浅谈施工企业办公生活用品的管理

摘要: 随着建筑施工行业的不断扩张，必然导致企业办公生活用品的持续增加，由于施工现场比较分散，又给办公生活用品的管理带来一定的困难。笔者通过对施工企业办公生活用固定资产和低值易耗品的日常管理的特点及现状分析，制定有效的管理办法，达到降低企业的管理成本，增强建筑施工企业的综合竞争力与持续发展能力。 关键词: 施工企业办公生活用品管理

中图分类号： F235.3 文献标识码： A 文章编号：1 前言

建筑施工企业以大型项目为主，铁路、公路、桥梁、隧道、地铁、棚户改造、楼宇建设、房地产开发等均属于其工作范畴。其办公生活用固定资产和低值易耗品的投资无疑是巨大的，庞大的固定资产和低值易耗品分布在各个施工指挥部或项目部，给物品管理部门提出了全新的挑战，防止资产流失成为我们目前面临的严重任务，而企业原有资产和新增资产在日常管理中的体现与企业的经济效益紧密相关，因此加强办公生活用固定资产和低值易耗品管理势在必行。

2 办公生活用品管理存在的问题

1）在日常检查过程中发现个别项目部没有建立管理台账或建帐不全面；还有超标准、超范围配备办公生活用品的现象。

2）由于施工企业的规模不断扩张，施工管理人员紧缺，人员变动频繁，物品管理部门工作不到位，导致实物与财务账面不符。3）在项目完工转场时，部分项目部没有经过上级主管部门的同意随意处置办公生活用品，违反处置办公生活用品的管理办法，造成资产流失。

4）在办理报废手续的过程中，有的设备尽管财务账面折旧已为零，但还能正常使用。在这种情况下个别项目部还办理办理固定资产报废手续，造成资产流失。

3 加强办公生活用品的管理

办公设备是企业规模和现代化水平的一个基本标志，又是社会生产力的重要因素。企业的生存只有依靠现代化水平，改善经营管理，提高工作效率率，加强设备的管理就显得更为重要。要取得较好经济效益必须从项目的精细化管理入手。项目精细化管理不只是施工现场管理要精细化，办公生活设备（用品）管理也要精细化，物尽其用，严防资产流失，在项目管理中尤为重要。制定严谨的办公生活用品管理流程是管理工作稳步、有序开展的重要保证。

3.1 加强制度建设，完善监督体系

首先，应从制度建设入手，制定一套切实可行的规章制度，建立完善的监督体系。管理提升，制度先行。管理是人们对组织内业务活动诸如计划、组织、协调、控制等的总成，而制度是管理的依据和原则，是一切管理的基石和保障。要实现有效管理，必须制定一套健全的办公生活用品管理制度，健全完善的监督体系。在实际工作中，注重抓好对管理制度执行的质量和效果，加强日常检查落实，建立用制度管人管物的长效机制，建立权责明确、激励和约束相结合的内部管理监督制度，构建规范、科学、统一的内部管理监督工作体系，使项目部办公生活用品管理制度化、规范化，有章可循，有制度可依。

3.2 加强审批制度，严格按需配置

购前审批是指对项目部办公生活用品的品种、档次、额度根据实际需要进行必要性和真实性的审核。项目中标并组建项目部后，应首先由项目部综合部门根据项目部的机构定员、定编和现场的实际情况，合理地提出所需的办公生活用品购置计划清单，经上级有关部门研究并报公司领导批准后，由公司主管部门根据“先内部调剂后购置的原则”，首先在公司范围内进行物品调剂，不足部分再由计划主管部门下达购置计划。严格加强审批制度，从而杜绝重复购置和不必要的配备，防止造成资源浪费，以达到节约开支的目的。

