浅谈加强高职院校教务档案管理

[摘要]教务档案工作是高职院校教务管理工作的重要组成部分，如何使教务档案工作有助于提高教学管理水平，是高校教务档案管理工作需要思考的新问题。本文探讨了教务档案管理中存在的问题及对策，使之能更好地为高职院校的教学服务。

[关键词]教学 档案 管理 服务

[中图分类号]G717 [文献标识码]A [文章编号]1009-5349（2012）12-0204-01教务档案是教学管理职能部门在教学管理活动过程中直接积累形成的文字、图表、相片、音像等资料，是教学内容、方法、途径和效果的真实记录的文件集合体，具有保存、查证、参考和利用价值的信息资源，是提高工作效率和进行教学情况研究的重要条件和依据。目前，在高职院校教务档案管理的过程中，存在着档案资料不齐全、档案工作人员业务素质不强等问题。为了提高高职院校教务档案管理，应该树立良好的管理工作观念、建立档案管理体制，落实教学档案管理责任制等。

一、当前教务管理档案管理工作中存在的问题

（一）档案资料不齐全

教务处负责学校的教育、教学任务，这是教学的核心工作。在教务档案管理工作中，要认真做好学生期末成绩的存档工作、历次缺考、补考的存档工作、历次过级考试的存档、日常教学的资料存档等工作。目前，在教务处存档过程中，有的工作人员思想懈怠，认为没有必要把所有的资料都存档保管，致使有相当一部分资料比较分散或没有记录，从而导致档案资料不齐全。例如：如果学生所有科目的补考科目不做存档，我们就不了解学生在哪些科目方面比较欠缺，就不能为以后的教学提供方向。

（二）档案工作人员业务素质不强

档案工作看似简单，实际上既需要责任心，又需要很强的业务能力。例如，在归档的过程中，要做到纸质档案和电子档案的统一结合。然而，有部分档案管理人员却做不到高效工作，造成档案资料管理混乱。

（三）档案管理信息化程度不高

目前，在档案管理方面，发展的方向是实现信息化管理，由电子档案代替纸质档案或实现电子档案与纸质档案并存管理。在传统的档案管理过程中，主要应用的是纸质档案，然后纸质档案的管理随着时代的发展，越来越表现出弊端。例如：纸质档案要求的人工多，存贮的空间大，会出现损毁现象等。在新形势下，现在的高职院校正在向电子档案管理方向发展，但是，由于受到各种因素的限制，转化的过程还需要一段时间才能完全实现。

二、规范、科学的管理教务档案

（一）保障档案的及时收集、整理和归档工作

教务档案工作内容丰富，比较繁杂，在教务档案管理的过程中，要做到及时收集、整理和归档。例如，学校从校外聘请专家，召开了一次学术交流会，对交流会的图片、文字资料要及时进行整理，存放到学校对外交流学术那一类中。如果只是单纯地用几个字来记录这件事，就失去了原始资料的完整性，不利于以后做参考。作为档案管理资料，要有档案管理意识，从各个方面收集资料，保证档案管理的高效运行。

（二）保障人员的素质

教务档案管理人员的业务素质直接关系到档案工作质量的好坏。

作为一名合格的教务档案管理人员，一方面，要积极进行理论学习；另外一方面，要参加档案管理技术方面的培训，以达到短期内提高教务档案管理的目标；第三方面，教务档案工作人员，要自觉培养自己的责任心和耐心，要有一种很高的敬业精神，这样才能把工作做好，做精。

三、加强高职教务档案管理措施

（一）树立良好的管理工作观念

在高职院校中，实行的院系管理体制，因此，做好教务档案工作，不仅仅是教务档案管理人员的事情，应该进行全校动员，使各院系充分认识到教务档案的重要性 ，每学期结束要将分散存放的档案材料收集起来，统一管理，并且要对档案管理员进行业务指导和培训，以强化其档案管理技能。

（二）建立档案管理体制，落实教学档案管理责任制

档案管理工作，一方面可以为以后的工作提供参考，另外一方面也可以为目前的工作提供依据。因此，高职院校的领导，应该加强对档案管理工作的重视，为档案管理者创造必要的工作条件，提出明确的管理要求，把教学档案管理作为提高教育教学水平的一个重要环节。 同时，落实教学档案管理责任制，让每一方面的档案管理工作都有专门的人员去管理，保证档案工作的完整性和科学性。

（三）加强学校间档案管理的交流

现在，很多高校在档案管理工作方面积累了不少经验，我们应积极向其他学校学习，密切同其他院校的业务交流和学习，以便改进自身档案管理水平。

总之，教务档案工作是学校整个教学管理工作的重要组成部分，我们要充分认识到教务档案管理工作的重要性，合理利用教务档案，更好地为教育教学服务。

【参考文献】

[1]易洁，谢金.高职院校应当进一步加强教务档案管理[J].湖南大众传媒职业技术学院学报，2008（2）.

[2]刘秀贤.高校教务档案管理的建设与发展[J].考试周刊，2008.