浅谈提高环境监测档案管理的方法及建议

【摘要】：随着工业生产的迅速发展，环境破坏也越来越严重，环境保护已经越来越受到国家的重视，而档案管理起到了对环境监测结果进行记录与保存的作用，所以做好档案管理工作也尤为重要。本文就档案管理在环境监测工作中的应用进行了简单分析，并指出了在环境监测中如何做好档案管理工作。

【关键词】：环境监测；档案管理；应用；建议

引言

随着国家对环境监督力度的不断增强，监测档案管理的重要性也更加凸显。作为监测任务完成后存在的唯一依据，档案资料显得尤为重要。为了获得一份合格的档案，仅仅是在档案整理规范性方面有所规定是不够的，同时也需要加强档案资料的质量控制，包括资料的完整性查询、报表填写的符合性、电子文档的定期检查及存储条件的控制等各方面，以全面保证资料的完整性、可靠性、符合性、长期保存性。

一、档案管理的简介

档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。这 8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。

随着档案管理现代化的发展，还将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。例如价值鉴定工作有时与收集、整理工作结合进行，甚至在文件立卷归档时就进行初步鉴定。

二、做好环境监测档案管理的方法

1.档案管理工作人员要不断加强档案知识学习、提高认识，增强档案管理意识。应把档案目标管理及档案室建设作为档案建设的重点工作，使广大干部职工充分认识到档案工作是一项重要的环境基础工作。解决好档案专兼职管理人员的配备问题，加强档案管理相关知识的培训，不断提高档案管理人员素质，进一步提高档案工作的业务水平。作为档案管理人员要认识到，档案管理岗位是一个需要默默奉献的岗位，它产生的效益是无形的又是无价的。档案工作是“功在当代，利在千秋”的事业，作为一个档案工作者要有责任感和使命感，要不断加强学习的自觉性，努力提高业务素质，树立好档案管理部门和档案工作者的良好形象。

2.建立健全各项档案管理制度，是把档案工作纳入制度化、规范化轨道的有力措施。除了认真学习、贯彻《中华人民共和国档案法》等各项法律法规外，还要结合环境系统档案管理工作实际，制定出本单位的《归档管理制度》、《档案借阅制度》、《安全保密制度》、《档案销毁制度》、《档案分类方案》等一系列管理规定。使档案管理工作有序进行，做到制度健全、职责明确，实行集中统一管理，分级负责的制度，全面推动档案工作的开展。

3.加强业务建设，完善管理工作，首先，根据环境档案的专业性，对环境档案进行科学分类，制定出分类大纲及示意图，在分类方案的编制中，要注意遵循以下原则：逻辑原则、保证原则、稳定原则、实用原则。其次，鉴定档案归档范围，划分档案保管期限，制定编号方案。根据环境档案的地域性、时间性和连续性的特点，按流域水系、按地区、按年份进行组织排列，以维护环境记录文件之间的有机联系，对各种门类和载体的档案实行规范整理，使案卷质量符合规定要求。最后，实行科学的保管，环境档案资料要求至少用两种以上的介质保存环境资料，即纸介质和磁介质。用纸介质保存环境资料时，其输出打印的成果应完整、清晰，并装订成册，进行卷册划分，并统一内容、格式和编目顺序。用磁介质或光盘保存环境资料时，所选用介质要求通用性强、可靠性高且在一定时期内使用同一种介质，并周期性地予以更新。

4.开展服务，充分发挥环境档案的作用。环境监测档案管理工作必须以环境监测业务工作为中心，为环境监测业务工作开展、为经济建设服务。档案人员要积极配合中心工作，利用馆藏档案作基础，加强环境监测档案信息资源的管理和应用，充分发挥环境监测档案础，加强环境监测档案信息资源的管理和应用，充分发挥环境监测档案档案信息的深加工，把服务的内容进一步细化，把服务的质量和水平进一步提高，主动为领导决策、研究提供依据，在环境监测预测预报、水资源论证以及各项课题、任务的完成方面，提供准确详实、有价值的档案资料。不断拓展服务领域，加快环境监测档案信息化建设，积极高效地开展环境监测档案利用工作，充分发挥环境监测档案的价值和作用，满足经济社会对环境监测信息更新更高的要求，以优质的环境水资源信息服务为水资源的可持续利用、经济社会的可持续发展提供可靠支撑。

三、提高档案管理效率的建议

1.提高监测档案管理人员的业务素质，监测档案管理的好坏，在很大程度上取决于管理档案的人。作为监测档案管理人员，要注重自身专业水平的提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学化、规范化、现代化的管理技能，提高工作效率，提高档案管理质量。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的要求，也是档案管理人员应努力的方向。必须掌握和运用现代科技手段和先进管理技术，以适应现代化档案管理工作的需要。

2.努力实现环境监测档案微机化管理，用发展的眼光看，微机应用于档案管理已成为现展的必然趋势。由于环境监测档案具有信息量大、涉及面广，数据间的关联性强，但差异较大等特点，运用微机数据库系统来管理，不但可以提高档案卷宗检索、查找的速度，更重要的是可利用微机的快速运算。大容量贮存空间及准确的逻辑判别功能，对现存的档案资料，根据不同的需要从各个角度，去计算分析，汇总提供信息，从而大大提高监测档案的利用价值。

四、加强环境监测档案的科学管理，使其更好地为社会服务

环境监测档案是环境科研活动的存储形式。目前环境监测档案价值尚未充分发挥出来，利用率较低，一是对档案信息资源开发少，除少量档案能拿出来为本单位利用外，多数藏而不用；二是利用手续繁杂，过分强调保密，限制过多，使用者“望档兴叹”；三是服务对象窄，常常只限于本单位、本科室，本课题的个别人使用，不能跨越单位、学科的限制，把大量的利用者拒之门外。只有把蕴藏着大量科技知识和信息的档案尽快转化为生产力，变“死”档案为“活”档案，才能使其发挥巨大的经济效益。事实上，环境监测档案除少量涉及社会稳定和技术保密等特殊原因确实不能公开的档案资料外，其他一切有利于经济建设的档案资料都应该通过档案工作者对档案信息资源的寻觅、筛选、提炼、整理和加工，将其集中管理起来成为档案资料共享资源，建立环境监测咨询服务机制，通过各种途径，采用内部借阅、外部借阅、复制供应，建立计算机网络服务等形式，有目的的建立档案咨询，以满足各方面的不同需要，从而使其物尽其用。

结束语

档案资料作为任务完成后的唯一依据，其重要性可见一斑。随着国家对档案要求的不断提高，为了保证档案的输出质量，采取的各项质量保证措施是极为重要的，只有在资料归档前严格审核、按要求整理、入卷、严格控制资料保存环境、定期对资料进行检查，才能够长久有效地保存合格的档案，使所开展监测任务的作用长期的发挥去。

参考文献：

[1]蒋纪蓓.“档案化”与“档案化管理”及“归档”[J].档案学通讯.2006 年03 期

[2]乐利珍.浅谈事业单位档案管理的现状及对策[J].科技风.2008（24）