浅谈现代企业档案室标准化建设

[摘 要]随着社会的快速发展，我国的市场经济体制不断发生变化，企业逐渐朝着多元化方向发展，企业档案也越来越复杂和多样，这就需要企业做好档案管理工作。企业档案管理工作是衡量企业管理水平的重要标准，对企业经济发展与管理工作的开展有着积极的促进作用，因此，必须加强企业档案管理工作，使其朝着规范化、科学化的方向发展。

[关键词]现代企业；档案室；标准化建设

中图分类号：G275 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2017）22-0330-01

一、当前企业档案管理存在的问题

现代企业制度下，企业档案的作用越来越凸显，它能保证企业的良好运行，为企业提供一座资源相互利用和信息共同分享的平台。影响当前企业档案管理工作的主要因素有以下几方面。

1、档案管理意识淡薄

一是档案管理意识薄弱。一些单位和部门对加强档案管理工作存在偏见，认为加强企业档案管理没有实质性作用，企业的主要任务是生产，档案就是存放文件资料的，档案俨然就成了摆设，其主要作用就是应付上级部门的检查。二是领导重视不够。在管理档案方面舍不得投入人力、物力和财力，个别在建设项目单位和下属单位档案工作没有实行岗位责任制，在管理方式上仍然停留在传统的手工收集与检索阶段，一定程度上影响了档案管理质量。

2、档案管理人员综合素质偏低

目前，各企业虽有一支档案管理团队，但企业档案管理人员大多数都是兼职或半路出家，且变动频繁，团队的文化水平和专业素质普遍偏低，适应不了企业快速发展的需要，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分不够准确，档案不按时归档和不按时移交现象时有发生。

3、档案管理中存在安全隐患

当前，有些企业由于对其档案管理工作重视不够导致档案管理工作的经费紧张，办公用房面积不足，档案库房等设备也不符合档案安全管理的要求。企业内部没有设立C诺牡蛋腹芾聿棵爬垂芾淼蛋福档案存在被泄密或丢失甚至篡改的安全风险；档案库房在防火、防盗、防潮、防光、防虫等方面也未达到标准，特别是随着近年来企业的飞速发展，原有的档案库容量已远远不能满足企业档案材料的增加速度，结果是大量的档案资料只能存放在档案库房之外，不能入库进行集中保管以确保安全。

4、部分企业档案管理手段落后，达不到现代化管理要求

大数据时代也给新时期的档案管理工作带来更多、更大的挑战，企业的档案管理已经不能停留在传统的档案管理模式，计算机及网络技术已经深入社会的方方面面。但对一些企业的调查显示，部分企业调阅档案时仍然是传统的、原始的手工操作。档案文件资料由于反复被调用，多次被阳光照射，结果有些纸张发黄、变脆或字迹褪色等，大大影响了档案文件资料的寿命和完整性。

5、档案信息没有得到应有的开发和利用

档案资料等信息是企业的历史记录，企业可以从中汲取经验教训，对企业的未来规划提供参考。但是，由于一些企业对档案管理的错误认识及其他因素的影响，对企业档案信息只是藏而不用，没有对其进行科学的开发和利用，使得档案信息的应有作用得不到发挥。

二、现代企业档案室标准化建设措施

1、加强档案管理人员素质建设与能力培训

在过去，由于科技手段发展的不成熟，档案管理工作极为繁琐复杂，仅凭人工的力量完成，加大了员工的工作量。随着时代的发展、信息化的进步，企业引进了现代化办公技术及先进的管理设备，加之员工的有效配合，不仅减少了以往反复的工作内容，亦提高了档案管理的质量及效率。简单来说，虽然如今已引进了现代化、智能化、信息化的档案管理设备及体系，但是，仍然需要员工辅助管理，通过增强设备和员工的配合力度，来提高档案管理工作的质量及水平。由此可见，档案管理人员的学识、管理能力以及综合素质极为重要。

