浅析企业OA生产系统的相关问题及解决措施

摘要：OA生产系统就是生产工作中采用办公自动化，是利用电脑技术，管理技术等一系列最先进的科学技术与办公设备融合在一起，使得办公效率得到极大的提高，办公的质量得到极大的改进，办公的时间大量的缩短，实现办公的自动化、智能化和集成化。本文主要探讨企业OA生产系统的相关问题及解决措施。

关键词：OA生产系统；问题；解决措施

1 OA生产系统的业务概述

随着公司OA 办公系统的逐部开发完成，生产系统以及其他相关系统等陆续投入使用，正式运行，目前OA办公系统已经成为我们日常办公的重要工作平台，而OA中的生产系统、报表系统等数据的录入情况已经成为公司指标的重要考核来源，毫不夸张的说，OA生产系统已经成为公司管理中的不可缺少的核心系统。

OA办公系统中的生产模块就是生产工作中采用办公自动化，是利用电脑技术，管理技术等一系列最先进的科学技术与办公设备融合在一起，使得办公效率得到极大的提高，办公的质量得到极大的改进，办公的时间大量的缩短，实现办公的自动化和集成化。本文主要探讨运行四年来OA生产模块在实施过程中的相关问题及解决措施。

3企业OA生产系统的相关问题

OA生产系统一路走来，不断发展，早已不是最初的文档文案数据管理这种简单的系统，而是已经成为信息化的中心平台。但是，我们企业并没有完全实现办公自动化，并没有完全深入地运用OA生产系统，只是简单地将已经手动的办公转入到电脑上，比如说，大部分职员仅仅会用WORD打印公文，用EXCEL制作简单表格，用POWERPOINT做最简单的PPT，而其他的效能一无所知，即使办公自动化非常高，也不会运用[4]。作为我公司使用企业管理信息系统进度管理、项目报表管理存在以下的问题：

3.1 变更工程量无法归集

在工程施工过程中，由于施工现场发生施工内容、或者施工数量的变更，就会出现已经施工或者正在施工的内容，不能及时有效归集。有些变更内容现场监理和业主认可，可以履行正常的变更程序；而有些内容双方存在异议，不被认可或者需要协商，这种就延长了变更的申报、批复时间。而施工时所投入的人工、机械、材料已经发生费用，形成成本，就不能有效的归集，

解决方案：为了及时归集费用，将部分清单业主还未正式批复，但现场已经发生成本并已经施工的工程量，由项目部在清单中增加暂定的临时清单一栏，属于项目实际完成的，仅是为了统计项目产值进度所用。具体操作如下：（1）维护结算管理-工程量清单。增加对应章节的统计清单，必须要填写清单编号（可暂定）。（2）新增统计清单后产生一条仅用于统计进度的清单。（3）项目报表系统-产值进度。当期重新获取的数据，则在清单明细里面有该清单显示，并且为红色字符+[统计]显著标示，便于用户区分。（4）可以正常填报统计产值进度。（5）待变更批复后，计量结算人员录入变更令，同时根据清单冲减该清单或者直接在新增的变更清单上面继续统计产值。

3.2计量产值的存在差异

目前预算合同类报表全面应用，其中每期合同人员都会填写业主计量产值（包括清单明细的计量信息）；随着工程统计报表的推进，由于项目的合同计量人员与工程统计人员不是同一个人，在填报报表时没有加强沟通或者两种类型的数据初始化报表原因，造成工程统计报表与合同预算类报表中计量产值数据不一致的情况比较严重。

解决方案：统一初始数据的源头，过程中认真核对，按照批复的批次，数值由合同人员填写，统计员直接从系统中引用。

具体操作如下：1）第一期按照工程统计报表要求的数据初始化期次录入业主计量；如果数据初始化期次与合同类人员的报表一致的话，可以直接获取合同人员的业主计量数据。2）正常期次填报时，可以与对应期次的合同预算类报表进行直接获取；或者合同人员报表滞后的话，工程统计人员也可以直接进行填写。3）生成工程统计报表的时候，项目上报时候给予提示，例如，提示如下：“杭新景高速项目201312期工程统计报表中本期业主计量数据为30670000元，累计计量数据为72627000；201312期合同预算类报表中的本期业主计量数据为29830000元，累计计量数据为70529003；两类型报表业主计量数据不一致。4）公司报表系统，公司人员审核接收时，给予提示，如上述提示内容类似，主要是告诉公司人员两边人员报表填报数据是否一致，如果不一致人为沟通退回报表给项目重新修改后在提交。

