关于档案统计工作的思考与体会

摘 要：如何搞好档案统计，应重视做好以下几项工作：一、建立健全档案统计台账；二是实现档案管理手段的现代化；三是建立全面、系统、完善的档案数据库；四是重视做好档案查阅利用利用情况登记；五是重视做好档案统计分析工作；六是加强档案统计队伍建设。

关键词：档案；统计

说到档案统计，我们往往会联想到每年年终都要填报的档案工作统计年报，这固然是一项很重要的工作，但是我们也必须认识到，档案统计贯穿于我们档案管理工作的方方面面，是帮助我们揭示馆藏，熟悉档案门类，数量，内容的重要手段，它能帮助我们了解现状，预测未来，发现规律，找出不足，更好地开展工作。

当前，我们的档案统计工作普遍存在着这样一些问题：一是档案统计意识淡薄，上至分管领导下至工作人员对档案统计工作都缺乏认识，不能很好地开展工作。二是档案统计工作没有专人负责，人员变动较大，工作随意性较大，往往影响到统计数据的上下衔接，导致数据前后不附，有失真实准确。三是档案统计人员往往身兼多职，缺乏统计专业知识的学习，更不用说参加统计工作培训了。四是所谓的档案统计大多只满足于数据的综合统计，而忽略了更为重要的统计分析工作等等，在此不一一详述。笔者从事档案工作以来，每年都独立或参与完成本单位档案年报的统计上报工作，也承担了很多日常的档案统计工作，在此就如何做好档案统计工作谈一些自己的感受与体会，与各位同行共勉。

要搞好档案统计，应重视做好以下几项工作：

一、建立健全档案统计台账

应根据档案统计年报的指标体系和工作需要，建立科学的统计台账制度。做好档案统计工作，最为关键的问题就是要保证基本信息数据的真实可靠，一套完整翔实的档案统计台账，可以为我们提供最原始最准确的基础数据。我们在开展档案的接收、整理、利用、保管、编研、销毁等工作时都会形成档案统计的原始材料，把这些材料以表格和数据的形式表现出来，就是档案基本情况统计台账，主要包括以下内容：，档案工作人员情况登记表，室存档案登记表，室存资料登记表，检索工具登记表，档案保管及保护设施登记表，档案利用情况登记表，档案编研情况登记表等等。档案统计台账要做在平时，要根据档案管理工作的进展和变化及时进行更新和补充，不能拖延和积压。

二、加快实现档案管理手段的现代化

档案统计工作的对象大量的繁杂的数据，仅仅依靠人工来进行汇总计算是远远不够的，档案部门要全力推进档案管理现代化，注重加强相关硬件和软件的建设，保证档案统计与档案管理现代化工作同步发展。选择一个合适的，功能强大的档案管理软件，不但能帮助我们有效管理各门类档案，而且检索速度快，还能进行多方面多层次的统计，帮助我们摆脱从前人工管理，人工统计的诸多烦琐与不便，而且效率高，无差错。

三、建立全面，系统，完整的档案目录数据库

利用档案管理软件来进行统计工作，可以保证统计数据的有效，准确，但前提是要建立全面，系统，完善的档案目录数据库。这是一项长期，细致的工作，容不得半点差错。它要求数据录入人员一是要熟悉档案分类，对每一条目的录入要求要有准确理解，二是要有高度的责任心，工作要认真细致，在录入时不能出错，特别是文号，分类号，保管期限等条目不能出错，否则会影响到检索时的查全，查准率，更会影响到统计数据的真实，有效，准确。

四、注重做好档案查阅利用情况登记

要坚持做好档案查借阅登记和利用效果登记。它不仅是整个档案工作成果的一种反映，也是我们开展档案利用情况统计的重要依据，让我们对一年的档案利用工作有一个了解，在我们所整理归档的各类档案中，哪一类的档案利用率比较高，哪一类的档案基本没有得到利用，哪一类档案没有收集归档而又多次被人查找等等，从而使我们对整个档案管理工作有所思考，相应地在今后的收集，编研，检索等工作中有所完善和改进。

俗话说“好记性不如烂笔头”，在接待查阅利用时要多问，多记，登记的重点是利用档案的内容和目的。查得到的档案要登记，查不到的更要登记，上门查阅的要登记，电话或来函查询的也要登记。可以根据档案统计年报的六大利用目的把查阅登记簿进行简单分类，这样在年终进行分类统计时就可以省时省力，少走弯路。

五、重视做好统计数据的分析工作

我们常说档案统计工作重要，但是，做好档案统计工作并不是最终目的，如何利用统计数据为本单位，为社会提供服务才是实现档案价值的关键所在。当前，很多基层档案部门也都在按部就班地做着档案统计工作，但往往只停留在填报数据，汇总上报的层面，而忽略了对数据的合理分析和深入研究，档案统计分析工作基本没有开展。没有对统计数据的分析研究，也就找不到因量变而引起质变的规律，就不可能用统计分析的成果去指导各项工作，档案统计也就失去了它的意义。因此，必须把档案统计工作的重点放在对统计数据的综合分析研究上，并通过分析研究撰写出有实际利用价值的档案统计分析报告。档案统计分析报告的形式主要有两种：一是综合分析报告，二是专题分析报告。开展统计分析工作可由易到难，先从简单一些的专题分析报告入手，比如档案利用范围与频率分析，或归档率分析，或馆（室）藏门类分析等，再逐步着手撰写涉及范围较广，内容较为复杂的对单位档案工作全过程所作的综合统计分析报告。

六、加强档案统计干部队伍建设

根据《统计法》第二十四条规定，对于统计工作人员的基本素质有两方面的要求：一是“坚持实事求是，恪守职业道德”，这是统计人员最重要、最基本的品质，也是统计职业道德的核心。二是“具备执行统计任务所需要的专业知识”，这是对统计人员在业务素质上的基本要求。

档案统计人员多为兼职，大多缺乏档案统计的专业知识，而且更换频繁，这是影响档案统计工作质量的一个重要因素。要做好档案统计工作，必须要加强档案统计队伍建设，一方面在人员的配备上，要考虑文化程度较高，责任心较强的专职档案人员来负责档案统计工作，人选要稳定，不能经常更换，除了档案业务知识的培训学习外，还要为他们提供统计知识的培训学习机会，提高他们对档案工作的认识能力，判断能力和分析能力，要重视开展职业道德教育，提高统计干部的综合素质。另一方面，档案统计人员也应有计划有目的地自学统计业务知识，努力掌握档案统计知识和技能，在学习和实践中不断积累经验，本着对每一个数据负责的态度，优质高效地做好档案统计工作。

参考文献

1、许爱香：试述档案统计工作存在的问题与对策，山西统计，2002年第8期，第28页

2、韦公远：做好档案统计工作，推动档案事业发展，青海统计，2010年第7期，第36页

3、刘宏伟：浅谈撰写档案统计分析报告的方法与要求，山东档案，2000年第2期，第24页