3.3 加强采购管理，降低购置成本

在各类商品供应充足、市场日益繁荣的今天,加强物资采购全过程管理,最大限度地减少综合采购成本,已成为企业物资采购的工作重点，项目部办公生活用品的采购也不例外。对确需购置的办公生活用固定资产和低值易耗品由公司主管部门每季度集中采购一次，达到一定的数量或总金额时，由主管部门组织招议标小组按照有关规定程序进行招议标采购。如果项目部地处偏远，可委托项目部自己采购，但必须由两人以上一起去询价比价，优质优价，选择价廉物美的商品，采购数量、单价不得超出计划，询价比价结果存档备查；数额较大时可就地招议标采购。通过严格的采购管理，可有效节约资金，降低管理成本。

3.4 加强日常管理，做到帐物相符

项目部是施工企业的前沿，抓好了前沿阵地的管理，就能取得事半功倍的效果。所以，我们要从项目部接收办公用品的那一刻起，就抓好每一项物品的管理，做到一物一卡并责任到人。

1）凡是新购置的办公生活用品，都要分类别类填写卡片登记，建立管理台帐并落实保管责任人。

2）凡经调剂的用品，要连同资产卡片一起办理交接手续，建帐管理并变更保管责任人。

3）由于项目部的人员流动性强，给资产的管理带来难度，特别是个人手里保管的笔记本电脑等设备，物随人走，但必须办理资产转移手续，并在新单位建卡立账；凡是离开公司的人员必须将个人保管物品交回，以避免资产流失。

4）对于价值较大的设备由公司统一建账管理，项目部负责实物管理，落实保管责任人。

5）为防止物品流失，企业还应加强实物盘点工作，保证帐与实物相符。

通过把工作做实，注重细节，落实责任，定期检查，在各个环节严格控制物品流失，有效减少办公成本。

3.5 严格报废管理，做到物尽其用

建筑施工企业的固定资产是指单价在2000元及以上的设备，设备报废是指物品使用一定的年限，达到或超过预期使用的期限，主要部件损坏或老化无法正常使用，维修费用过高等原因，由设备管理部门提出申请，经鉴定后报上级主管部门按照报废审批程序办理报废手续。

通常情况下，很多办公生活用的固定资产虽然达到了规定的使用年限，其财务帐的剩余价值为零，但还存在使用价值，只要注意日常维护保养或经过简单维修，可大大延长设备的使用寿命。比如：计算机设备规定折旧年限为三年，我单位的绝大部分计算机，经过日常精心维护已使用了六年，远远超出预期的使用期限，仍然“超期服役”。由此可见，必须加强固定资产报废的审批管理，充分发挥其使用价值，做到物尽其用。

3.6加强撤点回收，主动保全资产

建筑施工企业产品的生产周期比较短，少则半年，多则两年，在项目撤点时，新投入的办公生活用品远没有达到其使用寿命，如果管理不善，往往会造成散失、损坏、变卖等不良现象，导致资产流失。特别是2000元以下、200元及以上的低值易耗品，在项目部繁忙复杂的迁移过程中， 更容易被忽视。 因此，加强项目撤点时的物品管理，及时回收保全资产，是办公生活用品精细化管理的重要一环。

当工程项目结束时，首先应该对办公生活用品进行全面实物盘点、评估，根据评估结果和实际转运成本等各种因素，综合考虑是转移到新的施工地点还是就地处理。评估后的办公生活用品的价值和就地处理的收益冲减原项目的成本，这样不仅能够准确反映出项目部的盈利情况，同时还能保全资产，避免项目资产流失。

结束语

加强建筑施工企业办公生活用品管理的关键就在于是否能用严格的规章制度、高效节约的管理意识、完善的监督体系规范日常管理行为。只要在制度建设的基础上通过五条线实行全方位管理：通过严格的审批制度一条线控制配备物品的品种、档次和额度；通过严格的招议标管理一条线规范采购程序；通过规范的日常管理一条线实现帐物相符；通过严格的报废管理一条线，做到物尽其用；通过加强撤点回收一条线，主动保全资产，真正做到管理有制度，行为受约束，人人受监督，事事讲程序，把每一项工作真正落到实处，就能使施工企业办公生活用品的管理迈上一个新台阶。

作者简介：蒋永展，1965，男，籍贯：山东省平度市，单位：中铁十局集团济南铁路工程有限公司公司 办公室副主任，职称：工程师