Word和Excel办公文档快速排版技巧浅谈
时间：2022-08-26 02:05:50
【前言】Word和Excel办公文档快速排版技巧浅谈由文秘帮小编整理而成，但愿对你的学习工作带来帮助。(Huizhou Commercial School, Huizhou 516000, China) Abstract: This paper focuses on how to improve the work efficiency of Office document typesetting and introduces some applied skills in convenient and quick typesetting of word and excels documents...
摘要：该文就如何在Office办公文档的排版上提高工作效率的问题，介绍了一些word文档和excel文档在排版上方便快捷的应用小技巧。
中图分类号：TP311.1文献标识码：A文章编号：1009-3044(2011)14-3455-02
On Quick Typesetting Skill in Word and Excel Office Document
XU Yan-yun
(Huizhou Commercial School, Huizhou 516000, China)
Abstract: This paper focuses on how to improve the work efficiency of Office document typesetting and introduces some applied skills in convenient and quick typesetting of word and excels documents.
Key words: office documents; typesetting; applied skills; improve work efficiency
Office软件的Word文档和Excel文档是广大办公人员在处理日常办公事务中最常使用的两个办公文档。一篇完整的文档除了有文字内容外,还要有适当的文档格式排版。掌握文档排版的一些技巧，可以更好地提高文档处理工作的效率。
1.1 调整行间距
当看到网上的好词好句好段要摘抄时，我们把它复制粘贴到Word文档后，会出现行间距不一致，这时可以用下面的快捷方法使行间距瞬间变得相同。
1) 选取要排版的内容，点击鼠标右键，在菜单中点击“段落”，分别在“段前”和“段后”框中输入0行或0磅，点击“确定”后,文档的段落行间距变得相同了。
2) 选取要排版的内容，点击格式工具栏中的正文（如图1），文档的行间距瞬间也会变得相同。
1.2 取消软回车
在网上摘抄的内容复制粘贴到word文档中有时会出现软回车符号（），这样的格式对“首行缩进”等排版造成很大的不便。
如何取消它呢？以上的问题可以这样解决：
1) 按ctrl+h键打开“替换”对话框，在“查找内容”处输入“^l”（手工换行符），“替换为”处输入“^p”（段落标记），然后点击“全部替换”可以取消软回车。
2) 先将内容复制粘贴到记事本中，然后再从记事本中把内容复制粘贴到word文档上，这时向下的回车键变为向左。
1.3 取消段落空行
有时Word文档中出现多余的空行需要删除时，不必用手工一一去删除，我们可以按ctrl+h键打开“替换”对话框，在“查找内容”处输入“^p^p”，“替换为”处输入“^p”，然后点击“全部替换”。如一次替换还没把空行删除完，可以再直接点击替换，直到把全部空行删除完为止。
通过以上方法处理后，如果空行的段落标志不在左边顶格的，我们就发现它无法用以上方法来删除空行。出现这种情况后，我们还可以先选取任意一空行的段落标记前的一点空白处，点击复制,再按ctrl+h键打开“替换”对话框，在“查找内容”框中按ctrl+v键把刚才复制的内容粘贴，“替换为”框中不用输入内容，点击“替换”或“全部替换”即可把段落标记移到左边顶格处，这时就可以用以上删除空行的方法来删除。
1.4 调整表格行距、列宽
Word表格的行高、列宽除了用“行距”、“根据内容调整表格”、“表格属性”等来调整外，还可以把鼠标指针指向表格最后一行的右下角，这时表格的右下角会出现一个小正方形，同时鼠标指针变成斜向双向箭头，按住左键上下左右拖动来调整表格的行高、列宽。
表格里的内容在编辑时是靠上左端对齐的(如图2），看起来不美观，用回车键使文字下移居中而出现的硬回车符也不好看，可以用常用工具栏中的“表格和边框”使文字靠中部居中（如图3），可以有如下结果(如图4)。
1.5 取消项目编号
Word文档的项目编号给文档编辑带来了便利，同时也让一些人不适应这项“便利”，因为用它的“便利”编辑出来的文档不符合标准的文档格式，也让排版增加了负担。
1) 如何取消这项“便利”呢？
① 输完序号1内容后回车，这时会自动出现序号2，按“ctrl+z”键即可把项目编号取消。
② 点击菜单栏“工具”中的“自动更正选项”，选择“键入时自动套用格式”，把“键入时自动应用”下“自动编号列表”前面的勾选取消。
2) 对已有项目编号内容的排版，先把内容选取复制粘贴到记事本上，再从记事本中将内容复制粘贴到word文档中。项目自动编号样式将被取消，但序号与文字之间有一些距离，看起来不美观，可以选取序号和文字间的距离（空白处），点击复制，然后在“查找和替换”窗口中将刚才复制的粘贴到“查找内容”框中，“替换为”框中不用输入内容，最后点击“替换”或“全部替换”即可。
2 Excel快速排版
2.1 设置行高、列宽
点击表格工作区左上角1和A之间左上那块空白处，选中整个表格，将鼠标放在任何相邻的两个数字中间，变成黑色的十字型时就可以上下移动，移动时还有数字变化显示此时的行高多少，直到移到合适的高度为止，这时每行的行高都是相同的。设置列宽也是相同的方法，将鼠标放在任何相邻的两个字母中间，左右移动也会使每列的列宽相同。
另外，我们也可以根据内容的多少来自动设置行高、列宽。同样，也是选中整个表格，将鼠标放在任何相邻的两个数字中间，变成黑色的十字型时双击，结果是每行的行高度就会根据框中的内容多少来调整。列宽也是相同的操作方法。
2.2 同时操作多个表格
一个Excel表里有几个工作表，如这几个工作表的内容、格式大致相同，就可以将它们同时进行排版。
按住ctrl键，用鼠标左键把这几个工作表一一选中，将字体、字号、行高、列宽等设置好，然后再对个别表格进行页面调整。
2.3 设置标题行重复
一张数据表格如只有第一页有标题行，后面页的行或列只有数据而没有标题行，这样的表格既不美观，也会因没有标题行在查看各项数据时云里雾里。这个问题可以使用标题行重复来解决。
1) 顶端标题行重复的操作：
打开“文件”“页面设置”“工作表”，点击“顶端标题行”右边框的红色箭头处，如要重复第1-2行内容，用鼠标把第1-2行选中，如只重复第2行内容就只选第2行即可。
2) 左边标题行重复的操作和顶端标题行重复的一样，只需把“顶端标题行”换成“左端标题行”即可。
2.4 快速调整页面
有时Excel表格的页面内容较多时（特别是n页加半页时），或页面内容超过页边距时，会直接影响排版效果。为改变这一状况，我们往往要不厌其烦地反复调整行高和列宽页面格式，这样既费时又费力。如通过“页面设置”里的“调整为n页宽n页高”来调整页面格式，我们就可以轻松地达到理想的排版效果，既省时间，又降低了纸张成本。具体操作：打开“文件”“页面设置”“页面”，如要把整个页面格式调整成1页时，就点击调整为“调整为1页宽1页高”。
2.5 设置打印区域
因为跨页合并等原因，Excel表格会在打印时出现空白页或同一个内容一分为二的情况。这时我们可以先把需要打印的内容范围选中，设置打印区域，再对页面作出适当调整。这样打印就会只打印选定的区域，又能做到既节省打印时间，又减少纸张浪费。
要想不断地提高文档处理工作的效率，除了要掌握日常办公软件的正确使用外，还应熟练运用它的各项技巧，使得排版工作更加得心应手，事半功倍。
注：本文中所涉及到的图表、注解、公式等内容请以PDF格式阅读原文
