浅议我国高校档案管理存在的问题及解决对策

［内容摘要］随着教育体制改革的不断深入与信息技术的快速发展，高校档案管理传统工作模式已经不能适应新形势的需求。本文对高校档案管理存在的问题进行了分析，并提出相应的解决对策建议，以期提高高校档案管理水平。

［关键词］高校档案管理；存有问题；应对措施

一、我国高校档案管理的论述

高校档案是具有权威性的凭证，主要是指从事教育、教学、科研和建设等活动过程中形成的应该归档案局保管，而委托给高校代为保存的文件材料，通过利用文字、图表和声像等各种形式而保存与考查多种对象的原始记录。高校档案管理是高校管理工作的重要组成部分，主要包括档案的收集、整理、著录、鉴定、保管、编研、统计和利用服务等环节。加强高校档案管理工作具有重要而深远的意义，不仅可以衡量学校管理水平、教育水准与工作效率，总结学校发展经验，推广科研成果，提高教学质量与工作效率，而且可以为研究教育体系建设、推进教育事业提供准确的重要资料，是高校进行教育、教学、科研和建设等活动的重要依据与可靠保证。

二、我国高校档案管理中存在的问题

（一）档案观念不强，重视程度不高

目前我国不少高校领导没有认识到档案管理的重要作用及深远意义，仅仅局限在档案管理工作只是一种很简单与普通的工作，远比不上抓教学与科研，好多师生也欠缺对档案管理工作的了解，忽视档案管理对高校工作与学校发展的重要性。而且，某些档案管理人员仅仅认为档案管理只是保管工作，不对其负很大责任，导致不少档案没有归档，档案资料缺失。

（二）档案管理方式有待改进

由于档案管理工作量大而复杂，仅仅依靠传统的人工收集、整理、分类、组卷、编制目录、保管和提供可利用资料难以及时按照档案管理要求进行整理、分类与归档材料。且受时间与空间的局限，高校档案管理工作与利用效率不够高，信息不全面，资料开放与共享性不高，档案管理方式亟待改进。

（三）档案管理人员业务水平与素质不高

高校档案管理人员素质的高低与高校档案管理工作的质量密切相关。现阶段我国高校档案管理队伍整体素质不高，缺乏专业管理档案业务与信息技术人员，难以满足发展的高校档案管理事业需求。鉴于高校的档案管理工作单调枯燥，且不受重视，地位不高、工资待遇低下，使得人员变动大，队伍不稳定，严重影响了档案管理工作的连续与效率。

（四）对档案管理工作投入不足

不少高校对档案工作不重视，档案信息化与网络化投入不足，且不注重对档案管理设施设备的更新与配备，管理方式手段落后，导致档案管理信息缺乏安全性与保密性。很多高校档案库房不符合国家要求标准，存在严重问题，导致档案字迹模糊、纸质腐烂，照片堆放褪色，录像带与录音带等老化、不能播放等。经费投入不足影响了高校档案管理工作的正常发展，是实现档案管理网络化的障碍。

（五）学生档案管理机制亟待完善

现阶段我国高校档案管理缺少明确的法律法规，还不能够根据新情况新形势出台针对高校学生档案管理工作的系统性、具体性与可操作性的制度，且缺乏明确的管理标准规范。由于许多高校档案工作采用旧模式管理，不能全面记录学生资料，使用人单位不能从档案材料中全面了解学生的在校表现。制度不健全，不仅使得档案管理部门管理职责混乱，而且制约了档案管理水平的提高。

三、提高我国高校档案管理的应对措施

（一）加强档案管理意识

强化我国高校领导者的档案管理观念，使其认识到做好档案管理工作的重要意义。高校领导应加强对档案管理的了解，将档案管理工作纳入其工作日程，提高重视程度，增强精力与关心。档案管理人员应充分认识档案管理工作的作用，明确其工作责任，转变观念，努力将档案管理工作做好、做到位，从而利用发挥档案管理的作用。

（二）改善档案管理的管理方式

我国高校应注重改进档案管理方式，采用信息技术对档案管理资料进行保存与管理，逐步实现档案管理工作的信息化与网络化，以适应当前形势下档案管理发展的要求。通过改善管理模式、加强档案管理力度，并注重应用现代化手段，充分利用与发挥计算机网络的有利条件，从而有效推进档案管理工作效率与水平的提高。

（三）提高档案管理人员素质

高校应注重加强档案管理工作人员的专业培训，努力提高工作人员的素质。通过对档案管理人员进行业务培训，使其掌握计算机操作、数据录入、网络管理技术以及数据库管理等知识，并熟悉管理业务，以适应现代档案管理工作的发展需求。与此同时加强引进档案管理高层次的人才，从而提高档案管理人员的整体业务能力与管理素质。

（四）加大档案管理投入

高校应加强对档案管理工作的经费投入，加强其基础设施建设，改善工作条件，保护档案管理资料。通过对档案管理工作的投入，注重对档案管理设施设备的配备与更新，采用现代管理方法进行档案的收集、整理、鉴定与保管等，以进行有效管理与控制，从而促进档案管理的网络化发展。

（五）建立健全档案管理机制

高校应根据学校具体情况制定相应的档案管理制度，建立健全档案管理机制，使档案管理工作更加规范化、标准化与系统化。通过制定具体、可操作的规章制度，有利于档案管理人员职责分明，档案管理工作认真落实，从而提高档案资料的利用质量与水平。

四、结束语

我国高校档案管理应用越来越广泛，但是针对现阶段我国高校管理存有的问题，以及不能满足学校教育体制改革与发展的需求的现状，高校管理人员须引起重视，并努力提高档案管理工作水平。

参考文献：

[1]陈海英.加强高校档案管理工作思考[J].云南档案.2009

[2]葛桂珍.高校档案管理的现代化建设[J].2007