图书馆档案管理中存在的问题以及解决策略

摘 要 随着信息时代的到来，在图书馆的档案管理工作中出现了一些新问题，因此首先要加强图书馆档案管理人员的综合素质的提高培训工作，其次要建立健全档案管理制度，实现电子档案与纸质档案双套归档。另外，对图书馆的档案尤其是业务档案要提高利用率，使图书馆的档案真正为图书馆的发展服务。

关键词 图书馆档案管理 问题 解决策略

中图分类号：G251 文献标识码：A

Library archives management and the problems of solving strategy

WANG Shan

（Library of Yibin City of Sichuan Province， Yibin， Sichuan 644000）

Abstract With the advent of the era of information， in the library of some new problems appear in the archives management work， so first of all， we must strengthen the library's archives management personnel's comprehensive quality improve training work， secondly should establish and improve the file management system， realize the electronic file and paper file double set of archived in addition， the library file， especially the business to improve the utilization rate of file management， make the library files for the development of library service.

Key words library archives management； problem； solving strategies

1 档案管理工作中存在的问题

1.1 图书馆档案管理人员素质参差不齐

图书馆档案能够真实再现各项工作的真实历史面貌，不但能够有效保障单位的持续发展，而且为图书馆从事各项活动提供了各种文字、图表以及声像等有价值的参考资料。随着信息化时代的到来，图书馆的档案管理工作也由过去的纸质档案变为电子档案和纸质档案综合保存的状态。而目前从事档案管理工作的人员在专业素质、理论水平以及专业技术方面表现得参差不齐。有些档案管理人员不熟悉电子档案管理的操作流程，有些档案管理人员存在着知识老化、学历偏低以及档案管理水平跟不上时展的问题，这就使得这类档案管理人员很难适应新形势下的档案事业的发展。

1.2 管理制度不健全，档案利用率不高

在图书馆的档案管理工作中，个别图书馆领导缺乏档案意识，不但对档案管理重视程度不够，还对档案的利用缺乏必要的认知。这就导致图书馆档案管理缺乏必要的档案管理制度，对于档案管理的收集人员缺乏必要的考核、管理制度，使得有价值的档案文件缺乏必要的重视以及统一收集。而一些档案尽管被搜集上来了，但是档案的开发利用率却不高。档案中一些重要的资料也没能在科研中得到足够的重视，致使一些重要的档案资料再搜集整理的时候缺项漏项，在使用的时候检索困难，查准率低，对于一些重要的视频资料更是缺乏整理和管理，造成无法补救和挽回的损失。

1.3 管理部门混乱，电子档案不能做到实时同步

在图书馆信息资源高度发展的今天，一些图书馆的档案管理依旧不能做到电子档案的实时同步管理。随着图书馆办公自动化的不断提高，图书馆的档案管理已经逐步进入电子文件的档案搜集整理的时代。但是目前一些档案管理部门混乱，同时电子档案录入不及时，使得一些档案资料因为缺乏必要的建档流失。对于一些重要的档案资料，也缺乏相应的纸质档案的备案，这样一旦电子档案存在问题重要的档案资料就真正流失了。

2 提高图书馆档案管理人员的综合素质

2.1 与时俱进，提高图书馆档案管理人员的计算机应用素质

随着时代的发展，一些档案从业人员已经不能适应现代科技对档案管理人员的要求。这就需要图书馆领导要加强对档案从业人员的理论知识的培训，不但要在本馆内定期开展学术交流活动，还要让档案管理人员开展相应的馆外培训，使档案从业人员能够最大限度发挥档案管理作用。在培训的过程中，要加强对档案管理人员的计算机应用技能的培训，使档案管人员能够适应信息时展对电子档案的需要。

2.2 提高档案管理人员的档案管理意识

随着档案的现代化、科学化、系统化的管理不断加强，档案管理人员在不断提高自身业务素质的过程中，也要不断提高档案管理意识，要增强全员档案意识。同时，在档案管理工作中，图书馆内工作人员要加强交流，多方参与档案管理。在这个基础上，要加强对相关人员的档案业务的考评工作，促使各科室人员都能积极参与到档案管理工作中来。