企业应通过开展培训教育活动，来提升其管理能力及综合素质，令其快速了解档案管理实质及技术方式。聘请专业知识丰富、综合素质高的档案主管，对档案管理工作进行全面、有效的安排与指导；除此之外，还需定期开展培训活动，了解每一位成员的能力、学识水平及擅长的业务类型，充分挖掘员工的潜能，为其提供展示自身才华的舞台。与此同时，还应增强员工的法律意识，拓宽其眼界及知识范围，从根本上提升他们的工作素养、业务能力及文化水平。并通过实践锻炼、相互交流指导等途径增强教育和培训效果。

2、严格执行档案管理制度

企业档案具有政治性和机密性的特点，不能随意公开和向外扩散。为确保企业档案的安全，严守企业档案的秘密，充分体现档案的严肃性和权威性。档案管理部门要建立严肃的工作纪律，加强制度建设，不断提高员工档案管理的规范化水平。建立健全企业档案收集制度、建立归档制度、查（借）阅制度、转递制度、检查核对等制度。在档案材料收集补充、查、借阅、档案库房管理、保密等都有章可循、有据可依。

3、企业档案的信息化建设

企业的档案管理工作主要包括“实体管理”与“信息开发利用”两大方面。即以企业的档案实体管理为基础，以信息的开发为宗旨和方向，为企业的各项工作提供凭证和参考作用。但是，据调查表明，占企业所有知识46%的企业档案中蕴含的知识，“被很好地归类，并及时提供给需要这些知识的人，从而发挥作用的只有12%。”企业档案蕴藏着大量可待开发挖掘的隐含知识，因此，企业档案管理工作面临的问题不仅仅开发企业档案的显在信息，更为重要的是发掘档案中的隐含知识，将这一部分知识转换成显在知识，实现企业的知识共享和知识创新。从这个角度来说，企业的档案管理和知识管理具有共同的目标和动机。

4、进一步加强争先创新意识

企业档案的价值在于利用，是通过服务社会取得实效来体现，档案管理工作作为一项基础性工作，服务性强，以往是坐等利用者上门，我们被动提供服务模式，很难适应改革发展的新形式，这就要求档案人员发挥主观能动性，化被动为主动，主动上门服务，并简化档案的利用手续，推行档案利用一条龙服务，为需求者提供准确有效地服务。我们要不断总结新经验、新做法，结合档案部门的工作实际情况从经济社会发展的需要出发，根据实践发展的要求，及时修正不合时宜的制度，并将符合实际需要的新经验和做法以制度的形式固定下来，依据制度管人理事，推进工作制度化、规范化、程序化。以创新服务水平、更新服务观念、深化服务内容、优化服务方式、服务水平为目标，密切关注重大活动、重大事件，准确把握档案工作的重点、热点，及时、主动地挖掘、整理档案，努力实现档案管理在理论上、体制上的创新，从而使档案管理工作及时跟上时代步伐。

档案管理工作的目的是为了更好的提供利用，而提供利用则是实现档案价值的最佳途径，经济效益和社会效益是档案具体体现。在新形势下，档案工作更应跟上时代步伐，掌握现代化先进技术和精湛的业务技能，进一步凝聚共识、凝聚力量，把十精神落实到档案工作上来，埋头实干，全面推进档案事业的健康、持续、快速发展，为早日实现“中国梦”贡献自己的全部力量。

结束语

综上，档案管理是企业一项不可缺少的工作。企业档案管理工作的好坏，不仅关系到企业未来的发展，还有利于促进和谐社会的建设。在新的历史条件下，档案管理工作必须紧跟时展的步伐，锐意改革，才能够更好地服务于企业。

参考文献

[1] 林楠.国有企业档案管理工作中的问题及对策[J].经贸实践，2016（7）.

[2] 杨南雁.企业档案管理存在的问题及建议[J].新疆石油科技，2014（2）：77-78.

[3] 范振君.试析企业档案管理存在的问题及建议[J].工会论坛，2011（4）：173-174.