浅议加强企业科技档案科学化管理的对策

【前言】浅议加强企业科技档案科学化管理的对策由文秘帮小编整理而成，但愿对你的学习工作带来帮助。科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字资料、照片、影碟、录像带等科技文件材料，是生产管理，技术管理，科研管理的重要组成部分。科技档案种类较多，可以按照基建类、设备类、科研类、房地产类，声像档案类等...

【摘 要】本文通过多个方面阐述了科技档案特点及科技档案管理的现状，详实阐明了加强企业科技档案科学化管理的对策观点。

【关键词】科技档案 科学化管理 对策

科技档案是企事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动的形成的国家和社会具有保存价值的应当保存的科技文件材料，科技档案是企业发展的历时见证，是企业维持和扩大再生产的决策依据，也是企业长足发展的基石文化。

1.科技档案的概念及其特点

1.1科技档案概念

科技档案是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字资料、照片、影碟、录像带等科技文件材料，是生产管理，技术管理，科研管理的重要组成部分。科技档案种类较多，可以按照基建类、设备类、科研类、房地产类，声像档案类等分门别类进行归集，科技档案具有知识储备和依据凭证功能、情报功能和促进生产力发展及提高经济效益功能。

1.2科技档案的特点：

（1）专业性：专业性是科技档案最突出的特点之一。科技档案的专业性特点集中表现在形成领域和内容性质两个方面：

科技档案的专业性特点：不仅使它们同一般档案相区别，而且使不同专业形成的科技档案彼此之问互相区别。因此，专业性特点是实现科技档案科学管理的重要依据之一。诸如科技档案工作管理体制的确立，科技专业档案馆的组建，科技档案的整理分类等等，都是建立在科技档案专业性特点的基础之上的。

（2）种类和类型的多样性：种类的多元性和类型的多样性，是科技档案的又一明显特点。在各个档案门类中，以科技档案的种类最为繁多，类型最为复杂，呈现出多样化的鲜明性特点。以种类而言，由于科技、生产活动的多专业性，导致了它的生物科技档案在种类上的多元化。以类型而言，科技档案是所有一切种类的档案中类型最为丰富多样的一种。

（3）成套性：围绕这一个独立的科研项目的进行，规律性地形成的一系列相关的科技文件整体。成套性是科技档案相对于其他档案最鲜明的特点。

（4）现实性：科技档案的现实性特点是指它具有较强的现实使用性。相比与其他档案，如政务档案，科技档案的现实使用性在归档后仍然很强。

2.科技档案管理的现状

由于近几年来企业的改革、改制，分离和重组，企业的档案管理工作也随企业现代改革进行了几次调整，目前企业档案管理普遍存在以下几个方面的问题。

（1）投入不足，自动化管理水平低。由于档案管理涉及软、硬件的投入，经济实力强的企业，科技档案投入的经费多，管理条件和信息化建设发展要快些，投入少的企业管理落后，基本上处于手工操作状态。这种落后的管理方式，难以适应信息化建设对档案管理工作的要求。

（2）部分决策者对企业的科技档案不够重视。重文书档案，轻科技档案管理的现象普遍存在，对科技档案实用性、利用性认识不足。

（3）科技档案的管理与工程管理相脱节，使档案资料残缺不全。档案人员很少有机会参与企业工程项目的管理，科技档案收集归档在工程项目竣工后，存在交给多少资料存多少档案的问题。有些重要资料交接手续不严，容易出现重要的资料没有及时进行登记归集，次要的资料存了不少。如果发生技术档案资料泄密、失密，其损失是不可估量的。

（4）科技档案管理难度大。由于科技档案多数以图纸、图表加文字说明等形式反映工程的技术，数量多，笨重不便于折叠，资料的鉴定，装订、归档是件难事，而且借、查阅手续复杂，大多数档案员不愿意管理科技档案。

（5）企业档案现代化与企业信息化建设发展不同步。目前，许多企业推广运用了文书档案管理软件，科技档案没有运用软件，出现纸质文档多于电子文档的管理格局，给科技档案的存贮，查阅带来很多的不便。

