政府机构提供公共信息和服务的动态过程。在这种新型的政务管理模式下，政府系统各要素之间、政府系统与社会环境之问的信息联系空前活跃，相互之间的依存度不断增强，政府活动的支持信息来源不再仅仅局限于政府内部，社会、政治、经济、科技文化、市场、贸易等方面的信息都是政府决策的基础。传统政府部门在城市建设管理活动中形成的各种历史记录和文件信息，以及政府部门在电子政务环境下形成的电子化、数字化政务信息绝大多数都保存在档案部门，这些档案信息资源种类齐全，内容丰富，是电子政务建设及发展的重要物质保障。第二，城建档案信息真实地记录历史，通过利用电子化、数字化、网络化的档案信息，使政府在决策中参谋和咨询系统工作变得更加便捷、全面。在执行中更加有保障，在监督中更加有根据，从而促进政府管理科学化、民主化和高效化。第三，城建档案信息的网络化可根据政府的不同信息需求，提供个性化的信息服务。

二、当前城建档案管理信息化存在的问题

我镇城建档案室成立于1991年12月，由镇规划建设办领导，业务受市档案局、市城建档案馆、镇综合档案室指导，负责接收、收集和保管全镇重要的需永久和长期保管的城建档案资料并进行科学管理、提供利用； 2010年4月起，使用网络版的综合档案管理系统，便于线上查询各类综合文书。为了使我镇城建档案实现数字化、信息化，根据市《关于提交工程竣工资料电子文件的通知》，要求2011年11月起，建设、施工单位在向城建档案管理部门移交建设工程竣工档案时，须一并移交与纸质文件材料和竣工图内容相同的电子文件。

城建档案室为了适应发展，一直十分注重运用现代化技术进行档案管理，致力于将最新的计算机技术运用于档案工作，无论是早期只能对馆藏档案进行目录管理的单机运行档案管理系统，还是对城建档案室内各项工作和档案资料进行全方位、多层面管理的档案信息管理系统，在这种管理模式中，管理仍是围绕纸质实体档案进行的，对知识的占有、信息的转化、利用与传输都停留在较为落后的基础上，不适应信息化建设的发展及社会对其新的需求。主要体现在：

1、电子文件这一新型载体的产生，给传统管理模式带来了的极大冲击。

20世纪90年代以来，全球范围内掀起了新一轮的信息化浪潮，“数字地球”“数字城市”建设日新月异，信息技术在行政机关办公活动中，在城市规划管理建设过程中广泛应用，出现了新型载体文件-电子文件，整个社会信息流通的基础结构发生了变化。这场革命是纸张产生以来，是近现代档案学理论诞生以来，文书、档案工作领域最剧烈的一次变革，他直接影响到档案工作的运作方式、基本理论乃至思维观念”。

2、电子政务的加快推行，对传统管理模式提出了挑战。

2002年初国家信息化领导小组，决定把电子政务建设作为我国信息化工作的重点。随着各级政府机构信息化建设的迅速发展，电子政务系统逐步成为机关公文处理的平台，作为政务信息化建设的一个重要内容，电子文件的归档问题受到广大档案理论专家、电子政务的建设者、以及实际工作者共同关注。

2002年8月，国务院在部署全国政府系统办公业务资源网建设工作时，明确提出了加强“电子公文的归档”的工作任务，同年国家档案局制定《全国档案信息化建设实施纲要》强调档案部门要积极参与电子政务建设，把电子公文归档管理作为电子政务建设的重要环节纳入其总体设计框架。

档案理论也冲破传统的档案学的束缚，摆脱了传统的“档案实体”的狭小的实践范围，进入到信息与信息系统领域。针对传统档案管理的“一元理论”，提出了档案实体管理和档案信息处理并行的“二元理论”，以及将城市建设记录、文件与档案集成化和一体化管理的“集成化理论”，这些崭新的现代档案学理论，为我们实际工作提供了指导方向。

3、纸质档案与电子档案并存的现状，对改变传统的管理模式提出了迫切的要求。

城建档案涉及行业众多，其信息技术手段应用水平参差不齐，而“存在了上千年的纸张已经作为一种传统，深深扎根与人类社会”，以其载体的稳定、信息的可靠等优势，不会轻易退出历史舞台。同时电子文件的原始性、完整性、安全性、可读性等一系列棘手的问题还摆在我们面前。因此电子文件不会在一朝一夕替代纸质档案，二者的将长期共存。

现实与理论都向我们表明现有的档案管理模式已很难适应新的需求，面对实体档案、电子档案并存，面对社会需求多样化的现状，城建档案室迫切需要建立一套新的管理模式来面对的重大挑战和发展机遇。从传统的管理模式到档案信息化管理是一场历史性的转变，是城建档案部门发展的必由之路。

三、城建档案信息化适应电子政务建设需要所应采取的技术方法和管理措施

新的管理模式要求我们从管理思想、管理方式、管理手段上进行变革，不在是老管理加新技术，而是新管理加新技术。新的管理模式是一种多元化的并行模式，它既是传统档案馆与数字档案馆的并行，又是档案实体与信息的并行，也是传统档案载体与电子载体的并行。

新的管理模式将采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，实现城建档案资源的合理配置，积极营建城建档案资源共享的策略与环境，加快促进城建档案服务机制的创新，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。

新管理模式将通过管理手段自动化，提高工作效率，简化工作程序；通过管理内容数字化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现对档案信息资源的最大开发利用，实现对档案实体的保护；通过服务网络化，适应市场需求，实现资源共享。

四、结语

总之，档案信息化建设是一项复杂的系统工程，须经历一个不断完善的过程，它牵涉到技术、政策、法律、管理等方方面面，许多问题需要进一步深入研究。我们必须抓住国家信息化建设的契机，依托政务网、互联网，加快档案信息化建设的步伐，充分发挥档案信息资源的作用，不断推动档案事业向更高层次发展。