3 建立健全电子档案管理制度，实现电子档案与纸质档案双套归档

3.1 制定档案管理制度，将图书馆档案管理工作纳入相关人员的绩效考核

在图书馆要想使档案管理工作顺利开展，首先需要图书馆领导重视档案管理工作，不但要建立档案管理制度，而且要积极调动档案管理人员的积极性，将档案管理工作纳入绩效考核当中，使档案管理真正有制度可依。在档（下转第239页）（上接第237页）案管理室，不但要做到制度上墙，还要让每一个档案人员对档案管理制度熟记于心。

3.2 建立各科室与档案管理室的电子档案传输网络，确保电子档案的真实与完整

图书馆的档案管理中主管领导要负责档案管理工作，要使档案管理室与各科室形成电子档案的实时传输，形成电子档案管理网络。各科室的兼职档案管理人员要能将分散到各科室的文书、基建、科研成果、会议档案等各项档案管理工作上传到图书馆内部电子档案网，便于专职档案管理人员将资料归档，实现集中管理，分科室上传、分类编目、统一标准的档案管理制度。在档案管理工作中，主管领导要定期监督档案搜集整理情况，使图书馆的档案管理走向规范化、制度化。在电子文件归档的过程中，要根据电子档案的不同划定保管权限，避免电子档案不会被删改，并对重要的电子档案及时备份，而在电子档案上传的过程中，要注意标注签发人、撰稿人、打印人等，确保电子档案的真实性。

3.3 实现电子档案和纸质档案的双套归档

尽管信息化时代的到来可以实现无纸办公，但是不可否认的是，电子档案由于会受到一些不确定因素的影响，会产生电子档案丢失的现象。如果仅仅是电子档案的保存，难保一些重要的图书馆档案资料存在丢失现象。这就需要在图书馆的档案管理工作中要实现电子档案和纸质档案双套归档，即能预防电子档案的丢失，也能确保纸质档案与电子档案形成优质互补。如在档案管理的过程中，一些综合性的电子文件如干部任免、奖惩考核等形成的全套文件和管理性文件以及专业技术型文件等方面的档案、上级文件等档案要实现及时分类归档并实现电子、纸质档案双套归档，对视频、音频等录像电子文件要做好电子档案的备份。

4 对图书馆的档案尤其是业务档案要提高利用率

4.1 加强管理软件的配备，使图书馆档案条目清晰，便于查询

随着信息时代的到来，档案管理人员要加强档案管理软件的配备工作，使电子档案管理软件能够适应图书馆档案管理的需要，使档案管理能够具有相应的支持软件以及扫描仪、打印机等硬件设备的支持。而在电子文档以及纸质文档的归档过程中，要加强档案的分类，确保在需要调阅档案的时候能够方便快捷。

4.2 提高对图书馆档案的利用率

开发利用图书馆的档案对提高图书馆服务质量具有重要的影响，因此开发各类档案资源、提高档案的利用率会最大限度发挥图书馆的档案在科研管理中的作用。图书馆的档案管理要通过权限调阅，使相关人员能够实时调阅到需要使用的档案资料，实现技术创新。

总之，随着时代的发展，在图书馆档案管理工作中出现了一些新问题，这就要求图书馆领导要重视图书馆档案管理工作，制定相应的档案管理制度，并加强档案室与各科室之间的联动，使电子档案能够实时上传，并及时归档整理。在这个基础上，要提高图书馆档案的利用率，使图书馆的档案能够真正为图书馆的发展服务。

参考文献

[1] 侯红芳，蓝海英.浅议图书馆档案的价值作用[J].陕西档案，2009（3）.

[2] 苏艳梅.浅谈档案管理在图书馆管理中的重要地位与作用[J].临床医药实践，2010（2）.

[3] 林婕，鄢文芳.新时期图书馆综合档案室信息资源的开发和利用[J].中国现代医生，2007（15）.