（6）档案管理基础设施落后，缺乏网络综合应用系统。企业新建的房屋，基本没有将档案网络应用系统列入工程项目，档案管理手段落后。

（7）档案管理员的素质与企业发展形势的要求仍有较大的差距。只会手工操作，缺乏计算机应用管理技术。

3.加强科技档案科学化管理的对策

（1）转变观念，解决好思想认识问题。党的十报告讲的工业化和信息化深度融合的道路，其含义就是通过工业化促进信息化，通过信息化带动工业化。报告虽然未提及“档案”二字，但经济、政治、文化、社会和生态文明建设，对档案工作也相应提出了新的更高的要求，在“五位一体”全面建成小康社会的伟大实践中，档案工作大有可为。特别是档案工作承担着资政、存史、育人的重要文化功能，档案作为国家宝贵的历史文化资源，在推动文化强国建设方面具有独特作用和潜在优势。

（2）加强科技档案应用软件的开发。一方面企业领导要统筹协调好技术力量，做好软件的开发：另一方面档案管理人员要加强调查研究，结合工作实际，提出符合档案法规要求的技术需求，为软件的开发提供依据：第三，各级政府的档案行政管理部门要加强指导，并从实践中总结专业档案管理的经验，做好科技档案软件开发指导工作，弥补档案管理中只有文书档案管理软件，缺乏统一的科技档案管理软件的空白。.

（3）严格执行档案管理规程，做好科技档案收集、整理、存档工作，《国务院科学技术档案工作条例》规定：“各单位应当按照集中统一管理科技档案的基本原则，建立、健全科技档案工作，达到科技档案完整、准确、系统、安全和有效利用的要求”。“各单位应当把科技文件资料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围”。“各单位在对每一项科研成果、产品试验、基建工程或其他技术项目进行鉴定、验收的时候，要有科技档案部门参加，对应当归档的科技资料加以验收。没有完整、准确、系统的科技文件资料的项目，不得验收。”“机关应根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化”。企业领导应支持档案人员依法履行职责，企业各职能部门应积极支持和配合档案部门工作，同时，档案管理人员要本着对事业认真负责的精神，搞好部门之间的协调，把档案管理的“关口”前移，变事后管理监督为事前、事中和事后的管理监督。

（4）做好科技电子文档资料的收集、整理。目前，许多工程技术资料，基建工程资料的设计、制作都是通过计算机进行的，手工制作的技术资料很少，因此，在工程设计资料交接时，往往只注重了纸质文件资料的接收，忽视了电子文档的交接，例如，一项基建工程设计完成之后，设计方只按建筑方的要求提供了图纸份数，对设计的电子文档不提供给建筑方，今后必须重视并坚持对电子文档的收集归档工作。

（5）搞好档案基础设施建设。库房是实施档案管理的物质基础，先进的库房条件，有利于实现档案资料的高效管理。目前，许多企业科技档案管理，绝大多数是单机管理，仅仅是实现档案目录计算机检索，档案现代化管理严重滞后于其他管理工作，档案没有实现网络化管理，其他业务部门与档案管理部门各自为政，重复劳动的现象普遍存在，档案管理人员的精力只能集中在档案整理及目录输入上，不利于档案信息资源的开发利用，无法满足企业生产经营、开发建设的需要，不能适应现代化企业快速发展的需求。为此，实现企业管理的现代化，首先必须解决档案管理信息资源共享的问题。

（6）加强学习培训，提高档案管理人员的素质。知识经济，信息时代为档案管理工作提供了发展的空间，同时也带来了严峻的挑战。档案管理队伍素质的高低，决定着档案事业发展的成效，加强档案工作者的继续教育，有计划、有重点，抓好学习、培训，提高档案人员的素质，是档案工作现代化的前提，也是实施以人为本，科教兴档的关键，是推动企业档案现代化管理的动力和源泉。

总之，在十精神指引下，档案工作的路子一定会越走越宽。加强档案科学化管理应用理论的研究，是做好档案管理工作的基础，理论与实践的结合，是理性认识到实践的升华，我们要以充分的文化自信，把档案资源优势转化为发展优势；以坚定的文化自强，做好企业科技档案科学化管理这篇大文章。

（作者单位：新疆生产建设兵团第五师八十一团机关；新疆 博乐 833411）