浅议档案管理存在的问题与对策

【摘 要】 当前中等职业学校档案管理存在领导不重视、管理员素质不高、管理不规范的问题，难以适应信息化时代背景下中等职业学校教育教学要求。因此，只有在思想上认识档案管理的重要性、加强档案的信息化管理，重视人才的引进与培养才能使档案管理更好的为教学工作服务。

【关键词】 档案 中等职业学校 信息时代

随着信息化时代的发展，“信息”对社会发展的作用日益凸显。档案管理工作越来越受到很多部门和单位的重视。管好、用好档案有助于各部门单位的规范有序化发展，档案是一个部门和单位的历史，它是该部门和单位成长发展过程的文字或数字记录，不仅如此，它所涵盖的信息流、物流、价值流、人力资源流的综合信息，具有动态发展价值，既可以监视过去的经验或教训也可以为未来的发展决策提供真实有效数据支撑。但中等职业学校由于历史形成的特殊办学特点，导致档案管理存在很多问题，难以适应时展对教学管理工作要求。笔者拟对此谈点粗浅的看法。

1 中等职业学校教学管理工作的特点

中等职业学校不同于一般普通初高中学校，也不同于相对比较规范的大中专学校。它的产生是社会与国民经济发展到一定阶段的产物，因此，必然随着社会经济发展的变化而不断进行调整。首先，其作为一个学校，所谓“麻雀虽少，五脏俱全”，它自身需要进行档案跟踪管理的部门和组织一应俱全；其次，作为职业学校，其办学的模式、办学的层次相当复杂，仅从人力资源流来看，人员流动性较大，由于办学模式的不断调整，人员的结构也很复杂，这就为人力资源的建档及其维护增加了相当的困难。以笔者所在学校为例，约有以下几个特点：

1.1 所属部门交叉管理档案复杂

作为一个职业学校，尽管其性质属于公办事业单位，但由于其是改革开放之初为适应社会经济发展而产生的，这样的学校在管理上存在多头管理、信息复杂的特征，如在日常教学工作中受教委的节制与控制；而在财政分配上财政仅管一部分，所谓差额拨款；而在行政隶属关系上则属于商务局。分属于这三个部门管理。尤其是行政管理隶属部门经常变动，如一开始属于商业局管理后来则有属于经贸委，而今则属于商务局。这种变动为建档、归档、与档案的维护带来很大困难。

1.2 办学模式的不断调整归档困难

办学模式的复杂涉及到管理层的信息档案处理和学生的信息档案处理两部分，由于长久以来，社会生源不断减少而导致生源竞争困难，中等职业教育的学校被迫经常修改和调整学校的办学模式，大中专都要搞，甚至各种复杂的种类繁多的社会培训也要兼顾、和一些高等院校的合作办学等等，这些复杂的办学形式不是静止不变的，而是经常变动。同时学生的层次很多，来源复杂，因此，往往为档案管理工作增加立档、编目、建立索引等工作带来相当的难度，操作不慎，就极容易导致丢档、断档和失档的问题。

1.3 人员结构复杂与档案不易维护

由于办学模式的复杂化使得人力资源结构复杂，进出的人员数量始终处在一个动态的变化之中，如学校里既有在编的事业单位的所谓正规的员工也有合同制职工、有临时工等，而合同制的和临时工处在经常变动中，涉及到的个人档案经常处在增加与注销的状态，稍有疏忽即可丢档或不能及时归档，造成工作成果的没有效率，在上级考评检查中常常处在一个混乱的状态，临时抱佛脚，需要动员各部门单位员工加班加点进行档案的搜寻筛选整理，严重影响了正常的教学工作。

2 中等职业学校档案管理工作存在的问题

2.1 观念认识不到位

领导对档案管理工作的重视是关系到档案管理工作质量的重要因素。当前很多中等职业学校的领导并未能认识到档案工作的重要性，甚至简单的以为档案就是过了期到废纸，于是在单位预算中基本没有给予一定的资金进行软硬件基础投入，而在人事安排上，岗位系数的核定上都体现了轻视档案管理工作的思想意识，甚至很多学校既没有档案馆也没有专职的档案管理人员，要么是兼职岗位、要么是成了照顾关系户员工的摆设岗位。如此档案管理的水平与质量也就可想而知了。

2.2 管理人员素质不高

事实上，档案管理是一个学校很重要的工作，对管理人员的业务技术素质和敬业精神要求是很高的。从事档案管理工作的人员在信息化时代，既要懂得档案管理工作的传统业务流程与相关的专业知识，也需要计算机网络方面的专业知识，只有这种复合型人才，才能胜任档案管理工作，但当前的事实是大多数档案管理人员都是外行。

2.3 数字信息处理落后

档案管理的最终目的是为了使用档案，是为了让档案为学校发展规划决策服务，做到档案的完整系统规范方便查询调阅检索是基本要求，而计算机网络信息化时代，要求纸质档案变成电子数据档案，这需要很大的软硬件设施的投入和专职人员的使用及其维护。但如我们前边分析的原因，当前却很难做到这一点。

3 解决档案管理存在问题的对策

3.1 改变观念充分认识档案工作的重要性

档案管理工作和其它教学工作同样重要，档案管理部门应当作为学校的重要部门来安排和部署，任何忽视档案工作重要性的领导都是缺乏管理思想和前瞻意识、目光短浅急功近利的短期化行为，应当予以克服，在学校制度和预算支出方面予以高度重视，是档案管理工作走向正规的基本前提。

3.2 加快数字化建设革新落后管理模式

在上级部门考评检查中导致手忙脚乱的混乱状态的原因，重要的是数字信息化的处理滞后，没有充分发挥电子计算机网络信息录入、存储、检索快速方便的特征。过于依赖传统的手工操作，既没有效率，而一旦出现问题，又难以查究的，因此扫描、电子记录、电子档案存取势在必行。在条件允许的情况下，应当采用和其它学校信息共享，应当让全体教职工都能及时准确的查阅到需要的信息。为教育教学服务。

3.3 加强人才引进与进修

档案管理是专业性很强的职业，而信息时代，要求从事这个职业的专业技术人员掌握计算机和网络的相关技术。因此，学校要么引进专业人员，或者对现有的档案管理人员进行培训，或让其进修，以保证中等职业学校档案管理工作的需要。

参考文献：

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[2]卢华.高校档案的信息化管理探讨[J].中国校外教育2011.（18）.

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