3.3完工项目的进度产值如何来填报？

完工项目、交工项目施工内容已经结束，但还存在部分变更，但变更批复需要很久，一般在项目结束后一两年，一旦有批复变更、批复计量产值，就需要给公司上报进度、计量报表，项目人员已经全部撤离，无人填报，系统中无法操作。

解决方案：针对以上问题，首先要明确后期报表的负责人，一般为留守的合同人员，他们可以第一时间拿到批复计量、批复变更的相关资料，有第一手信息，其次他们了解项目的实际情况，比较容易操作。针对系统中填报操作如下：

（1）项目注册【合同管理-项目注册】登记该项目信息，标记该项目状态为完工项目，部分工期等内容按照实际填写，然后登记完信息后，选中该项目“创建项目部”。由于该完工项目被创建后，会在系统管理-组织机构中自动增加该机构的显示，如果该机构需要不显示在OA收发文的相关组织机构中，就可以在系统管理-组织机构将该机构删除，不影响报表系统的正常填报。

（2）公司级报表-设置上报项目：当该项目被成功创建项目部后，我们就可以在报表系统中点击“设置上报项目”，勾选该项目为上报项目即可，注意需要同时设置上报公司项目和设置上报局项目两个菜单。同时如果该项目已经在合同管理-项目注册和结算管理-工程量清单维护了相关数据，则可以直接在项目合同信息菜单获取数据即可，如果该项目无清单也可以直接在项目合同信息填写后保存也可以在报表中显示。

（3）公司级报表或者项目报表填报数据

公司级报表对完工项目上报产值的可以直接登记某期次的报表，由公司来维护时需要点击“下一步”后进入填报内容界面后，可以点击新增，或者项目人员也可以直接进入项目报表系统中进行补充数据，公司汇总即可。

3.4合同价的不一致

项目报表中会出现中标价，合同价，最新清单总价几个概念，项目报表人员不清楚其中的意思，经常出现填写错误的现象。

解决方案：在大多数项目中，中标价和合同签约价是相同的，但个别项目会出现中标价在签约合同时有调整，这类项目就会有中标价、签约合同价两个数据。最新清单总价一般是100-700章的总和，不包括暂定金等内容。在项目施工过程中会发生很多变更，单项工程的数量或单价发生变化，最新清单总价也随之发生变更，以上三个概念中直邮最新清单总价随着项目清单的变更而发生变更。在OA系统中填写的合同价应以项目中标时和业主签订合同上的合同价为准，在项目进场或开工后，业主对本工程进行变更，造成的合同总价变更，必须见到业主调整清单的文件后在进行调整，同时应将此文件传真给公司一份。

4企业OA生产系统的推广

4.1系统的推广最关键是要改变人们的观念和习惯。大家看惯了纸质的资料，突然有用电脑办公，重要文件存储在电脑上总觉的不保险，不方便，缺少真实感。OA办公系统作为信息化带来的便利却更多，比如信息可以共享；办公可以随时随地只要有网络就可以完成；缩短了办公时间等优点。

4.2项目人员使用表格得心应手，使用系统要输入大量的原始数据、信息，工作量加大，而且一旦输错一个数字，后期的系统全部错误，查找错误特别麻烦，系统中的表格也没有excel表格方便，数据，个别项目存在系统和实际操作两张皮的现象，具体操作人员的工作量加大，对使用系统存在抵触情绪。

4.3解决与其他系统的集成的瓶颈

在OA办公系统中，除了生产管理系统外还有很多系统，例如生产管理系统、合同管理系统、行政办公系统等等。目前的现状是：由于各顾各，导致生成了大量的重复信息，他们之间没有有效联系起来，导致大家大量的重复劳动，也导致数据不准确，信息存在很大的冗余，信息交流的一致性无法保证，难于共享，领导也难于统揽全局。而解决这一问题最重要的规范OA系统中的流程管理，通过有效的流程将资料串联、共享应用，将各部门分散的信息整体化，使OA系统发挥最大的办公绩效。

5 OA 生产系统的应用在有效提升企业管理效率中的体现

5.1OA 生产系统能有效提高企业办公效率

企业每天都会有大量的文件需要处理，特别是企业的管理层，而这类日常的文件处理，绝大部分都可以在 OA 生产系统中进行管理、处置。OA 系统可根据企业自身的要求自动对各类文件进行汇总、分类，大大缩短了传统的人工收集、整理、分类的时间，提高文件处理的效率。同时，OA 系统的开放性又能够让企业的管理层不论身处何处，只要有计算机网络的接入，就可以登录企业 OA 生产系统在线处理事务，实时了解企业的各项信息、员工的工作情况、以及整个企业的运行状况，并在发现问题时，可以及时通过 OA 生产系统向各个相关部门处理并具体的改进通知，有效地提高了企业内的沟通效率[1]。

5.2 OA 生产系统有利于打破部门壁垒、打造出良好的协同平台

对企业管理层来说，只要建立一个标准的公共办公事务管理流程就可以在企业内部建立统一管理模式；对于企业员工来说有流程的规范化，就有了可以遵循的规范和学习范例，可以说，流程是对企业内部最佳运营的规范和固化。由于企业内部各部门职能不一样，制度建设也存在差异，因此各部门的有效沟通与协调一致就成为企业管理亟待解决的问题。而 OA 生产系统的流程管理因其在企业内部使用统一的、标准的流程操作，使其可以有效地打破部门壁垒，打造出良好的内部协同平台，有效地解决了企业内部的协调一致以及有效沟通难的问题。由此可见，企业应用实施 OA 生产系统，一方面可以使企业内部更加容易协调一致形成合力，另一方面可以更加高效的利用企业人力资源，进而能够大大地提升企业的管理效率。将采购部门希望信息系统实现的需求全部融合在其中，项目组成员协助考虑这些功能是在ERP系统中实现，还是审批流应该在OA系统中实现，还是需要ERP系统报表开发，还是设计将来用SRM系统解决。并且在流程图中用ERP系统、OA系统的流程图都用标志进行标记，图形标记。建立图形标记及含义对照表，使不同的流程用一样的流程语言[2]。

5.3 OA 生产系统实现了流程和管理真正结合

企业需要的是高效运作，OA 系统的全面应用，可快速有效提高管事流程。OA 系统可以结合企业特点、特性对企业 OA 生产系统进行相关的功能的微调与完善，进而可以在企业内部建立一套科学、完善管理体系，便于对各项事务进行更为高效地管理。OA 系统为企业所引入的一个全新管理流程带动信息、物资和资金在企业内部无障碍地流转，并可及时的知道各个部门流程、工作计划安排，同时间协同办公，任务清晰，让每天的工作流程都非常清晰明了。同时，同事间也能够在统一时间相互配合工作，营造出了一个工作愉快环境，有问题及时提出来，实现了高效的协同办公。如此一来使得 OA 生产系统的应用和企业的管理真正结合起来有效地提高了企业的管理效率。

6结论

生产管理信息系统的推广使用，不单纯是推广软件本身，更重要的是推广一种科学、先进的管理理念、管理方法和管理技术。生产管理信息系统的建立，有利于企业内部生产管理，推进实现了生产管理的最高层次，即生产管理和报表管理的一体化，促进了公司生产管理的良性循环系统在企业中作用的充分发挥，为企业在激烈的市场竞争中保驾护航。

参考文献：

[1] 黄欢，杨柳. 铁塔制造企业新型OA系统的构想与设计思路[J]. 企业科技与发展，2013，02：18-20.

[2] 鹏. 浅谈OA系统的数据清理[J]. 中国管理信息化，2013，09：50-52.